Assistant-e Du Président de Centre Et Gestionnaire

Vous serez accueilli(e) au sein du centre INRAE de Lyon-Grenoble - Auvergne Rhône-Alpes qui réunit 21 unités de recherche réparties sur les sites de Lyon, Grenoble et Thonon. => Equipe Le service Secrétariat Général intervient en proximité à Lyon auprès du Président de Centre et du Directeur des Services d’Appui et à Grenoble pour le Directeur des Services d’Appui Adjoint. Le Secrétariat Général réalise également la gestion administrative des agents de l’Unité SDAR. Il est composé de 3 personnes à Lyon: - La Coordinatrice du Secrétariat Général - L’Assistant-e du Président de Centre (PC) et Gestionnaire en RH de proximité - L’Assistante du Directeur des Services d’Appui (DSA) et Gestionnaire administrative Une correspondante administrative assure un relai à Grenoble. Le poste d’Assistant-e du Président de Centre et Gestionnaire en RH de proximité est basé à Lyon-Villeurbanne. Le poste à pourvoir est un CDD à temps plein dans le cadre du remplacement d’un départ en mobilité. - A noter que les entretiens auront lieu la semaine du 4 mars._ => MISSIONS Vous assurez des fonctions polyvalentes d'assistance administrative et logistique du Président de Centre pour l'exercice de ses responsabilités et vous réalisez la gestion administrative RH de proximité des agents de l'unité SDAR. Vous participez à la gestion de dossiers transversaux et vous réalisez des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures de l'établissement. L’Assistant-e du PC et Gestionnaire en RH de proximité intervient régulièrement en interne auprès des membres de direction, du Service des Ressources Humaines et des agents de son unité. Il/elle est également en contact externe avec des prestataires et des partenaires. **=> VOS ACTIVITES** - Sur le volet Assistant-e du PC, vous serez en charge de :_ - Traiter le courrier électronique et l’agenda partagé de la messagerie Présidence, programmer et contrôler les échéances, suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés, gérer les répertoires partagés - Rédiger des courriers administratifs, prendre en charge de façon autonome certaines activités liées au fonctionnement du Président (notes de frais, recherche de prestataires en événementiel, convocations) - Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité du Président et participer à l'organisation de manifestations (réunions, séminaires, instances, déplacements ) - Contribuer à la communication institutionnelle du président, en lien avec le service communication du centre, répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur - Sur le volet Gestion administrative RH de proximité des agents de l'unité SDAR, vous serez en charge de :_ - Participer à la gestion administrative et ressources humaines de l’Unité SDAR et de ses agents, gérer le dossier de chaque agent et instruire ses demandes en vérifiant la régularité administrative de premier niveau, collecter des documents individuels et diffuser des actes liés à la gestion des ressources humaines, saisir les régularisations des badgeages/ absences/télétravail, réaliser le suivi de l’émargement pour grève - Apporter un appui à la gestion des recrutements (titulaires, contractuels, stagiaires) avec la relecture de profil, la parution des annonces, les convocations aux entretiens et l’envoi du dossier de recrutement - Accueillir et informer les nouveaux agents, réaliser les formalités d’entrée et de sortie, mettre à jour les listes de diffusion, rédiger des documents simples d'information - Alimenter des bases de données, faire des extractions dans les systèmes d'information administratifs et ressources humaines - Dans le cadre des campagnes annuelles RH (promotion, évaluations, entretiens, transports) suivre la diffusion et la collecte de documents, vérifier et réaliser le recensement des pièces - Assurer la suppléance de l’Assistante du DSA pour le secrétariat de l’unité SDAR et la rédaction de comptes-rendus notamment des réunions du CODIR de l’unité SDAR. **Contraintes liées au poste** - Déplacements occasionnels à Grenoble_ - Activité en binôme avec l’Assistante du DSA (Directeur des Services d’Appui) pour continuité de service (prise de congés)_ - Expérience souhaitée en secrétariat, gestion administrative_ - Goût pour une activité en lien avec les ressources humaines_ - ._ - **Connaissances**:_ - Techniques de communication, s'exprimer de façon claire et concise, rédaction sans faute d'orthographe, techniques de prise de notes - Notions générales en gestion RH de proximité auprès des agents - Elaboration de documents, Savoir présenter des informations de manière attrayante, classement et archivage de documents - **Compétences opérationnelles**:_ - Savoir planifier son travail en respectant les éc