Assistant(E) de Direction RH

Au sein du Centre Hospitalier du Rouvray, votre mission principale consiste à : - Assister le Directeur des ressources humaines et des affaires médicales afin d'optimiser la gestion de son activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil,...). - Organiser et coordonner les informations internes et externes (parfois confidentielles) liées au fonctionnement des instances du CHR et du CHBP dans le cadre de la direction commune. - Prendre en charge le suivi complet de dossiers (politique accueil des nouveaux arrivants...) ou d'évènements spécifiques (organisation de la cérémonie des médailles...). Pour mener à bien ses missions, il/elle sollicite régulièrement l'ensemble des services et les partenaires extérieurs. Descriptif de vos activités principales : - Accueil des interlocuteurs du Directeur ;
- Filtre et oriente les appels téléphoniques en les priorisant ;
- Organisation du planning du Directeur et prise de rendez-vous en collaboration avec les autres secrétariats ;
- Organisation des déplacements professionnels ;
- Prise de note, frappe et mise en forme de documents (rapport, compte rendu, note, PV...) ;
- Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour) ;
- Rédaction de supports de communication et transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.) ;
- Préparation et organisation des instances, conseil de crèche et réunions ;
- Reproduction et diffusion de documents ;
- Gestion administrative d'attribution des médailles et organisation de la cérémonie ;
- Coordination du circuit de recensement des positions administratives des psychologues et de leur rapport d'activité ;
- Coordination du recensement du régime du temps travail encadrement (forfait/réel) ;
- Actualisation du livret d'accueil à destination des nouveaux agents et organisation de la journée d'intégration ;
- Saisie des documents (congés) ;
- Réaliser la gestion administrative du courrier ;
- Actualisation la documentation professionnelle et réglementaire ;
- Archivage des documents de référence ;
- Classement des documents et informations ;
- Gestion « logistique » de la DRH/DAM : les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons. Savoirs faire recherchés : - Accueillir, renseigner et orienter des interlocuteurs ;
- Saisir des documents de formes et de contenus divers ;
- Rédiger des documents ;
- Gérer et actualiser une base de données ;
- Rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- Transmettre et faire circuler utilement l'information ;
- Maitriser la gestion de l'information, classement et archivage de documents ;
- Maitriser les outils de bureautique. Savoirs être recherchés : - Sens du travail en équipe ;
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité professionnelle ;
- Rigueur, méthode, autonomie, réactivité et organisation dans le travail quotidien ;
- Polyvalence ;
- Diplomatie ;
- Sens de l'initiative ;
- Capacité à s'organiser en fonction de la charge de travail ;
- Bonne communication orale et écrite ;
- Rendre compte du travail réalisé et de son avancement. Un bureau est attribué à l'assistant(e) du Directeur des Ressources Humaines et Affaires Médicales et qui se situe à côté du bureau du Directeur. Lien hiérarchique : L'assistant(e) est placé(e) sous l'autorité de la Direction des Ressources Humaines et Affaires Médicales du CH du Rouvray. Liaisons fonctionnelles : - Directeur des Ressources Humaines et des Affaires Médicales - Responsables des services RH et DAM - Tout autre agent ou interlocuteur du Directeur

**Profil souhaité**:
**Expérience**:

- Débutant accepté

**Formation**:

- Bac+2 ou équivalents secrétariat assistanat direction

**Compétences**:

- Accueillir une clientèleCette compétence est indispensable
- Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.)Cette compétence est indispensable
- Filtrer des appels téléphoniquesCette compétence est indispensable
- Gestion administrativeCette compétence est indispensable
- Modalités d'accueilCette compétence est indispensable
- Méthode de classement et d'archivageCette compétence est indispensable
- Normes rédactionnellesCette compétence est indispensable
- Organiser des déplacements professionnelsCette compétence est indispensable
- Organiser le planning d'un responsable, collaborateurCette compétence est indispensable
- Outils bureautiquesCette compétence est indispensable
- Préparer et organiser des réunionsCette compétence est indispensable
- Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour)Cette compétence est indispensable
- Réaliser la gestion administrative du courrier

**Savoir-être professionnels**:

- Travail en équipe
- Sens de la communication
- Sens de l'organisation

**Informations complémentaires**:

- Qualification : Emp