Assistant Animation

**Description de l'offre**:
**Direction**:
Nos deux collectivités sont réunies afin de construire une organisation toujours plus performante pour garantir un service public efficient. Au quotidien, 3500 agents œuvrent chaque jour pour le bien-être de leurs habitants au cœur d'une métropole de 282 800 habitants (22 communes). Ce sont plus de 200 métiers que comptent nos collectivités et nous sommes tous au service de nos administrés.
Notre perpétuelle ambition : poursuivre l’accroissement au quotidien du bien-être et du bon équilibre des agents ainsi que le développement des performances individuelles et collectives et veiller à toujours offrir un service public de qualité.
Vous assistez la Chargée d’Évènements Senior, sur la planification et l’organisation logistique des animations et des festivités proposées dans le cadre de la politique municipale en faveur des Aînés au sein du Centre Communal d’Action Sociale.

**Activités**:

- 1 - Tâches administratives:

- Rédiger et suivre les contrats des artistes intervenant en prestation ou sous statut GUSO
- Suivre les circuits internes des signatures des contrats du service animations et des résidences autonomies
- Envoyer les courriers de notification aux artistes
- Gérer les déclarations SACEM:

- Envoyer les contrats d’artistes et contrats de cessions à la SACEM par trimestre
- Envoyer les déclarations SACEM après chaque animation
- Gérer les participations aux animations:

- Réceptionner les appels téléphoniques, renseignements
- Saisir les inscriptions et les participations sur logiciel métier
- Suivre les statistiques de fréquentation
- Gérer et suivre les stocks de matériel et/ou marchandises par date et par type d’animation.
- Réaliser et envoyer les fiches de demande de prestations internes au service concerné pour l’organisation d’animations
- Réaliser et diffuser les affiches de communication mensuelles à partir de l’agenda des aînés, par voie dématérialisées ou en version papier à différents services internes ou partenaires externes
- Veiller/ collecter les articles de presse concernant les animations organisées par le service des aînés, tout au long de l’année. Préparer une revue de presse pour l’année en décembre, janvier n+1.
- 2- Préparer la logistique des temps animations:

- Préparer le chargement et l'installation du matériel nécessaire à l’accueil et à la bonne organisation des animations:

- Agencer et décorer la salle, accueillir les artistes, réceptionner les commandes de goûter ou le retrait des marchandise en magasin, gérer le stock en fin d’installation
- Aider à la logistique en lien avec les organisateurs, aider à l’installation du goûter, recueillir les éléments de fréquentation (relevé statistiques et qualitatifs), aider au rangement
- Gérer et ranger le stock de marchandises et de matériel après évènements sur site ou au CCAS
- Contacter les artistes pour vérifier et s’assurer des horaires d’arrivée sur l’animation
- Demander des prestations diverses (réservations, stationnement, Sacem..)
- Assister à la logistique pour l’organisation des événements de fin d’année:

- Gérer les vacataires, les réapprovisionnements, la gestion des stocks en lien avec la Responsable
- Saisir la distribution des ballotins de chocolats
- 3-Accueil et gestion sur sites:

- Accueillir le public, les élus
- Assurer la billetterie et encaisser au titre de la fonction de préposé(e) à la régie de recettes
- Coordonner l’équipe de bénévoles sur le temps d’animation, en l’absence de la responsable
- Gérer directement certaines animations, les collations pour le goûter
- Ranger la salle et le matériel, en lien avec la chargée d’évènements, les bénévoles et stagiaires éventuels.
- 4-Autres missions ponctuelles:

- Participer à la gestion du PC de crise aînés dans le cadre du déclenchement du Plan d’Alerte et d’Urgence
- Appuyer administrativement et en présentiel lors de grands évènements (Festival de Jazz, Festival de Loire,) et manifestations ponctuelles pilotées par le service des Aînés
- Mettre sous plis les documents promotionnels

**Compétences généralistes et transversales**:

- Avoir une capacité d’initiative et de travail en autonomie
- Avoir le sens de l’organisation
- Être courtois, diplomate
- Avoir un esprit d’équipe, être ponctuel

**Compétences techniques**:

- Maitriser l'outil informatique et les logiciels bureautiques
- Avoir une aisance relationnelle avec les usagers, les partenaires, les artistes
- Assurer la manutention de mobilier et de matériel

**Conditions particulières**:

- Horaires : horaires irréguliers, avec amplitude variable (aménagement du temps de travail) et disponibilité requise, notamment en période de festivités de fin d’année
Permis B obligatoire, déplacements fréquents
Remplacement temporaire de 3 à 6 mois
- Avantages CNAS
- Accès au