Responsable Administratif

L’université d’Arras est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPCSCP)

créé en 1992. C’est une université pluridisciplinaire, implantée sur 5 sites : Arras, Douai, Béthune, Lens et Liévin.

Placée sous la tutelle du ministère de l’éducation nationale, de l’enseignement supérieur et de la recherche, l’université d’Artois regroupe 8 UFR, 2 IUT et 17 équipes de recherche. Elle accueille 13 000 étudiants environ et emploie un peu plus de 1 000 personnes. Elle est dotée d’un budget de 103 M€, dont 82 M€ de masse salariale et 6 M€ d’investissements.

Mission principale qui se décompose en trois orientations:
**Direction administrative et financière**:

- Mettre en place des procédures administratives et de gestion (documents de type réglementaire et contractuel tels que les conventions, règlement intérieur,

suivi des commandes, des vacations d’enseignement, etc.)
- Participer à la migration de nouveaux outils de gestion et de pilotage administratif, organisationnel et financier (outils informatiques spécifiques à la FC, entre autres, FCA Manager, en adéquation avec ceux imposés par l’Université ou les financeurs, etc.) et accompagner à la migration des pratiques professionnelles des agents du service vers ces nouveaux outils
- Superviser la réalisation et le suivi du budget, en relation avec les cadres des différents pôles géographiques et/ou métier de la FCU
- Définir les conditions de gestion et de suivi des aspects financiers du service
- Instruire les financements publics et privés
- Assurer une veille informationnelle et transmettre aux cadres du service l’évolution des textes législatifs, réglementaires relatifs à la formation professionnelle et accompagner les équipes vers la compliance
- Participer à la démarche de contrôle interne au sein du service

**Gestion des ressources humaines**:

- Encadrer, mobiliser et coordonner les ressources humaines autour des divers projets et principales activités-clés de la FCU, et ce sur les différents pôles d’intervention
- Assurer l’évaluation des personnels administratifs sous sa responsabilité directe
- Proposer et organiser le plan de formation des personnels, dans un souci de développement des compétences et du capital humain, d’autonomisation et d’épanouissement de chaque collaborateur

**Participation à la détermination et la mise en œuvre des orientations stratégiques du service**:

- Participer, dans le cadre du CODIR, à la définition des orientations de la politique du service en apportant notamment le regard législatif et réglementaire et notamment être force de proposition en matière de développement de l’activité ou de l’organisation du service.
- Développer, dans un souci d’intelligence collective et de coopération, les relations avec les parties prenantes internes de la FCU (DGS, services communs et services centraux, direction des composantes, IUT compris) ainsi qu’externes (Région, OPCO, etc.)
- Représenter, à sa demande, le directeur du service auprès des interlocuteurs universitaires et institutionnels (Région, OPCO, Conseils d’Université, etc.)
- Préparer les réunions de service avec le directeur ainsi que les commissions FCU
- Mettre en œuvre les pistes d’actions consécutives aux démarches qualité, en étroite collaboration avec la responsable qualité de l’établissement

**Savoirs**:

- Connaître le fonctionnement des Universités
- Maîtriser la réglementation relative à la formation continue et la formation professionnelle de manière plus générale
- Faire montre d’une solide maîtrise des règles de la comptabilité publique ainsi qu’en matière de contrôle de gestion
- Maîtriser les processus de production des services dans le cadre de la FCU
- Savoir organiser, planifier des actions
- Maîtriser les outils de gestion de projet et de communication interne
- Savoir argumenter pour promouvoir l’activité du service et participer à son développement

**Compétences métier**:

- Savoir coordonner l’ensemble des activités et savoir affecter les moyens humains et matériels sur l’ensemble des pôles composant la FCU en fonction de l’activité présente et à venir
- Savoir coopérer et négocier avec nos partenaires institutionnels, internes comme externes et privés
- Mener les entretiens d’évaluation des personnels sous son autorité hiérarchique
- Mettre en œuvre une Gestion Territorialisée des Emplois et Compétences à l’échelle de la FCU
- Maîtriser les outils de gestion et pilotage budgétaire et administratif (tableau de bord, budget, gestion de projet, logiciels spécifiques FCU et apprentissage)
- Collecter et analyser les données quantitatives du service et renseigner les enquêtes auquel le service est soumis
- Avoir une très bonne aisance rédactionnelle et à l’oral

**Savoir être**:

- Jouir d’une très bonne aisance relati