Assistant en Organisation de Programmes

Descriptif du poste

**Fonctions : Assistant-e en organisation de programmes scientifiques internationaux**

**Emploi-type : J3C44 - Assistant-e en gestion administrative**

**Catégorie : A**

**Corps : Assistant ingénieur de recherche et formation**

**BAP : J**

**CDD de 1 an. A pourvoir dès que possible**

**Mission**:
Organiser, en interaction avec les organisateurs scientifiques, la coordination administrative, logistique et financière des activités relevant de programmes de recherche de l'IHP (programmes scientifiques trimestriels comprenant colloques, séminaires, cours ; séminaires et cours doctoraux ; courts séjours pour équipes scientifiques).

**Activités principales**:

- Assurer la préparation, la coordination et la réalisation des activités scientifiques de l'IHP au niveau administratif, financier, de la communication et de la logistique ;
- Élaborer et suivre l'exécution du budget des programmes scientifiques ;
- Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs, garantir la fiabilisation des données et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques ;
- Assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire ;
- Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure ;
- Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de l'IHP, des tutelles (CNRS, Sorbonne Université) et les partenaires extérieurs ;
- Informer, accueillir et accompagner dans leurs démarches les chercheurs invités et participants aux activités scientifiques ;
- Assurer une démarche d amélioration continu des processus du service ;

**Conduite de projets** : oui

**Encadrement**: non

Conditions particulières d'exercice:

- Astreintes certains week-end et soirées en fonction des évènementiels.

Profil recherché

**Connaissances transversales requises**:

- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France ;
- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université et du CNRS ;
- Réglementation applicable à l'administration d activités de recherche et d'accueil international ;
- Connaissances de la règlementation en finances publiques ;
- Connaissance de la réglementation en ressources humaines ;
- Méthodologie de conduite de projet ;
- Techniques d'élaboration de documents et tableaux de bord ;
- Notion de Pilotage (indicateurs) ;
- Techniques de communication ;
- Langue anglaise : B2 minimum - C1 souhaité (cadre européen commun de référence pour les langues) ;
- Informatique : outils courants de bureautique et bases de données.

**Savoir-faire**:

- Maîtriser les échanges en anglais (écrit et oral - anglais professionnel) ;
- Maîtriser les logiciels de bureautique (Word, Excel, PowerPoint), messagerie et Internet ;
- Concevoir des tableaux de bord et savoir les exploiter (assurer la fiabilisation des données);
- Organiser et savoir analyser des données ;
- Savoir prioriser et gérer l'urgence ;
- Savoir créer des indicateurs d activité et rendre compte des résultats ;
- Rédiger des rapports ou des documents ;
- Réaliser des synthèses en fonction des demandes ;
- Savoir organiser des réseaux professionnels ;
- Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles ;
- Mettre en œuvre une démarche qualité.

**Savoir-être**:

- Sens du contact ;
- Rigueur/fiabilité ;
- Autonomie dans les tâches confiées ;
- Savoir travailler en équipe ;
- Capacité d adaptation ;
- Sens de l organisation et du service ;
- Respect de la confidentialité.

Compétences attendues
- LANGUESAnglais

SAVOIR-ÊTRE
Autonomie
Capacité d'adaptation

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SAVOIR-FAIRE
Microsoft Excel
Microsoft PowerPoint

**Voir plus**

Entreprise

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 55 300 étudiants dont 4 400 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 700 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 675 M.

Sorbonne Université dispose d un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en région.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de santé qui disposent d'une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l'université dans leur périmètre sur la base d'un contrat d'objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l'université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

L'Institut Henri Poincaré (IHP), créé en 1928, e