Assistant-e Administratif-ve Instances

Vous assurez différentes activités de gestion administrative pour le fonctionnement & le suivi des instances, et assistez votre responsable dans l’exercice de sa mission.

**Activités Principales**:

- Vous centralisez, préparez et transmettez les pièces nécessaires aux réunions des instances : ordres du jour, convocations, signatures, pouvoirs, fiches de présence, photocopies, dossiers spécifiques,
- Vous participez aux travaux de mise à jour de différents fichiers & outils (book instances,), de collationnement de documents (statuts,), et assurez diverses tâches administratives (courrier, mise sous pli, classement, notes de frais).
- Vous saisissez des comptes rendus, procès-verbaux, notes de service, rédigez des courriers types ou spécifiques à partir de notes manuscrites ou de consignes orales. Vous en réalisez la mise en page, la relecture et la diffusion (après validation).
- Vous préparez les registres des procès-verbaux, les extraits de délibération et tenez à jour les registres de présence. Vous actualisez l’Intranet Instances.
- Vous réceptionnez les pouvoirs et vous vous assurez du suivi de leur validité.
- Vous réceptionnez les appels téléphoniques, assurez le filtrage et la transmission vers le bon interlocuteur.
- Vous tenez à jour les agendas et plannings, participez à l’organisation des réunions et assurez la logistique : gestion des déplacements et des réservations (salle, hôtel, restaurant, véhicule,).
- Vous effectuez le suivi de la validité des mandats et participez aux processus de renouvellement des Instances (désignations, élections).
- Vous participez aux travaux de préparation des assemblées et aux rapports de gestion.
- BAC+2 Secrétariat-Assistanat ou expérience équivalente
- 3 à 5 ans d’expérience dans le domaine du secrétariat
- Maîtrise des outils bureautiques Word, Excel, PowerPoint
- Prise de notes rapide ou sténo seraient un plus
- Qualités rédactionnelles
- Capacités relationnelles
- Confidentialité et discrétion / Bon relationnel / Capacités d’intégration en équipe
- Concentration, organisation et rapidité d’exécution
- Les plus _
- Rémunération annuelle brute sur 13 mois + prime de vacances
- Du lundi au vendredi en horaires aménageables
- Tickets restaurants ou restaurant d'entreprise
- Remboursement des transports en commun à hauteur de 60%
- Plan d’épargne entreprise (PEE)
- Contrat de santé et prévoyance
- CSE attractif
- 25 accords collectifs qui contribuent à une bonne qualité de vie au travail et un bon équilibre vie pro/vie perso

Qui sommes nous ?
- Présentation de l'entreprise_

Depuis plus de 70 ans, le groupe IRP AUTO contribue au mieux-être des professionnels de l'automobile et de leur famille au travers d’un ensemble de garanties et de services couvrant aujourd’hui tous les domaines de la protection sociale : prévention, santé, prévoyance, épargne, retraite et action sociale.
- Pourquoi nous rejoindre ?_

Rejoignez un organisme paritaire et dynamique qui bénéficie d’un environnement de travail humain et bienveillant où les opportunités sont nombreuses : conforter ses connaissances au travers de formation adaptées à vos besoins, avoir plus de responsabilités ou encore changer de métier ou de villede réelles perspectives s’offrent à vous, et nous vous accompagnons tout au long de votre carrière.
- L’engagements mobilité d’IRP AUTO_

Engagé sur la mobilité, IRP AUTO permet aux salariés de bénéficier d’une aide financi
- re aux transports en commun supérieure à la réglementation. Également, un accord télétravail a été mis en place et permet de réduire les déplacements domicile travail, tout comme les outils collaboratifs ou encore le restaurant d’entreprise/cafétéria. Des horaires aménageables sont mis en place afin de faciliter l’usage des transports en commun et il y a aussi la possibilité de stationner de façon sécurisé les vélos ou tout autre moyens de transport doux.