Un-e Responsable de L'unité Dossiers

Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants-es) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.

Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses habitants-es.

Pour accompagner ces projets, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une administration municipale présente au quotidien auprès des Lyonnaises et des Lyonnais.

La **Délégation générale Ressources humaines et dialogue social **accompagne la transformation de notre organisation en assurant un cadre de travail clair, équitable et partagé à 8 500 agents-es qui s'engagent quotidiennement au service des Lyonnais-es à travers 250 métiers.

Notre rôle ? Offrir les meilleures conditions de travail et des perspectives professionnelles à des femmes et des hommes qui font la richesse de notre service public.

La Direction de l'Administration des Personnels (DAP) a en charge la gestion administrative du personnel (300 M€ de budget, 7500 postes permanents, 11 000 paies mensuelles).

Elle compte 65 postes répartis au sein de 3 services:

- Conseil et Gestion administrative du Personnel
- Carrières-Retraites-Dossier Administratif Individuel (DAI)
- Rémunération

Le service Carrières-Retraites est composée de 2 pôles:

- Carrières
- Retraites
- DAI

**Missions **:Placé-e sous l’autorité du responsable du pôle Retraites-DAI, vous encadrez les 5 agents-e de l’unité DAI dont vous coordonnez et supervisez l’activité.

Expert-e dans votre domaine, vous êtes garant-e de la bonne tenue du DAI de l’ensemble des agents-es de la collectivité et du CCAS (composition et classement), de sa création à son archivage, soit 20 000 dossiers actifs.

Vous êtes l’interlocuteur-trice privilégié-e des Services Ressources Humaines (SRH), pour:

- la constitution et le versement des actes administratifs aux dossiers individuels,
- les prêts de dossiers aux gestionnaires RH,
- la communication de leur dossier aux agents-es.

Enfin, vous participez à la conduite de projets du service et de la délégation.

**Activités principales**:
Encadrement d’équipe:

- encadrer, évaluer les agents-es de l’unité, et coordonner leurs activités,
- repérer et réguler les dysfonctionnements éventuels, - contribuer au développement qualitatif du service rendu,
- assurer le tutorat d’un-e agent-e mis à disposition par une association d’insertion des personnes en situation de handicap.

Respect du cadre réglementaire du DAI:

- participer à la vérification du contenu juridique et de gestion des dossiers, notamment en cas d'entrée et/ou sortie,
- superviser la télétransmission des acte soumis au contrôle de légalité (soit 3 000 actes par an), d'une part en Préfecture du Rhône, et d'autre part au Bulletin Municipal Officiel (BMO),
- accompagner la mise en place du dossier individuel dématérialisé dans le cadre de Gestion Electronique des documents (GED).
- assurer le retour des arrêtés dans les directions après numérisation et intégration dans la GED,
- veiller au respect du plan de classement du dossier individuel,
- contrôler le classement des pièces administratives individuelles produites par les directions et services RH dans les DAI,
- coordonner et optimiser le stockage et le préarchivage des DAI avant transmission au référent archives de la délégation.

Etablissement et/ou mise à jour des procédures et process existants:

- recenser et formaliser les procédures de gestion du DAI au sein des services de la DGRHDS, dans le cadre du partage de la fonction RH, de la GED et de la simplification des procédures,
- mettre en place des outils de gestion et de suivi de l’activité,
- élaborer et tenir à jour des tableaux de bord et statistiques.

**Activités spécifiques**:
Participation à des projets RH:

- contribuer aux projets du service, aux projets RH transversaux de la direction et de la collectivité dont la dématérialisation des DAI et le renouvellement de l’appareil de stockage,
- participer à des réseaux d’échanges professionnels internes ou externes à la collectivité,
- communiquer avec les différents partenaires DGRHDS et directions opérationnelles.

**Profil recherché**:
CONNAISSANCES
- Statut de la Fonction publique
- Règles de classement et d’archivage
- Règles relatives à l’accès aux documents administratifs, et à la transmission des actes en Préfecture
- Conduite de projets

MAITRISE
- Cadre légal et règlementaire du DAI
- Pack Office et ASTRE RH
- Management de proximité et technique d'encadrement d’équipe

QUALITES
- Organisation et méthode
- Discrétion professionnelle et stricte confidentialité
- Qualités relationnelles
- Goût du travail en équipe

**Conditions spécifiques d'exercice**:

- Manipulation quotidien