Assistant(E) Administratif(Ve) Du Pôle Alternance

**Présentation de l'Ecole**:
Grande Ecole de management de l’IMT-Institut Mines-Télécom, premier groupe d’écoles d’ingénieurs de France, Institut Mines-Télécom Business School est une Grande Ecole publique qui forme des managers et des entrepreneurs responsables, innovants et ouverts sur le monde, afin de guider les entreprises dans les transitions au cœur de la société de demain, avec une expertise particulière dans le management du numérique et des technologies. Elle partage son campus avec Télécom SudParis, également membre de l’IMT. L’Ecole compte 1500 étudiants, figure chaque année au classement des meilleures business schools françaises et européennes, et est accréditée AACSB et AMBA. L’Ecole propose des formations allant du post-Bac (Bachelor - Grade Licence) à l’Executive Education en passant par le Programme Grande Ecole délivrant un diplôme Bac+5 (Grade Master).

**À propos de l'Institut Mines-Télécom**:
L'Institut Mines-Télécom (IMT) est un établissement public dédié à l'enseignement supérieur et la recherche pour l'innovation dans les domaines de l'ingénierie et du numérique. À l’écoute permanente du monde économique, l'IMT conjugue une forte légitimité académique et scientifique, une proximité avec les entreprises et un positionnement unique sur les transformations majeures au XXIe siècle : numériques, énergétiques, industrielles et éducatives siècle. Ses activités se déploient au sein des grandes écoles Mines et Télécom sous tutelle du ministre en charge de l’Industrie et des communications électroniques, de deux filiales et de partenaires associés ou sous convention. L'IMT est membre fondateur de l’Alliance Industrie du Futur. Il est doublement labellisé Carnot pour la qualité de sa recherche partenariale.

**Missions**:
En proche coordination avec la responsable de l’alternance:

- Assurer l’assistanat du pôle alternance (étudiants en alternance des programmes Bachelor et Programme Grande École et participants aux Mastères spécialisés en alternance)
- Gérer le suivi administratif des alternants
- Participer à l’organisation des événements et de la promotion du pôle alternance

**Activités**:
**1/ Assistanat du pôle alternance**:
En contact quotidien avec les autres membres de l’équipe du Career Center, les étudiants, le service scolarité et les autres membres de l’école et travaillant en étroite collaboration avec la responsable de l’alternance:

- Préparer et mettre à jour les documents (livrets de l’apprenti, attestations, convocations, informations diverses ) selon les recommandations de la responsable de l’alternance
- Saisir les informations sur les logiciels métiers (Aer, Moodle, Docusign, Cloé, Open Portal) et gérer les anomalies fonctionnelles
- Constituer les dossiers des alternants de l’année académique incluant le Cerfa et le contrat d’objectifs
- Saisir et mettre à jour les fichiers de suivi des alternants (BDD Alternance notamment)
- Diffuser les offres en alternance sur Jobteaser et sur les autres supports pertinents si nécessaire, mettre à jour l’espace de communication de l’alternance sur E-Campus/Moodle
- Planifier les visites tutorales pour les étudiants de PGE2 en alternance et créer les liens visio si nécessaire
- Collecter les informations et établir les statistiques nécessaires pour les accréditations et pour le suivi de l’activité selon les recommandations de la responsable de l’alternance
- Rédiger les processus de gestion du Pôle Alternance et les adapter lorsque nécessaire selon les recommandations de la responsable de l’alternance
- Assister la responsable de l’alternance sur certaines missions ponctuelles
- Participer activement aux projets transverses du Career Center

**2/ Gestion administrative des alternants**:

- Accueillir et répondre aux questions courantes des étudiants (téléphone et mails)
- Diffuser des informations aux étudiants à la demande de la responsable de l’alternance
- Préparer et envoyer aux étudiants les feuilles de présence pour chaque cours sur le support dédié et les transmet mensuellement au CFA
- Tenir un état récapitulatif mensuel des heures de cours effectivement dispensées et le transmettre au CFA
- Faire un état du suivi tutorial et relancer étudiants et tuteurs à chaque étape lorsque nécessaire: échange étudiant/tuteur école, visites tutorales et évaluations sur Cloé
- Suivre le dépôt par les étudiants, des mémoires de fin d’études sur Moodle
- Faire un état des corrections des mémoires et effectuer les relances
- Transmettre au service de la scolarité les informations nécessaires à la préparation du jury des études

**3/ Support aux événements du Pôle Apprentissage**:

- Aider la responsable de l’alternance dans l’organisation de la rentrée et de la Réunion d’Information des Maîtres d’Apprentissage (RIMA): réservation des salles et/