Assistant de Gestion Administrative

Lannion-Trégor Communauté recherche pour son CIAS un(e) Assistant de gestion administrative - CDD à temps partiel de 16h/Semaine pour la service de Portage de repas à domicile.

**MISSIONS**:

- Assurer l’accueil physique et téléphonique
- Informer les personnes intéressées sur les modalités du portage (fonctionnement du service, aides financières )
- Enregistrer les demandes d’inscription dans le tableau de bord
- Transmettre les formulaires à remplir puis aider si besoin à la complétude du dossier
- Vérifier que le dossier comporte toutes les informations nécessaires au bon fonctionnement du service
- Instruire la demande d’inscription (en lien avec la responsable de service)
- Effectuer des visites au domicile des bénéficiaires (une avant la mise en place du service et en cas de problème constaté)
- Transmettre les conventions individuelles de prestation à la responsable de service pour signature
- Mettre à jour le tableau des bénéficiaires
- Actualiser le planning des tournées en cas de modifications puis le transmettre à la fois aux agents et à l’EHPAD concernés
- Transmettre aux agents et à l’EHPAD concernés la fiche de renseignements du nouveau bénéficiaire
- Préparer la facturation mensuelle:

- Vérifier l’état mensuel fourni par les EHPAD avec les états de pointage complétés par les agents de livraison
- Compléter le tableau de facturation (vérifier que toutes les informations relatives aux bénéficiaires sont bien complétées puis cocher les jours de livraisons pour chaque bénéficiaire)
- Editer les mémoires de facturation puis en informer le service comptable qui gère l’émission des titres de recette
- Transmettre chaque mois les mémoires au Conseil Départemental pour les bénéficiaires éligibles à l’APA
- Préparer le relevé annuel qui sera transmis aux bénéficiaires
- Etre l’interlocuteur privilégié des bénéficiaires et des familles pour le suivi quotidien, en cas de difficulté ou d’urgence pendant la tournée - prendre le relai : recherche du bénéficiaire, appeler la personne à contacter en cas d’urgence, la cuisine(appliquer le protocole mis en place)
- Gérer les trois véhicules de service (en lien avec le service garage de LTC pour l’entretien régulier, les réparations et les sinistres)
- Alerter la responsable du service dans les plus brefs délais en cas d’urgence (accident, sinistre ou problème chez un bénéficiaire)
- Recenser les dysfonctionnements constatés dans le service (qualité des repas, problème de température, incident avec bénéficiaires) puis les faire remonter à la responsable de service
- Actualiser les différents supports administratifs en cas de besoin
- Mettre à jour les supports d’informations qui sont dans les véhicules (classeurs températures, fiches de signalement )
- Effectuer toute tâche administrative en lien avec le service
- Participer aux réunions de service qui se déroulent en journée

**PROFIL**:

- Permis B
- Connaître l’état général de la personne âgée en perte d’autonomie
- Connaître l’environnement et le fonctionnement des collectivités
- Niveau BTS de type bureautique, support à l’appui managériale ou gestion PME/PMI
- Bonne maîtrise de l’outil informatique (word, excel) et des moyens de communication

Type d'emploi : CDD
Durée du contrat : 1 mois

Rémunération : à partir de 1 650,00€ par mois

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- RTT

Lieu du poste : En présentiel