Cdi] Assistant(E) Administratif(Ve) Et Agent(E) de Réservation

**CDI /**UNAT OCCITANIE**

**[CDI] Assistant(e) Administratif(ve) et agent(e) de réservation (H/F)**:
Rejoignez l'UNAT Occitanie L’Union Nationale des Associations de Tourisme (UNAT) Occitanie œuvre pour un tourisme inclusif, solidaire et respectueux de l’environnement. Nous mettons au cœur de nos actions les valeurs du tourisme social et solidaire, en permettant à chacun, quel que soit son âge, son statut social ou ses capacités physiques, de profiter pleinement de ses vacances.

**Missions**:
Vos missions principales
Sous l’autorité du Délégué régional, vous serez un(e) acteur(rice) clé du bon fonctionnement administratif de l’UNAT Occitanie. Vous jouerez un rôle essentiel dans
la valorisation des prestations aux familles en région Occitanie pour un accompagnement de qualité (élaboration du projet vacances, suivi administratif des dossiers). L'organisation et la préparation des séjours de vacances dans la région. Soutien et renfort aux équipes salariés et bénévoles. Assurer l'accueil des familles dans le cadre de nos dispositifs. Rechercher, recruter et faciliter le départ en vacances de nouveaux bénéficiaires.:
1. Gestion des dispositifs d’aide au départ en vacances:

- Optimiser le remplissage des structures d’hébergement (Centres et villages de vacances) et du planning des offres de séjours, sous le contrôle du Chargé de mission
- Vérifier les disponibilités et finaliser les inscriptions des bénéficiaires.
- Coordonner les inscriptions avec les opérateurs, travailleurs sociaux et familles. Relations (téléphone, physique, mails) avec les établissements de vacances, les CAF, MSA, structures médicosociales, centres sociaux, collectivités etc.
- Assurer le remplissage et le suivi des dossiers d’inscription en collaboration avec le Chargé de mission
- Suivre l’avancée des dossiers d’inscription et les relances
- Assurer l’envoi des convocation au départ et de la facturation finale des prestations
- Contrôler et enregistrer les règlements des participants et des organismes de prise en charge.
- Faire un point régulier avec le service comptable sur les impayés
- S’assurer d’un remplissage optimal en cohérence avec le budget prévisionnel de chaque campagne vacances : élaborer et suivre les tableaux de bords des campagnes vacances (statistiques, suivi des réservations, taux de conversion,)

2. Gestion administrative quotidienne:

- Assurer l’accueil téléphonique et physique des adhérents et partenaires.
- Gérer les demandes via la boîte mail générale et mettre à jour les bases de données.
- Offrir un appui administratif pour l’équipe (réunions, déplacements, fournitures, classement).

3. Participation aux événements:

- Contribuer à l’organisation d’événements de l’association (Assemblées Générales, actions promotionnelles).
- Fournir un soutien logistique lors des réunions et événements statutaires.

**Profil**:
Profil recherché
Compétences techniques (Savoirs):

- Formation Bac+2 en assistance administrative ou gestion.
- 2 à 3 ans d’expérience dans un poste similaire, idéalement dans le secteur associatif.
- Maîtrise du Pack Office, outils bureautiques, et plateformes Internet.

Compétences relationnelles et personnelles (Savoir-être):

- Excellentes qualités rédactionnelles et relationnelles.
- Rigueur, organisation et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Flexibilité et disponibilité lors des périodes d’affluence.
- Sensibilité aux valeurs de solidarité, inclusion et respect de l’environnement.
- Sens des responsabilités
- Sens de l’accueil (physique et téléphonique)
- Sens de l’organisation
- Sens de l’analyse
- Bonus : titulaire du BAFA/BAFD, expérience dans le secteur du tourisme social et solidaire, connaissance des financements publiques.

**Conditions**:
Conditions d'exercice:

- Déplacements ponctuels
- Horaires réguliers, avec possibilité d’amplitude variable (soirées, week-ends), en fonction des obligations du service
- Rythme de travail avec des pics d'activité liés aux projets et à la programmation des dispositifs d’aide au départ en vacances piloté par l’UNAT Occitanie pendant les vacances scolaires.
- Disponibilité à l'égard de l'équipe, administrative et technique

**À savoir**:
**Les avantages du poste**
Journées de récupération
Tickets restaurants
Remboursement total ou partiel transport
Autres avantages (cf. annonce)

Informations de publication

Sur Emploi Espaces
Depuis le 10 janv. 2025
Référence Emploi Espaces
N°60854

Le recruteur

Annonceur
UNAT OCCITANIE
- L’Union Nationale des Associations de Tourisme (UNAT) Occitanie œuvre pour un tourisme inclusif, solidaire et respectueux de l’environnement. Nous mettons au cœur de nos actions les valeurs du tourisme social et solidaire, en permettant à chacun, quel que soit son âge, son statut social ou ses capacités physiques, de profiter pleinement de ses vacances. L'UNAT Occitanie (Union Nationale des Associations de Tourisme et de Plein Air) est une organisation dynamique et engagée qui rassemble des acte_

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