Chargé de gestion administrative petite enfance H/F

Rattaché(e) à la directrice de la Petite Enfance, vous devrez :

Assurer la gestion de l'ensemble des dossiers administratifs liés à l'activité petite enfance.

Détails des activités :

• Gérer le suivi des impayés
• Rédiger le bilan d'activité des accueils occasionnel en lien avec l'agent chargé d'accueil
• Centraliser l'ensemble des données d'activités nécessaires aux déclarations et au suivi de l'activité
• Tenir à jour, les différents tableaux de bords (analyse du taux de fréquentation, l'activité du service, indicateurs du service-)

• Réaliser les statistiques (trimestrielles, semestrielles et annuelles) pour la réalisation des bilans d'activité, et les déclarations CAF

• Centraliser les informations auprès de l'ensemble des équipes de directions sur diverses thématiques (demandes de travaux, gestion des commandes, -)

• Préparer l'ensemble des fiches congés pour les familles de l'ensemble des crèches et tout autre document à destination des crèches

• Rédiger les décisions sur le logiciel métier
• Aider à la rédaction des comptes rendus des diverses réunions en lien avec l'équipe de direction de la Petite Enfance
• Rédiger les différents courriers de la direction Petite Enfance
• Anticiper un classement et le suivi des tous les documents en vue d'un contrôle CAF
• Assurer le suivi règlementaire à destination de la DPMI en vue des visites de contrôle et l'application des décrets

Assurer la gestion et le suivi :

• des heures et des vacations du médecin de crèche et autres prestataires

• de la présence des personnes ressources (tableau à compléter- pour la réalisation des bilans CAF et d'activités)

• du matériel à destination des agents techniques (demande devis, engagement, gestion de suivi du stock, distribution aux équipes, ...)

• des documents pour la médiathèque, ludothèque, des tableaux des périodes de regroupements, -

• Assurer la gestion administrative règlementaire à destination de la DPMI (suivi des départs, transmissions des CV et des diplômes, des organigrammes, réalisations des Cerfa, -)

• Participer à la gestion administrative des visites de contrôle règlementaire de la DPMI

• Être relais sur la gestion budgétaire (engagement, suivi des factures-)
• Prendre en charge le lien avec les fournisseurs pour les demandes de devis, suivi des commandes
• Prendre en charge l'archivage des différents documents tels que demandé lors des contrôles CAF
• Participer à l'organisation de la présentation des dossiers lors d'un contrôle de la CAF
• Prendre en charge la gestion administrative des conventions pour les enfants en situations de handicap et les soutiens à la famille
• Transmettre les recettes au service financier (P503) et assurer le suivi des recettes
• Participer à l'organisation des différents évènements de la Direction Petite enfance (journée pédagogique, matinée "jouons ensemble"-)
• Assurer le suivi de certains dossiers thématiques en lien avec l'équipe de direction de la Petite Enfance
• Soutenir occasionnel en fonction de l'activité auprès de l'équipe de direction de la Petite Enfance à certaines tâches administratives
• Prise de relais sur des dossiers lors des absences des collègues : continuité des demandes d'accueil
• En lien avec l'équipe de direction : veiller à la bonne application des procédures administratives et financières

Compétences requises :

Savoir-faire et connaissances requises :

• Mise en place des tableaux de suivi d'activité avec une vision globale
• Sens des relations publiques (disponibilité, empathie, amabilité, sourire) et du service public
• Maitrise bureautiques Word et Excel et maitrise du publipostage et des tableaux croisés dynamiques
• Connaissance du logiciel métier Petite Enfance
• Qualités rédactionnelles – aisance à l'écrit
• Capacité d'organisation et de planification des tâches : gestion des priorités
• Capacité d'adaptation et réactivité
• Capacité d'analyse
• Sens de l'organisation, du classement et de la rigueur
• Recherche de l'efficacité et de l'efficience

Qualités personnelles :

• Savoir communiquer et être disponible
• Savoir travailler avec une hiérarchie
• Savoir travailler en équipe
• Secret professionnel et discrétion professionnelle
• Savoir faire face aux imprévus
• Savoir être réactive

Diplômes ou formation ou expérience requise :

Diplôme de niveau bac + 2 et/ou expérience significative en gestion administrative

• Prime de fin d'année
• Compte-Epargne Temps
• Prise en charge Mutuelle
• Avancement de carrière/promotion
• CPF-compte personnel de formation avantageux
• Prise en charge frais déplacement formation
• Prise en charge frais trajet domicile-transport en commun
• Abonnement CNAS ou FNAS
• Régime indemnitaire
• Autorisations spéciales d'absence
• RIFSEEP
• CIA

Les Ulis, plus jeune ville de l'Essonne, est une ville dynamique de habitants. Située à seulement 25 km de Paris, elle bénéficie du rayonnement du Plateau de Saclay mais aussi du Parc d'Activité de Courtaboeuf qui compte plus de 1 200 entreprises.

Riche de ses 100 hectares d'espaces verts, elle est classée 3e fleur au concours régional des villes et villages fleuris et détient aussi le Trophée Fleur verte du Conseil Départemental de l'Essonne.

Enfin, Les Ulis c'est aussi une ville en phase avec son temps puisqu'elle dispose depuis février 2021 de 5 arobases au label Ville Internet.