Office Manager

**Office Manager Expérimenté(e)**

Nous sommes le cabinet Citotrad, un cabinet d'interprétariat en pleine croissance, dédié à la mise en relation d'interprètes hautement qualifiés avec des institutions publiques et judiciaires. Dans le cadre de la création de ce poste, nous recherchons un(e) **Office Manager** expérimenté(e) qui saura apporter son expertise et son dynamisme à notre équipe, avec un profil ayant une expérience significative dans la mise en place de procédures et le développement d'une entreprise.

**### **Missions**:
En tant qu'Office Manager, vous serez responsable des tâches suivantes:

- Gestion des appels téléphoniques et du standard
- Gestion des contrats des interprètes
- Organisation et gestion des missions
- Facturation et suivi des paiements
- Tâches administratives de l'entreprise
- Petite comptabilité et gestion du budget
- Communication externe avec les clients, fournisseurs, banque et partenaires sociaux
- Supervision du déroulement des projets
- Rédaction de synthèses, de reportings et de bilans
- Élaboration et présentation de rapports
- Assistance à la direction dans les tâches quotidiennes
- Organisation et gestion des recrutements
- Mise en place de processus internes et amélioration continue
- Gestion de la base de données clients et des outils CRM, idéalement Monday
- Réponse aux appels d'offres (savoir répondre serait un plus)
- Coordination des communications internes (newsletters, annonces)
- Suivi de la comptabilité de base (facturation, relances, paiements)
- Préparation des budgets et des rapports financiers
- Gestion des notes de frais et des dépenses
- Suivi des contrats de travail et des dossiers du personnel
- Organisation des formations et gestion de l'intégration des nouveaux employés
- Commande et gestion des fournitures de bureau
- Suivi des stocks et des équipements
- Planification et organisation d'événements internes (réunions, séminaires)
- Gestion des déplacements professionnels (réservations, billetterie)
- Support aux utilisateurs pour les outils bureautiques et logiciels
- Coordination avec les prestataires informatiques pour la maintenance des systèmes
- Mise en place et suivi des normes de sécurité au bureau
- Organisation de formations sur la sécurité et les premiers secours
- Veille réglementaire et mise en conformité avec les obligations légales (RGPD, droit du travail, etc.)

**### **Profil recherché**:

- Minimum 10 ans d'expérience en gestion administrative
- Maîtrise parfaite de la suite Office et des outils bureautiques
- Bonne maîtrise des CRM, idéalement Monday
- Excellentes compétences organisationnelles et de communication
- Capacité à travailler de manière autonome et à prioriser les tâches
- Sens de l'initiative et proactivité

**### **Pourquoi nous rejoindre ?**

Intégrer notre cabinet, c'est rejoindre une équipe dynamique et ambitieuse, où vous aurez l'opportunité de mettre à profit vos compétences dans un environnement stimulant. Nous offrons des conditions de travail attractives, un remboursement de transport à 50 % et une mutuelle d'entreprise.

**### **Candidature**:
Si vous êtes intéressé(e) par ce poste et que vous souhaitez contribuer activement à notre croissance, merci d'envoyer votre CV.

Type d'emploi : CDI, Indépendant / freelance

Rémunération : 35 925,00€ à 37 240,00€ par an

Avantages:

- Travail à domicile occasionnel

Horaires:

- Travail en journée

Question(s) de présélection:

- Pouvez-vous nous parler de votre expérience dans la gestion administrative et des procédures que vous avez mises en place dans vos précédents postes ?

Avez-vous déjà travaillé avec des outils CRM ? Si oui, lesquels et comment les avez-vous utilisés pour améliorer les processus ?
Quelle est votre expérience en matière de gestion de budget et de facturation ? Pouvez-vous nous donner un exemple concret ?
Comment avez-vous géré des projets par le passé ? Quelles méthodes ou outils avez-vous utilisés pour assurer leur succès ?
- Pouvez-vous décrire votre méthode pour prioriser vos tâches dans un environnement de travail dynamique ?

Comment gérez-vous les délais serrés et le stress lié aux périodes de forte activité ?
Avez-vous déjà organisé des événements internes ? Si oui, quel a été votre rôle et quels défis avez-vous rencontrés ?

Expérience:

- office manager: 10 ans (Requis)

Lieu du poste : En présentiel