Assistant de Direction

**À propos du poste**
Nous recherchons un assistant ou une assistante de direction pour rejoindre notre équipe dynamique. En tant qu'assistant(e) de direction, vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement de notre bureau en assurant un soutien administratif efficace et en facilitant la coordination des projets. Vous serez le point de contact principal pour les questions administratives et contribuerez à l'organisation générale de l'entreprise.

**Mission principale**:
Assurer le soutien administratif, organisationnel et logistique pour la direction du pôle Soins de Premier Recours. Le poste est axé sur la gestion interne, l’organisation des équipes et la coordination des processus administratifs.

**Activités principales**:
**1. Gestion administrative**:

- Rédaction et gestion des courriers administratifs, des comptes rendus de réunions, et des documents internes liés à la gestion du pôle.
- Préparation, classement et mise à jour des dossiers administratifs.
- Organisation des réunions internes et externes (prérequis administratifs, préparation des documents, gestion des agendas).
- Suivi des correspondances administratives et gestion des demandes internes.

**2. Coordination des équipes et des services**:

- Suivi des plannings des professionnels de santé, gestion des absences et organisation des remplacements.
- Gestion des demandes de congés, formations et événements internes pour le personnel.
- Coordination entre les différents services du pôle : gestion des flux d’informations, préparation des réunions de coordination entre les équipes médicales et administratives.
- Veiller à la bonne circulation de l’information entre les services internes et avec les partenaires externes.

**3. Gestion des ressources et des achats**:

- Suivi de l'approvisionnement en matériel médical et administratif, gestion des commandes et des stocks.
- Assurer la gestion des budgets alloués aux achats et au fonctionnement administratif, suivi des dépenses.
- Préparation et suivi des factures et des documents financiers liés au fonctionnement du pôle.

**4. Suivi des aspects réglementaires et qualité**:

- Veiller au respect des procédures administratives internes, en particulier celles liées à la gestion des dossiers, des documents et à la confidentialité des données.
- Participer à la mise en place et au suivi des indicateurs qualité pour le pôle.
- Aider à la préparation des audits internes concernant la gestion administrative et organisationnelle du pôle.

**5. Assistance à la direction**:

- Assurer un soutien direct à la direction pour les aspects administratifs du pôle (préparation de documents, rapports, présentation de dossiers).
- Organisation des tâches et des priorités selon les directives de la Direction, gestion de l'agenda de la Direction et préparation des éléments nécessaires à la prise de décision.

**Compétences requises**:

- **Compétences techniques**:

- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) ainsi que des logiciels métiers
- Compétences en gestion administrative, gestion des plannings.
- Connaissance des procédures administratives dans le secteur de la santé, notamment en termes de gestion des documents et de conformité.
- Compétences en gestion financière et suivi des budgets.
- **Compétences relationnelles**:

- Excellente capacité de communication orale et écrite.
- Rigueur, organisation et capacité à gérer les priorités.
- Autonomie, sens de l’initiative et discrétion.
- Esprit d’équipe et capacité à travailler en coordination avec des services multiples, tout en restant concentré sur les aspects administratifs.

**Profil recherché**:

- Rémunération**: Selon convention ANEM
**- Expérience**: Expérience dans un poste similaire avec connaissances du fonctionnement d’un établissement de santé
**- Qualités personnelles**: Rigueur, autonomie, capacité à gérer plusieurs tâches à la fois, esprit d’équipe et discrétion.

Type d'emploi : CDI

Rémunération : 25 000,00€ à 26 000,00€ par an

Horaires:

- Du lundi au vendredi
- Période de travail de 8 Heures
- Travail en journée

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

- Assistant de direction h/f ou similaire: 2 ans (Requis)

Disposition à l'égard des déplacements professionnels:

- 50 % (Requis)

Lieu du poste : En présentiel