Assistant(E) Administratif(Ve) Et Agent(E) de Réservation

**À propos de l'UNAT Occitanie**

L’Union Nationale des Associations de Tourisme (UNAT) Occitanie œuvre pour un tourisme inclusif, solidaire et respectueux de l’environnement. Nous mettons au cœur de nos actions les valeurs du tourisme social et solidaire, en permettant à chacun, quel que soit son âge, son statut social ou ses capacités physiques, de profiter pleinement de ses vacances.

L'UNAT Occitanie (Union Nationale des Associations de Tourisme et de Plein Air) est une organisation dynamique et engagée qui rassemble des acteurs du secteur du tourisme social et solidaire. Notre mission est de promouvoir et de défendre un tourisme accessible à tous, tout en soutenant les initiatives locales de développement durable. En rejoignant notre équipe, vous ferez partie d'une structure qui valorise l’innovation, la coopération et l’épanouissement professionnel dans un environnement stimulant. Si vous êtes passionné par le tourisme, le développement durable et souhaitez contribuer à un projet porteur de sens, l'UNAT Occitanie est le lieu idéal pour vous épanouir et donner du sens à votre carrière.

Rejoindre l'UNAT Occitanie, c’est intégrer une organisation à la fois dynamique et engagée, œuvrant pour un tourisme inclusif, solidaire et respectueux de l’environnement. Nous avons à cœur de promouvoir des vacances accessibles à tous, sans distinction d’âge, de statut social ou de capacités physiques. En faisant partie de notre équipe, vous participerez à des projets qui favorisent le développement durable et soutiennent les initiatives locales.

Travailler au sein de l’UNAT Occitanie, c’est l’opportunité de contribuer à un tourisme social et solidaire, tout en étant acteur d’une véritable transformation positive de notre secteur. Vous évoluerez dans un environnement stimulant, où l’innovation, la coopération et l’épanouissement professionnel sont des valeurs centrales. Nous encourageons les idées nouvelles et offrons un cadre propice à la fois à l’accomplissement personnel et à la croissance professionnelle.

Si vous êtes passionné par le tourisme, le développement durable et que vous souhaitez donner un sens concret à votre carrière, l’UNAT Occitanie vous offre une occasion unique de rejoindre une équipe qui œuvre chaque jour pour un monde plus inclusif et respectueux de l’environnement. Venez faire la différence avec nous

**Vos missions principales**

Sous l’autorité du Délégué régional, vous serez un(e) acteur(rice) clé du bon fonctionnement administratif de l’UNAT Occitanie. Vous jouerez un rôle essentiel dans

la valorisation des prestations aux familles en région Occitanie pour un accompagnement de qualité (élaboration du projet vacances, suivi administratif des dossiers). L'organisation et la préparation des séjours de vacances dans la région. Soutien et renfort aux équipes salariés et bénévoles. Assurer l'accueil des familles dans le cadre de nos dispositifs. Rechercher, recruter et faciliter le départ en vacances de nouveaux bénéficiaires:
**1. Gestion des dispositifs d’aide au départ en vacances**:

- Optimiser le remplissage des structures d’hébergement (Centres et villages de vacances) et du planning des offres de séjours, sous le contrôle du Chargé de mission
- Vérifier les disponibilités et finaliser les inscriptions des bénéficiaires.
- Coordonner les inscriptions avec les opérateurs, travailleurs sociaux et familles. Relations (téléphone, physique, mails) avec les établissements de vacances, les CAF, MSA, structures médicosociales, centres sociaux, collectivités etc.
- Assurer le remplissage et le suivi des dossiers d’inscription en collaboration avec le Chargé de mission
- Suivre l’avancée des dossiers d’inscription et les relances
- Assurer l’envoi des convocation au départ et de la facturation finale des prestations
- Contrôler et enregistrer les règlements des participants et des organismes de prise en charge.
- Faire un point régulier avec le service comptable sur les impayés
- S’assurer d’un remplissage optimal en cohérence avec le budget prévisionnel de chaque campagne vacances : élaborer et suivre les tableaux de bords des campagnes vacances (statistiques, suivi des réservations, taux de conversion,)

**2. Gestion administrative quotidienne**:

- Assurer l’accueil téléphonique et physique des adhérents et partenaires.
- Gérer les demandes via la boîte mail générale et mettre à jour les bases de données.
- Offrir un appui administratif pour l’équipe (réunions, déplacements, fournitures, classement).

**3. Participation aux événements**:

- Contribuer à l’organisation d’événements de l’association (Assemblées Générales, actions promotionnelles).
- Fournir un soutien logistique lors des réunions et événements statutaires.

**Conditions d'exercice**:

- Déplacements ponctuels
- Horaires réguliers, avec possibilité d’amplitude variable (soirées, week-ends), en fonction des obligations du service
- Rythme de travail avec des pics d'activité liés aux projets et à la programmation des dispositifs d