Secrétaire Du Centre D’ethique Clinique

**Descriptif**

Secrétaire du Centre d’Ethique Clinique APHP

MISSIONS PRINCIPALES
Assurer la gestion administrative au Centre d’éthique clinique (CEC) (50 %)
En lien avec la DRH et la Direction des Affaires médicales:

- Gérer la constitution des dossiers de recrutement des personnels (médicaux et non médicaux) et des stagiaires : suivi des demandes, suivi des conventions, suivi des subventions (ingénieurs d’étude/assistants de recherche clinique), en lien avec le Responsable du Cec ;
- Assurer le suivi de la reconduction des contrats
- Assurer l’accueil et l’organisation logistique des stagiaires et des nouveaux personnels

En lien avec la Direction des Finances:

- Assurer le suivi des dépenses du service et de la consommation du budget du Cec en lien avec le Responsable

En lien avec le Siège de l’AP-HP:
Avec la Direction de la Communication:

- Assure l’édition des flyers (support de communication du Cec)
- Assurer la mise à jour du site internet du Cec

Avec la Direction des Affaires juridiques:

- Participer à l’organisation conjointe des journées-débats publiques sur des thématiques éthiques

En lien avec l’encadrement du DMU PRIME (auquel est rattaché le Cec):

- Recenser les besoins et transmettre les demandes de commandes mensuelles et trimestrielles
- Assurer le suivi des besoins en équipements (petits matériels/informatiques), en travaux et en informatique

En lien avec la Direction des Achats et de la logistique (Cochin/Corentin Celton):

- Régulariser les commandes du Cec par l’édition de bons de commande
- Assurer les (ré) abonnements aux revues nationales et internationales pour le CEC

En lien avec l’assistance informatique et les services techniques:

- Faire les demandes d’intervention pour les services techniques et pour le service informatique

En lien avec les réseaux du Cec (national, universitaire, groupes d’éthique clinique)
- Assurer la diffusion des informations générales et des invitations aux journées organisées par le Cec
- Assurer la tenue et la mise à jour des listes des membres.

Organisation du fonctionnement du Cec (20 %)
Particularités du poste:

- Assurer l’accueil téléphonique pour les saisines qui requièrent de savoir repérer les urgences et orienter vers l’équipe
- Etre une personne ressource pour les patients/familles/personnels, les membres de l’équipe, des groupes d’éthique clinique et toute autre personne sollicitant le Cec

Activités diverses régulières:

- Assurer la mise à jour du logiciel CHRONOS (suivi des plannings prévisionnels et définitifs du personnel médical)
- Assurer la mise à jour de l’agenda du Responsable (y compris dans CHRONOS)
- Assurer la diffusion des avis de réunions hebdomadaires
- Etablir les ordres de mission pour valider les déplacements des membres de l’équipe
- Assurer la gestion de la bibliothèque
- Assurer la correction et la mise en page des divers documents du service, en collaboration avec l’équipe
- Assurer le classement et l’archivage des documents du service
- veiller au rangement du Cec

Activités diverses ponctuelles:

- Transmettre à l’encadrement du DMU les souhaits de congés des personnels non médicaux du Cec (avant le 31 mars, délai de rigueur)
- Mettre à jour les fichiers informatiques (dossiers communs et fichiers saisines/patients) et assurer l’archivage
- Mettre à jour du CV du Responsable

Coordination logistique des évènements du Cec (20 %)
- Dans le cadre des séminaires et des journées publiques organisés par le Cec : gérer les réservations de salles et la logistique locale (en lien avec les appariteurs), préparer les listings d’inscription, assurer l’accueil et la gestion des déplacements/hébergements des intervenants et des autres membres du Cec, assurer l’organisation des prestations de repas collectifs (avec le traiteur)

Volet communication du Cec (10 %)
- Collaborer à la réalisation et à la diffusion du rapport d’activité annuel du Cec
- Mettre en ligne régulièrement et assurer le suivi des activités et des publications du Cec sur le site internet du Cec
- Assurer le suivi et la mise à jour régulière du mailing liste et des fichiers réseaux du Cec
- Assurer l’édition/impression et la diffusion des brochures du Cec

ORGANISATION DE TRAVAIL
Travail sur une amplitude horaire 7h30 à 100% entre 8h30 et 17h, du lundi au vendredi
PRE-REQUIS
QUALITES ET COMPETENCES
- Capacité d’adaptation (réactivité, polyvalence et travail en équipe pluridisciplinaire)
- Sens de la communication, de l’accueil et de l’écoute
- Respect de la confidentialité
- Maitrise des outils informatiques de base (Word, Excel, Power Point) et de communication
- Connaissance de l’AP-HP souhaitée
- Anglais souhaitable

DIPLOMES ET OUTILS
- Bac professionnel secrétariat médical (niveau IV)
- BTS Assistante de direction (niveau III)
- Diplôme d’assistante médico-administrative

AVANTAGES
- Valori