Assistant(E) de Formation

**Missions**

**Ce poste est à pourvoir au sein du GRETA-CFA Aquitaine**

L’assistant(e) de formation assure la mise en œuvre et le suivi administratif des actions de formations.
En contact permanent avec demandeurs d’emploi, stagiaires, apprenti(e)s, il/elle a une mission d’accueil.
A l’écoute du client, du stagiaire et/ou de l’apprenti(e), avec l’objectif de leur satisfaction, il/elle participe au développement de l’activité dans le cadre de la politique définie par la Direction.
Il/Elle assure l’interface entre les clients/stagiaires/apprenants/financeurs/formateurs, le service comptable et le
Conseiller en Formation Continue et/ou le Directeur Délégué des Formations Professionnelles et Technologiques.
Il/Elle assure un suivi administratif rigoureux.

**Contexte et activités**

En liaison avec le conseiller en formation continue, le chef d’établissement, les équipes pédagogiques et le service comptable, l’assistant(e) participe au processus global de la phase d’accueil de la demande client à celle de la mise en œuvre de l’action. Il/Elle transmet les documents de suivi de l’activité et les informations nécessaires à l’amélioration du processus de réalisation.
Il/Elle contribue en permanence à l’amélioration du processus de réalisation en répercutant à son responsable ses difficultés et ses initiatives.

**Accueil et recueil de la demande**
- Connaître l’offre de formation continue du GRETA-CFA Aquitaine et notamment **l’offre du secteur Tertiaire ;**
- Accueillir et recueillir l’ensemble des demandes téléphoniques (des entreprises, des demandeurs individuels, des prescripteurs) ;
- Accueillir par téléphone et physiquement le public et les apprenants du site (individuels, salariés, apprentis et demandeurs d’emploi) ;
- Renseigner et orienter les prescripteurs sur l’ensemble de l’offre et les modalités d’accès à la formation ;
- Prendre les rendez-vous d’accueil avec le CFC.

**Traitement des demandes**
- Traiter les demandes écrites et téléphoniques (devis, renseignements, envoi de contenus pédagogiques par mail ) ;
- Préparer les devis ;
- Remplir les dossiers de demandes de financements variés ;
- Relancer les devis en cours et renseigner un tableau de suivi ;
- Participer à l’organisation et à la tenue des réunions d’informations-collectives et des journées portes ouvertes dans les lycées ;
**Organisation de la prestation**
- Accueillir et informer les stagiaires/apprentis et les clients ;
- Mettre en place les contrats d’apprentissage, établir les conventions de formations et en assurer un suivi rigoureux (retour des conventions et des accords de prise en charge à l’aide du Progiciel YParéo) ;
- Constituer les dossiers administratifs des stagiaires (recueil des pièces constitutives, des états d’émargement, formulaires qualité ) et des autres formations ;
- Préparer les dossiers administratifs pour les stagiaires et les formateurs pour l’ouverture des formations ;
- Préparer les dossiers pédagogiques (livret d’accueil, résultats des positionnements par domaine de compétences ) et formaliser les contrats pédagogiques (selon les cas) ;
- Suivre les présences et vérifier les heures réalisées ;
- Assurer le recueil des heures dispensées par les formateurs et les vérifier ;
- Relancer les stagiaires absents en collaboration avec le CFC et/ou la Conseillère d’éducation;
- Traiter les demandes quotidiennes des apprentis et formateurs sur site
- Préparer, saisir et envoyer les documents relatifs au déroulement de l’action de formation selon le cahier des charges du commanditaire ;
- Etablir, veiller aux émargements, et retour des états en vue de paiement de la part des organismes payeurs

(OPCO, Région ) ;
- Préparer les bilans ;
- Recueillir les évaluations de satisfaction et préparer la synthèse.

**Relations hiérarchiques et fonctionnelles**
Il/Elle est placé(e) sous l’autorité hiérarchique du directeur de l’agence TERTIAIRE.
Il/Elle travaille sous l’autorité fonctionnelle du/des chefs d’établissement des sites de formation en relation fonctionnelle avec le CFC et/ou le DDFPT voire aussi le responsable pédagogique et travaille en collaboration avec le service comptable.

**Connaissances et compétences requises**:

- Maîtriser les techniques de secrétariat et les outils bureautiques : traitement de texte, tableur, gestionnaire de bases de données, listes de diffusion, messagerie électronique, internet, logiciel interne ;
- Maîtriser l’environnement et la réglementation de l’apprentissage et de la formation continue.

**Compétences et qualités**
- Avoir l’esprit d’initiative, être autonome ;
- Avoir le sens de l’écoute et de l’accueil ;
- Avoir un excellent sens relationnel ;
- Être disponible ;
- Savoir travailler en équipe ;
- Savoir rendre compte et communiquer ;
- Maîtriser les méthodes administratives ;
- Être rigoureux ;
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