Assistant(E) Achat

**Descriptif**

1. Description de l’emploi à pourvoir
L’assistant achat est responsable de la conformité des tâches permettant le suivi opérationnel des procédures d’appel d’offres et du suivi d’exécution des marchés qui lui sont confiés.
Contexte de l’emploi : il s’inscrit selon les 3 dimensions suivantes:

- Complexité : maîtrise des processus administratifs d’achats publics / maîtrise des outils informatique support de ces processus (SI HA, plateforme Place ) / appréhension des enjeux juridiques d’un projet ;
- Ecoute : relation directe avec les acheteurs de la filière et le coordonnateur ;
- Autonomie : maîtrise des échéances et des tâches et gestion en toute autonomie / preuve d’initiative / comprend les enjeux de la filière / fait preuve de capacités d’analyse et de priorisation.

Les missions confiées dans le cadre du poste sont:

- Particulièrement orientées sur les procédures d’achat public
- Préparation des procédures d’achats publics
- Publication des marchés, ouverture des offres, aide à l’analyse des offres, notification des marchés ;
- Suivi de l’exécution des marchés, en particulier gestion des avenants et offres promotionnelles ;
- Utilisation de la plateforme de dématérialisation des marchés publics et des différents applicatifs du système d’information du GCS UniHA ;
- Gestion documentaire
- Mise à jour en temps réel des informations de la filière sur les différents espaces dédiés : applicatifs du système d’information du GCS UniHA ;
- Gestion autonome de la documentation des marchés ;
- Reporting avec les outils mis à disposition par le siège ;
- Organisation logistique de la filière
- Organisation des réunions de la filière (physiques, téléphoniques )
- Gestion des rendez-vous fournisseurs ;
- Gestion de listes de diffusion ;
- Relations fonctionnelles avec les interlocuteurs du CHU de Poitiers ;
- Interactions avec le siège d’UniHA et les autres filières
- Participation aux différentes réunions regroupant les assistants(e) organisées par UniHA
- Relation avec les hôpitaux publics
- Contact téléphonique et mail régulier avec les établissements adhérents pour les renseigner sur les marchés actifs et à venir et répondre aux sollicitations diverses dans son champ de compétence ;
- Promotion des activités et marchés de la filière : préparation de documents Power Point et différents supports de communication (fiches marchés, newsletter, mailing) en lien avec les services supports du réseau UniHA ;
Cette liste des missions est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de la filière.
L’assistant(e) achat travaille donc en collaboration étroite avec le coordonnateur, les 2 acheteurs de la filière et l’assistance achat de la filière Biologie. Il bénéficie en local d’une compétence juridique qui l’accompagne dans la gestion administrative du processus.

2. Compétences et expériences attendues
- Connaissances et expériences
- Formation de niveau BAC+2 ou BAC PRO avec première expérience si possible expérience et/ou spécialité en achats. La connaissance des procédures de marchés publics est un plus.
- Connaissance idéalement des procédures du code des marchés publics et du fonctionnement des plateformes d’échanges dématérialisés / formation droit de la commande publique assurée par le GCS UniHA ;
- Maitrise des outils informatiques et notamment des tableurs ;
- Rigueur et transparence ;
- Capacité d’écoute, de communication et du rendre compte ;
- Capacité à être réactif et autonome ;
- Travail en réseau et en équipe ;
- Connaissance du monde hospitalier serait un plus ;
- Connaissance de l’anglais pourrait être utile, occasionnellement.

Une expérience similaire au sein d’une organisation en réseau, ou en tant qu’Assistant(e) commercial(e) ou Assistant(e) Administration des Ventes serait appréciée
- Qualités professionnelles
- Capacité à travailler en équipe et à assurer un reporting régulier ;
- Capacité à communiquer avec des interlocuteurs variés et maîtrise rédactionnelle ;
- Capacité à travailler en réseau ;
- Grande autonomie et rigueur dans l’organisation du travail ;
- Savoir hiérarchiser et gérer les priorités ;
- Sens de l’anticipation ;
- Prise d’initiative selon le degré d’urgence ;
- Bonne maîtrise des logiciels bureautiques.
- Savoir-être
Rigueur, sens du service, organisation, réactivité, sens pratique, écoute.

3. Conditions d’emploi
- Type de contrat : CDI
- Période d’essai : 2 mois, renouvelable
- Rémunération : 25 à 27 K€ selon expérience et profil
- Catégorie d’emploi : Assistant Achat Junior
- Résidence administrative : Poitiers
- Lieu de travail : CHU Poitiers
- Financement par l’employeur de la prévoyance collective pour les risques : assurance décès, complément invalidité et maladie de longue durée ;
- Durée moyenne de travail hebdomadaire de référenc