Chargé D'administration Des Ventes

Fondée en 2009, TACTILE STUDIO résulte de la fusion entre une agence spécialisée dans le design inclusif, une agence de conseil et de formation, ainsi qu'un atelier de fabrication. Notre mission première consiste à concevoir et fabriquer des objets accessibles au public, principalement destinés aux musées. Avec une expérience de plus de dix ans, nous nous efforçons de repousser les limites, parfois même d'accomplir l'impossible, dans le but de rendre la culture accessible au plus grand nombre. Nos réalisations sont présentes au sein des institutions culturelles de renom à l'échelle mondiale, et également à portée locale, près de chez vous

En tant que Gestionnaire ADV au sein de l’équipe nantaise, vous aurez la belle mission de faire grandir de nombreux projets dans des musées et institutions culturelles prestigieuses

Vous serez la pierre angulaire entre les services commerciaux, administratifs et la production.

**Missions prioritaires**:

- **Préparation des dossiers d'appels d'offre**: Collecter et préparer tous les documents nécessaires pour répondre aux appels d'offre publics, en conformité avec les exigences spécifiques de chaque dossier (y compris signature électronique). Effectuer le dépôt des offres. Gestion administrative des sous traitants et des cotraitants et des pièces admin obligatoires les concernant.
- **Préparation et envoi des factures**: Générer les factures en conformité avec les termes spécifiques de chaque appel d'offre remporté, en s'assurant que tous les éléments facturables sont correctement documentés et en accord avec le contrat.
- **Suivi du phasage des projets **:Assurer le suivi en support/alerte des différentes phases des projets liés aux appels d'offre, en veillant à l'adéquation entre l'avancement des travaux et les échéances de facturation.
- **Gestion des révisions de prix**: Suivre les clauses de révision de prix prévues dans les contrats d'appels d'offre publics et appliquer les ajustements nécessaires
- **Relances et suivi des paiements**:

- **Réconciliation financière **:Assurer la concordance en collaborant étroitement avec le département comptabilité
- **Gestion des litiges financiers**: En cas de désaccord ou de litige concernant la facturation ou les paiements, agir comme point de contact
- **Rapports financiers spécifiques aux AOs**: Préparer des rapports financiers détaillés pour chaque appel d'offre, incluant les prévisions de revenus, les facturations effectuées, les paiements reçus, et tout écart significatif à analyser et à résoudre

**Missions secondaires**:

- **Veille des appels d'offres **:Assurer une veille régulière pour identifier les appels d'offres publics pertinents dans le secteur d'activité de l'entreprise.
- **Analyse des cahiers des charges**: Examiner minutieusement les cahiers des charges des appels d'offres pour en comprendre toutes les exigences et s'assurer que l'entreprise peut y répondre efficacement.
- **Coordination interne**: Travailler en étroite collaboration avec les équipes techniques, commerciales, juridiques, et financières pour rassembler les informations et documents nécessaires à la préparation des réponses aux appels d'offres.
- **Gestion des délais **:Suivre scrupuleusement les calendriers pour respecter les délais de soumission des offres et des différentes étapes du processus d'appel d'offres.
- **Suivi des soumissions **:Après la soumission des offres, suivre leur avancement, gérer les éventuelles demandes de précisions ou de compléments d'informations émanant des organismes publics.
- **Reporting**: Établir des rapports réguliers sur l'activité relative aux appels d'offre,
- **Veille réglementaire et formation **:Se tenir informé des évolutions législatives et réglementaires affectant les appels d'offres publics et participer à des formations si nécessaire pour maintenir et développer ses compétences dans ce domaine.
- **Gestion de la base de données des appels d'offre**: Maintenir à jour une base de données des appels d'offre, incluant les documents de soumission, les réponses reçues, et le statut de chaque offre.

**Compétences**
- Maîtrise du pack office (excel en particulier)
- Maîtrise d’outils collaboratifs type Suite Google Drive
- Connaissance des lois et des règles de la commande publique
- Connaissance des documents administratifs, des plateformes de marchés publics
- Maîtrise de l’anglais
- Forte capacité d'initiative pour gérer situations de manière autonome
- Aptitude à identifier rapidement les défis et à trouver des solutions efficace
- Doté(e) d'une organisation impeccable, d'un sens des responsabilités aiguisé et d'une rigueur exemplaire, vous excellez dans la gestion de plusieurs projets simultanément. Vous êtes à l'aise dans un environnement agile où les ressources peuvent être limitées, et vous savez tirer le meilleur parti des moyens disponibles pour obtenir des r