Gestionnaire Missions

**_Ce poste se situe au sein du Groupe Ressources Humaines et Relations Sociales, qui fait partie de la Division Administrative et Financière._**

Le Bureau des missions fait partie du Groupe Ressources Humaines et Relations Sociales, qui est composé de 9 personnels permanents.

**I.Mission**:
Le.la titulaire de cette fonction rapporte au Responsable des Ressources humaines et des Relations Sociales.

Le.La Gestionnaire missions gère les missions des collaborateurs SOLEIL, des personnels mis à disposition (888 missions en 2016), des utilisateurs subventionnés et des experts (918 missions en 2016), dans le respect des règles internes.

Il.Elle travaille en étroite collaboration avec le Bureau des utilisateurs, qui organise chaque année de nombreux évènements scientifiques, et le Groupe Finances.

**II.Responsabilités et tâches**:
1-Gérer les déplacements professionnels
- Renseigner et conseiller les collaborateurs.
- Entretenir les relations au quotidien avec l’agence de voyages et trouver des solutions en cas d’insatisfaction.
- Rechercher les meilleures conditions de transport et d’hébergement en adéquation avec les barèmes de la société.
- Réserver les moyens de transport (train, avion, bateau, cars, voiture) et l’hébergement (maison d’hébergement et/ou hôtels).
- Remettre les documents nécessaires au déplacement (billets, ordre de mission, plafonds de remboursement ).
- Effectuer les demandes de visas, informer sur les règles sanitaires et de sécurité des destinations (vaccins,).
- Gérer les missions liées aux séminaires, colloques, comités de programmes, congrès
- Créer la mission dans le logiciel dédié pour les utilisateurs externes.
- Gérer les imprévus de voyage (grèves, conditions climatiques,).
- Vérifier la facturation.
- Mettre à jour ou revoir la procédure de gestion des missions en fonction des évolutions règlementaires, du retour d’expérience et des analyses du marché et/ou de structures similaires.

2-Traiter les notes de frais
- Vérifier les notes de frais avant transmission au Groupe Finances.
- Relancer les personnels avant clôture des missions.
- Informer le Groupe Finances des provisions à effectuer pour les notes de frais de l’année N qui seront traitées en année N+1.
- Classer régulièrement et archiver annuellement les notes de frais.

3-Tenir à jour les documents de suivi/d’analyse et les documents de communication
- Préparer un tableau de suivi mensuel des missions et des dépenses associées.
- Ponctuellement, fournir des données aux responsables permettant de suivre les dépenses de leur équipe par rapport aux budgets.
- Rédiger, mettre à jour et communiquer les documents sur l’intranet concernant les missions et notes de frais (formulaires, plafonds de remboursement, modes opératoires,)

**III.Formation et expérience**:
Cet emploi est accessible à partir d’une formation de type BTS Tourisme, associée à une expérience professionnelle de plusieurs années de préférence dans le voyage d’affaires ou en entreprise en gestion de missions, ou à partir d’un baccalauréat associé à une solide expérience dans le domaine.

**Connaissances de bases indispensables**
- Avoir un niveau d’anglais courant (lu, écrit, parlé) ;
- Maîtriser les techniques de réservation (transport, hébergement) ;
- Travailler avec méthode et rigueur (contrôle et des règles internes) ;
- Savoir s’adapter à des interlocuteurs variés.
- Notions de comptabilité
- Travail d’équipe ;
- Diplomatie et fermeté ;
- Organisation ;
- Pédagogie et sens du service ;
- Patience ;
- Gestion des priorités et adaptabilité.
- Logiciel de gestion des voyages & de notes de frais (ex : Notilus) ;
- Utilisation d’un Self Booking Tool ;
- Pack office ;
- Internet.

**IV.Conditions générales d’exercice**:
Ce poste est un CDD de surcroît d’activité d’une durée de 12 mois.

Le lieu de travail se situe à Saint-Aubin (Essonne).