Assistant(E) Administratif(Ve)

**À propos de nous**: **Qui sommes-nous ?** Rejoignez une Aventure Innovante Nous recrutons pour une entreprise membre de la FrenchTech, composée de 15 passionnés résolument tournés vers l’entraide et la bonne humeur. Cette société dynamique offre un écosystème d’accessoires pour smartphones alliant utilité et engagements écologiques, tels que des produits Eco et Origine France Garantie. Intégrez une équipe ambitieuse où vous participerez activement à la stratégie de développement et à l’accompagnement des comptes clients existants En tant que pilier essentiel du traitement administratif en aval des commandes, vous jouerez un rôle crucial après la phase de livraison, principalement axé sur la facturation. Votre interaction avec les divers services internes sera primordiale pour assurer la fluidité des opérations. **Postulez dès maintenant ** **Mission**: **Vos missions principales** - **Facturation et avoirs** : gestion des factures retail et gift, envoi des documents financiers, et préparations de proformas. - **Gestion de base de données** : mise à jour des bases sur ERP et Excel (produits, prix, clients), et participation aux revues de performance. - **Support administratif** : collaboration avec le gérant pour la préparation des offres commerciales et avec le responsable administratif pour optimiser la gestion des bases et des processus. **Tâches détaillées** **Facturation Retail / Gift + Avoir**: - Création et mise à jour des modèles de présentation dans EBP (PI, AR, Facture). - ** Facturation retail**: - Vérification des tarifs/promotions/quantités. - Envoi des factures et préparation des proformas pour export. - ** Facturation gift**: - Gestion des échantillons selon le fichier "matrice simple ». - Vérification des tarifs produits, frais techniques et de port. - Mise à jour des informations de règlement/TVA/adresse de livraison. - Envoi des RIB, KBIS, et fiches fournisseurs aux nouveaux clients. - Gestion des suivis de livraison et des demandes d’avoirs. - Collaboration sur le fichier TVA vs Adresse de livraison avec le responsable administratif. **Gestion gift**: - Actualisation des bases clients/produits dans le fichier Matrice Simple. - Création de comptes/contacts dans EBP, mise à jour pour accès web via l’ERP. - Création de références et mise à jour de fichiers tarifs pour importation EBP. - Préparation de fichiers pour les revendeurs et revue des performances clients. **Gestion retail**: - Mise à jour des tarifs clients via import EBP ou fichiers de vérification. - Complétion des données catalogue pour les clients retail. - Vérification des stocks, quantités vendues et chiffre d'affaires pour demandes spot. - Automatisation mensuelle des mises à jour de fichiers via VBA. - Création et révision des fichiers de performance retail (mensuelle/trimestrielle/annuelle). - Collecte et nettoyage de données de grands comptes via PowerQuery. - Développement de modèles automatiques de revue de performances avec VBA et PowerBI. **Tâches ponctuelles** - Préparation des bons de livraison (BL). - Gestion et suivi des commandes et marquages. - Coordination avec la logistique pour assurer la disponibilité des stocks. **Outils utilisés** - EBP (Gestion Commerciale). - EXCEL (Macros, VBA, PowerQuery). - POWER BI souhaité. **Profil**: **Profil recherché** - Rigueur. - Logique. - Autonomie. - Force de proposition, curieux et vous saurez prendre des initiatives. - Doté d’un bon relationnel. - Capacité d’analyse pour optimiser les process et automatisation. - Anglais maîtrisé : lu et écrit. - Maîtrise complète d’Excel. - Expérience similaire de 3 ans obligatoire.