Secrétaire Administratif

**Le Service de Suite** de l’Association DEVENIR situé 6 rue Paul Cézanne - Ilot 6- 93360 Neuilly Plaisance recherche un/ une infirmière en CDI à temps partiel.
**Le Service de Suite,** est composé du service:

- AIR / AJIR (Accompagnement à l’autonomie à travers des hébergements en appartement diffus pour des jeunes âgés de 16 à 21 ans) et du FAPI/ SAAJ (Accueil de jour pour des jeunes âgés de 16 à 21 ans).

Sous l’autorité du directeur et des chefs de service éducatif du Service de suite, la/le secrétaire est responsable de l’organisation et de la mise en œuvre du secrétariat éducatif du Service de Service De Suite, réparti selon les domaines d’interventions ci-après.

Elle peut assurer en outre certaines tâches dévolues à l’assistante de direction en son absence.

**HORAIRES DE TRAVAIL ET LIEU D’INTERVENTION**

Le poste de secrétaire administrative est basé dans les locaux de bureaux du Service de suite. Elle intervient selon les horaires affichés dans ces lieux du lundi au vendredi.

**1-** **ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE**
- Elle/il est chargée du standard téléphonique : appels, réception des appels, dispatching, prises des messages;
- Elle/il filtre les appels ou les demandes en fonction de leur importance et des priorités ;
- Elle/il est chargée de l’accueil des usagers et des partenaires dans les locaux, les oriente et prend les messages ;
- Elle/il peut effectuer une aide ponctuelle auprès des usagers sur des actions administratives ou de bureautique.

**2-** **SECRETARIAT EDUCATIF ET BUREAUTIQUE**
- **INFORMATION ET COMMUNICATION**
- Elle/il assure la circulation de l’information liée à l’éducatif auprès de l’équipe ;
- Elle/il gère la communication du Service en créant des mailings et relances diverses (invitations, réunions institutionnelles, assemblées générales, conseil de la vie sociale ) ;
- Elle/il organise les opérations les manifestations évènementielles (portes ouvertes, partenariats, fêtes, évènements artistiques )
- Lors de l’absence de l’assistante de Direction, elle poste le courrier du Service de suite tous les jours. Elle se déplace à la Poste pour les colis et les recommandés ;
- Elle/il réceptionne le courrier, et le distribue dans les casiers des salariés.
- Elle/il envoie et réceptionne les documents par fax ou par Internet. Elle/il réalise les travaux d’impression et de brochage des divers documents (rapports d’activités, bilans, rapports d’étude ).
- **GESTION DU TRAVAIL EDUCATIF**
- Elle/il participe à une partie de la réunion hebdomadaire des cadres du service quand besoin est ;
- Elle/il participe à toutes les réunions d’équipe/point jeunes et en rédige les comptes rendus qu’elle/il adresse aux cadres pour validation ;
- Elle/il assure la frappe et la mise en forme des documents (courriers, notes, rapports ) ;
- Lors de l’absence de l’assistante de Direction et peut être amené à gérer les agendas des trois cadres ;
- Elle/il organise les déplacements des membres de l'équipe en élaborant un tableau hebdomadaire des emprunts de véhicule. Elle/il vérifie la tenue des carnets de bord et en réfère au responsable ;
- Elle/il assure le suivi des véhicules (assurance, litige, réparation, contrôle technique, révision ) ;
- Elle/il actualise et transmet le tableau rectifié des adresses et des jeunes suivis de manière hebdomadaire s’il y a des modifications;
- Elle/il rédige la partie administrative des DIPC/CS lors de l’admission des jeunes.
- Elle/il participe au Conseil de Vie Sociale et en assure la coordination (organisation, ordre du jour, compte-rendu )
- **GESTION DES DOSSIERS**
- Elle/il assure la gestion des dossiers de demandes d’admission (réception, information, réponse, classement ).
- Lors de l’absence de l’assistante de Direction, elle/il vérifie la réception des attestations de prise en charge et vérifie l’encodage des jeunes par les circonscriptions.
- Elle/il met à jour les statistiques des entrées et des sorties ;
- Elle/il suit et met à jour les dossiers de mise à disposition de chambres ou de studios (états des lieux, reçu de caution ) ;
- Elle/il assure la gestion des dossiers uniques de l’usager (création, organisation, rangement, tri des documents, alertes ) ;
- Lors des sorties des jeunes, elle/il archive les dossiers.

**3-** **COMMANDES ET GESTION BUDGETAIRE**
- Elle/il suit l'état des stocks, identifie les besoins en approvisionnement et établit les commandes des fournitures administratives, de certaines fournitures de loisir et des timbres ;
- Elle/il recueille les demandes d’achat de l’équipe et en réfère au Directeur pour validation ;
- Elle/il se doit de tenir à jour l’inventaire du mobilier des appartements, du service.

Elle/il veille plus globalement à l’état de nos locaux et de son mobilier et de ses fournitures.

Salaire selon Grille CC66

Type de contrat : CDI

Niveau BAC avec e