Chargé de Gestion Administrative Petite Enfance

**Descriptif et missions**: Rattaché(e) à la directrice de la Petite Enfance, vous devrez: Assurer la gestion de l'ensemble des dossiers administratifs liés à l'activité petite enfance. Détails des activités: - Gérer le suivi des impayés - Rédiger le bilan d'activité des accueils occasionnel en lien avec l'agent chargé d'accueil - Centraliser l'ensemble des données d'activités nécessaires aux déclarations et au suivi de l'activité - Tenir à jour, les différents tableaux de bords (analyse du taux de fréquentation, l’activité du service, indicateurs du service-) - Réaliser les statistiques (trimestrielles, semestrielles et annuelles) pour la réalisation des bilans d’activité, et les déclarations CAF - Centraliser les informations auprès de l'ensemble des équipes de directions sur diverses thématiques (demandes de travaux, gestion des commandes, -) - Préparer l'ensemble des fiches congés pour les familles de l'ensemble des crèches et tout autre document à destination des crèches - Rédiger les décisions sur le logiciel métier - Aider à la rédaction des comptes rendus des diverses réunions en lien avec l'équipe de direction de la Petite Enfance - Rédiger les différents courriers de la direction Petite Enfance - Anticiper un classement et le suivi des tous les documents en vue d’un contrôle CAF Assurer la gestion et le suivi: - des heures et des vacations du médecin de crèche et autres prestataires - de la présence des personnes ressources (tableau à compléter - pour la réalisation des bilans CAF et d'activités) - du matériel à destination des agents techniques (demande devis, engagement, gestion de suivi du stock, distribution aux équipes,...) - des documents pour la médiathèque, ludothèque, des tableaux des périodes de regroupements, - Assurer la gestion administrative règlementaire à destination de la DPMI (suivi des départs, transmissions des CV et des diplômes, des organigrammes, réalisations des Cerfa, -) - Participer à la gestion administrative des visites de contrôle règlementaire de la DPMI - Être relais sur la gestion budgétaire (engagement, suivi des factures-) - Prendre en charge le lien avec les fournisseurs pour les demandes de devis, suivi des commandes - Prendre en charge l’archivage des différents documents tels que demandé lors des contrôles CAF - Participer à l’organisation de la présentation des dossiers lors d’un contrôle de la CAF - Prendre en charge la gestion administrative des conventions pour les enfants en situations de handicap et les soutiens à la famille - Transmettre les recettes au service financier (P503) et assurer le suivi des recettes - Participer à l'organisation des différents évènements de la Direction Petite enfance (journée pédagogique, matinée "jouons ensemble"-) - Assurer le suivi de certains dossiers thématiques en lien avec l'équipe de direction de la Petite Enfance - Soutenir occasionnel en fonction de l’activité auprès de l'équipe de direction de la Petite Enfance à certaines tâches administratives - Prise de relais sur des dossiers lors des absences des collègues : continuité des demandes d'accueil **Profil recherché**: Compétences requises: Savoir-faire et connaissances requises: - Mise en place des tableaux de suivi d’activité avec une vision globale - Sens des relations publiques (disponibilité, empathie, amabilité, sourire) et du service public - Maitrise bureautiques Word et Excel et maitrise du publipostage et des tableaux croisés dynamiques - Connaissance du logiciel métier Petite Enfance - Qualités rédactionnelles - aisance à l’écrit - Capacité d’organisation et de planification des tâches : gestion des priorités - Capacité d’adaptation et réactivité - Capacité d’analyse - Sens de l’organisation, du classement et de la rigueur - Recherche de l’efficacité et de l’efficience Qualités personnelles: - Savoir communiquer et être disponible - Savoir travailler avec une hiérarchie - Savoir travailler en équipe - Secret professionnel et discrétion professionnelle - Savoir faire face aux imprévus - Savoir être réactive Diplômes ou formation ou expérience requise: Diplôme de niveau bac + 2 et/ou expérience significative en gestion administrative **Avantages liés au poste**: **Avantages collectifs au travail**: - Prime de fin d’année - Compte-Epargne Temps - Prise en charge Mutuelle - Avancement de carrière/promotion - CPF-compte personnel de formation avantageux - Prise en charge frais déplacement formation - Prise en charge frais trajet domicile-transport en commun - Abonnement CNAS ou FNAS - Régime indemnitaire - Autorisations spéciales d’absence - RIFSEEP - CIA **Description de la collectivité**: Les Ulis, plus jeune ville de l’Essonne, est une ville dynamique de 25 000 habitants. Située à seulement 25 km de Paris, elle bénéficie du rayonnement du Plateau de Saclay mais aussi du Parc d’Activité de Courtaboeuf qui compte plus de 1 200 entreprises. Riche de ses 100 hectares d’espaces verts, elle est classée 3e fleur au concours régional des villes et villag