Responsable Administration Des Ventes

TotalEnergies Biogaz France développe, construit et exploite des unités de méthanisation territoriales en France. Notre filiale à taille humaine porte des valeurs fortes d'esprit d'équipe, de pragmatisme et d'agilité.

Nous sommes aujourd'hui le plus important producteur de biométhane en France.

Intégré(e) au sein de la filiale française TotalEnergies Biogaz France, au sein de la Direction Greenfuel, le Responsable Administration des ventes travaille en étroite collaboration avec le pôle Négoce et Sourcing, le pôle Grands Comptes, le pôle Logistique et le pôle Marketing de sa Direction.

Les projets biogaz se caractérisent par leur diversité technique, contractuelle et régulatoire (contreparties contractuelles multiples et de tailles variées : industrielles, agriculture...). La dynamique exponentielle de croissance de l’activité nécessite une adaptation de la part des équipes et une mise à l’échelle continue tant au niveau de l’organisation des activités que des processus. Le développement de l’activité au travers des opérations d’acquisition de projets à des stades de développement avancés ou au travers de projets greenfield, nécessite une forte implication des équipes et une coordination de tous les services tout au long de la durée de vie des projets.

Le Responsable Administration des Ventes est rattaché à la Direction Greenfuel de la filiale. Il garantit la bonne réalisation du processus commercial, de la validation de commande au suivi du contrat, et soutien la performance et l’efficacité de la force commerciale.

Il est en lien avec les équipes commerciales (sourcing et négoce, grands comptes), avec l’équipe logistique au sein de l’organisation Greenfuel, et assure également le bon fonctionnement des actions administratives liées aux flux de matières avec les fournisseurs, clients et équipes TBF (développement projets et partenariats)

**A ce titre, les missions suivantes vous seront attribuées**:
**Gestion de la relation client**:

- Gérer et assurer le développement de la base « Données Client / fournisseur » au sein du CRM : une base ressources (contrats types, les fiches par type de matières, etc.)
- Anticiper les dysfonctionnements par une revue régulière des carnets de commande et une information proactive aussi bien vers les unités et que vers les fournisseurs ou clients (cas du trading vente)
- Assurer la satisfaction de nos clients ou de nos fournisseurs et agir proactivement vers nos acteurs internes (Direction Greenfuel ou Direction des Opérations),
- Communiquer périodiquement les KPI du service ADV et assurer la mise à jour des divers tableaux de bord (paiements, facturation)

**Gestion administrative et facturation**:

- Superviser toutes les opérations d'achat d'intrants, depuis l'enregistrement des commandes jusqu'à la livraison aux unités
- Valider et enregistrer les quantités de matières contractées par les pôles négoce/sourcing ou grands comptes,
- Veiller au respect de la politique tarifaire de l'entreprise
- Gérer les nouveaux clients au niveau de la qualité des livraisons
- Assurer le suivi de la facturation des intrants, des digestats et du biométhane (en lien avec les autres Directions de la filiale)
- Suivre le portefeuille de commandes et les livraisons ainsi que le chiffre d'affaires par matière
- Gérer les différents tableaux des ventes, analyse et reporting (via le CRM)

**Recouvrement (clients négoce/sourcing)**:

- Gérer les réclamations et les litiges concernant le transport, les expéditions
- Assurer le suivi des règlements, des paiements, des avoirsen lien avec l’équipe Comptabilité
- Effectuer les relances des impayés
- Régler les litiges clients selon les directives de la Direction

**Marchés Négociés et appels d’offre**:

- Fournir le support aux commerciaux pour la réponse aux Marchés Négociés et appels d’offre selon les directivesde la Direction Générale (marchés publics et privés)
- Répondre aux demandes clients (concernant les documents produit, les renseignements sur le contrat...)

**Management**:

- Manager une équipe pluridisciplinaire en charge de l’administration des ventes
- Organiser opérationnellement l'équipe ADV (répartition de portefeuilles clients / fournisseurs, back up, formations) ; gestion des appels et demandes des clients / fournisseurs
- Au sein de l’organisation GF, assurer la coordination avec les équipes logistique, grands comptes et sourcing et négoce
- Assurer, dans une logique de transversalité, les différents liens entre l’équipe ADV et les autres équipes notamment l’exploitation, le digestat, les partenariats stratégiques et les chefs de projet développement

**Le profil requis**:
Vous êtes issu de formation bac +3 à bac+5 du type école de commerce ou autre, et présentez une expérience significative dans un contexte similaire sur des activités d'ADV et service clients.

Vous disposez d’une