Agent D’accueil de La Vie Associative

Dans le cadre d’une vacance de poste, la mairie recherche un.e assistant.e de gestion des salles municipales à temps complet pour une durée déterminée de 12 mois. Poste à pourvoir à compter du 15 avril 2025.

Les missions du poste

La commune du Bourget-du-Lac dispose de plusieurs salles mises à disposition des habitants (location), des associations (activités) ou des entreprises (location). Sous la responsabilité de la directrice du pôle CAPS, l’agent aura la charge de l’ensemble du process de la gestion de ces mises à disposition de salles : du recueil puis suivi administratif des demandes (par téléphone, courriel, accueil physique), la contractualisation de ces occupations, l’organisation des accès aux salles et la facturation afférente.

Accueil physique et téléphonique des administrés et utilisateurs des salles communales

Secrétariat du service (courriers, appels téléphoniques, classement, gestion de la boite mail du service, gestion d’agenda et organisation de réunions).

Gestion des demandes et des plannings d’utilisation des salles communales (gymnase, espace culturel, salle de cinéma, Prieuré, salle de multi-activités ) sur le logiciel 3D Ouest

Gestion des demandes de matériel communal mis à disposition ou facturé dans le cadre des occupations de salles ou de manifestations communales et associatives

Participation à l’organisation des événements municipaux entrant dans le périmètre du service et transverses à la direction.

Suivi des conventions de mises à disposition des bâtiments communaux au profit des associations

Suivi financier des réservations des salles en temps que régisseur de recettes auprès du Trésor Public

Organisation des conditions d’accès dans le cadre de locations ou utilisations récurrentes (clés, codes d’accès, service de sécurité).

Suivi des états des lieux en lien avec les agents qui les réalisent

Coordination de l’entretien des salles en fonction de leur utilisation avec les agents d’entretien, les services techniques ou entreprise privée de nettoyage

Rédaction d’un bilan annuel qualitatif, quantitatif et statistique de l’utilisation des salles,

Construction et optimisation d’outils de contrôle et de suivi de l’utilisation des salles et du matériel communal

Le profil du poste

Savoir-être:
Sens du service public

Bonne présentation, Aisance relationnelle, Maîtrise de soi

Posture professionnelle en adéquation avec les publics

Ponctualité, discrétion, réserve

Polyvalence et adaptabilité

Rigueur et méthode

Savoir-faire:
Respect du règlement,

Savoir rendre compte

Connaissance des logiciels métiers et pack office

Gestion et anticipation des conflits

Communication et expression orale

Travail en équipe

Les modalités du contrat : contrat à durée déterminée d’une durée de 12 mois à compter du 15 avril 2025

Les conditions de rémunération et avantages sociaux : rémunération selon compétences et expérience - 13ème mois (sous conditions d’ancienneté) - participation employeur sur la prévoyance - Forfait Mobilités Durables - adhésion au CNAS

Les contraintes du poste : congés annuels imposés 3 semaines durant la fermeture estivale du bâtiment + 1 semaine en fin d’année civile.

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 12 mois

Rémunération : 1 836,00€ à 1 900,00€ par mois

Horaires:

- Travail en journée

Rémunération supplémentaire:

- 13ème Mois
- Heures supplémentaires majorées

Expérience:

- Réception: 1 an (Optionnel)

Langue:

- Anglais (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 15/04/2025