Chef de Bureau

L'ASEI Agir, Soigner, Eduquer, Inclure recrute un.e **Chef.fe de bureau** pour le Bassin Tarn ASEI (Albi 81).

L’ASEI, dont le Siège social est situé à Ramonville Saint-Agne (31), est une association agissant en faveur d’une société inclusive, et qui accompagne les personnes en situation de handicap dans la formulation et la mise en œuvre de leur projet de vie. **Le Bassin Tarn ASEI (81)** est organisé en deux périmètres et quatre secteurs:

- **Périmètre enfants**:

- Secteur éducation composé d’un DITEP et d’un IME
- Secteurs soin(s) composé d’un IEM, d’un CMPP et d’un CAMSP
- **Périmètre adultes**:

- Secteur vie professionnelle composé d’un ESAT - EA et d’une Plateforme emploi accompagné
- Secteur vie sociale

**Description du poste**:
Sous l’autorité de la directrice bassin Tarn, en tant que chef de Bureau (H/F) vous assurerez les travaux de secrétariat du bassin, coordonnerez les fonctions administratives et serez responsable du pôle secrétariat du périmètre enfants. Vous serez également en charge de la communication.

**Description du profil**:

- **Assurer les travaux de secrétariat de la directrice Bassin**
- Gestion du courrier, prise de rendez-vous, gestion documentaire
- Organiser et préparer les réunions à l’initiative de la directrice Bassin : CSE, CODIR Bassin
- Diffuser les informations émanant du directeur Bassin (notes de fonctionnement, procédures )
- Participation mensuelle au CODIR Bassin et à un CODIR Tarn sud et Tarn nord du périmètre enfants
- Assurer l’organisation matérielle des séminaires des cadres de proximité
- Assurer l’organisation du CAP : rapport d’activités, réservation de salle, repas, convocation, compte rendu
- Gérer les supports de communication : Médimail, Via Trajectoire, Resid ESMS pour l’ensemble des établissements du périmètre enfants
- Gestion des sinistres en lien avec le siège social, les compagnies d’assurances, gestion des contraventions pour le Bassin
- Participer aux réunions de secrétaires Bassin
- **Référente communication**
- Recenser les actions ou évènements à valoriser au travers d’une communication intra associative ou extra associative (médias, presse )
- Assurer le lien Bassin périmètre enfants / DIRCOM (permanent et participation aux réunions DIRCOM)
- Assurer la communication intra périmètre enfants
- **Mettre en œuvre le projet du pôle secrétariat**
- S’assurer du respect du cadre règlementaire et de la démarche qualité
- Promouvoir un environnement professionnel de qualité : ergonomie, hygiène, sécurité
- Veiller à la mise en œuvre du projet du pôle en adéquation et au service des projets d’établissements
- Gérer le système d’information au sein du périmètre enfants (habilitations informatiques)
- **Manager et coordonner le pôle secrétariat**
- Participer au recrutement des secrétaires
- Participer au salon du TAF
- Coordonner le travail des secrétaires des établissements du périmètre enfants sur tous les dossiers transversaux
- Planifier et animer des réunions mensuelles avec les secrétaires du périmètre enfants
- Gérer les plannings des congés des secrétaires
- Coordonner les réponses aux différentes enquêtes adressées par le siège social, les partenaires
- Elaborer et suivre les plannings de travail
- Organiser le travail en fonction des exigences réglementaires et des besoins des établissements du périmètre enfants
- Mettre à jour les affichages réglementaires obligatoires au sein des établissements du périmètre enfants
- Tenir à jour les répertoires Outlook des professionnels
- Organiser la mise à jour par les secrétaires des documents relatifs aux personnes accompagnées en lien avec la RAQ du périmètre enfants (livrets d’accueil, DIPC )
- Veille technologique et proposition d’investissements administratifs

**Savoir-être**:

- Maîtriser les outils bureautiques et avoir des capacités rédactionnelles solides
- Communiquer et transmettre l’information avec les différents interlocuteurs
- Gérer son temps et celui du service
- Respecter la confidentialité et faire preuve de discrétion
- Avoir une bonne élocution et maîtriser le français
- Être organisé, méthodique, sérieux et rigoureux

**Autres informations**:
Déplacement occasionnel à prévoir, multisites.

**Informations complémentaires**:

- **Niveau de diplôme**: BTS assistant de direction et/ou Gestion PME-PMI
- **Niveau d’expérience**: 4 années de responsabilités administratives ou 6 années dont trois au moins an qualité de comptable, de secrétaire en chef de direction, de rédacteur ou d’assistant des services économiques.

**Nos avantages**
- Nos congés : Accordez-vous du temps avec 43 jours de congés payés ouvrés annuels.
- Développement professionnel : Investissez dans votre carrière grâce à notre engagement fort en formation continue, vous accompagnant dans votre montée en compétences.
- Mutuelle avantageuse
- Avantages du CSE : Bénéficiez d'une gamme d'avantages permettant de favoriser l’accès aux activités socio-culturelles et de loisirs.

**Pourquoi nous rejoindre**: Rejoindre l'A