Responsable Du Service Des études

Établissement d'enseignement supérieur, l'Université d'Orléans est présente sur 7 sites en région Centre Val de Loire.

Elle compte 20 000 étudiant.e.s, 141 diplômes nationaux, 2000 personnels et 25 unités de recherche.

**Mission**

Au sein de l’UFR Droit, Economie et Gestion (DEG), vous avez pour mission la planification de l’activité du service en veillant à tenir compte des contraintes fortes liées au calendrier universitaire.

**Activités principales**

**Encadrer et animer l’équipe du service des études**:

- Organiser le service en lien avec la responsable des services administratifs de l’UFR ;
- Identifier les cycles d’activité pour mieux gérer le temps travail des agents ;
- Définir et formaliser les procédures dans le cadre d’une démarche qualité ;
- Conduire les entretiens professionnels ;
- Veiller à la formation des agents du service ;
- Favoriser les échanges de pratiques entre gestionnaires ;
- Piloter les réunions de service ;
- Evaluer le fonctionnement du service et proposer des aménagements ;
- Garantir de bonnes relations entre les enseignants et les personnels administratifs du service des études.

**Accompagner les enseignants dans l’élaboration de l’offre de formation et la définition de la politique pédagogique**:

- Conseiller techniquement les enseignants sur les aspects réglementaires des formations ;
- Assurer le suivi administratif des procédures de demande d’accréditation ou de renouvellement d’accréditation des formations dans le cadre du contrat d’établissement ;
- Veiller à la conformité des dossiers d’accréditation en relation avec la DEFI ;
- S’approprier le contenu des maquettes de formations et piloter la modélisation des structures d’enseignement et des modalités de contrôle des connaissances en vue de leur saisie dans Apogée ;
- Suivre les modifications marginales des maquettes pouvant intervenir en cours de contrat, en assurer la diffusion dans le service et veiller à leur transcription dans APOGEE ;
- Suivre les évolutions de la réglementation des études de l’UFR Droit, Economie et Gestion ;
- Préparer les dossiers relatifs à l’offre de formation et à la réglementation des études pour avis du conseil de gestion et transmission à la CFVU ;
- Favoriser la réappropriation de l’évaluation des formations par les équipes pédagogiques.

**Piloter la scolarité : organiser, coordonner et contrôler l’activité de gestion de la scolarité**:

- Définir les calendriers de gestion de l’année universitaire ;
- Piloter la campagne d’orientation active en direction des lycéens futurs étudiants ;
- Piloter les campagnes de recrutement dans les filières sélectives (licences professionnelles et masters) ;
- Piloter la campagne de validation des acquis ;
- Piloter la campagne d’inscriptions administratives et le recrutement des étudiants chargés d’inscriptions ;
- Piloter les opérations d’inscription pédagogique et l’affectation dans les groupes de TD ;
- Organiser le contrôle d’assiduité des boursiers ;
- Piloter le recrutement des tuteurs pédagogiques ;
- Piloter l’organisation et la logistique des sessions d’examens ainsi que le recrutement des surveillants ;
- Piloter la constitution des jurys, organiser les délibérations et en garantir la légalité ;
- Piloter la diffusion des résultats : relevés de notes, attestations de réussite diplômes.

***Préparer et garantir la régularité des actes et décisions**:

- Contrôler la conformité des procédures et le cas échéant proposer les aménagements nécessaires ;
- Contrôler les documents mis à la signature du Directeur, au chargé de mission à la pédagogie ou à la responsable des services administratifs ;
- Assister et conseiller sa hiérarchie sur les aspects réglementaires dans le domaine de la scolarité et des formations ;
- Instruire les recours et les dossiers sensibles, préparer les réponses soumises à la signature du Directeur ;
- Représenter l’UFR Droit, Economie et Gestion aux réunions organisées par les services centraux de l’université dans le domaine de compétence ;
- Suppléer la responsable des services administratifs en son absence.

**Organiser l’accueil, l’information et les services aux étudiants**:

- Définir la nature des services devant être rendus aux étudiants à l’accueil de l’UFR ;
- Organiser les permanences d’accueil et la polyvalence des agents ;
- Veiller à la mise à jour des documents d’information mis à disposition des étudiants, (livrets des étudiants, imprimés...) ;
- Assurer la diffusion de l’information aux étudiants (affichage, site Web, listes de diffusion,...).

**Gérer le projet Voltaire**Formation et expérience professionnelle**

Formation Bac+2/3 dans le domaine du management, administration, gestion et/ou expérience significative en lien avec le poste.

**Compétences et qualités requises**

Bonne maitrise d’Exc