Assistant de Direction

L’association EMPREINTES (secteur médico-social)

recrute:
Pour le Territoire Seine-Saint-Denis dont le poste est basé à Saint-Ouen

**1 Assistant.e de Direction**

**CDI Temps Plein**

Poste à pouvoir immédiatement

**Qui sommes-nous** **?**

L’association EMPREINTES organise l’action sociale et médico-sociale au profit des personnes les plus précaires, afin de favoriser leur inclusion au sein de la société. Elle accompagne les personnes en situation de précarité sociale, professionnelle et/ou médicale, de mal logement, d’exclusion, d’immigration ou relevant de la protection de l’enfance.

L’association gère actuellement 37 services sociaux et médico-sociaux et intervient sur les départements de SEINE ET MARNE, SEINE ST DENIS, de l’ESSONNE et de’ L’YONNE.

Nous vous proposons d'intégrer une entité avec de fortes valeurs sociales et sociétales de plus de 400 collaborateurs.

**L’Assistant.e de Direction** est placé.e sous l’autorité directe du Directeur / de la Directrice du Territoire.

Il/Elle apporte à sa Direction aide et soutien en termes d’accueil, de suivi des dossiers, d’organisation et de communication.

**Missions générales**:

- Assure le travail de secrétariat et d’assistance de la direction. A ce titre, participe à la rédaction et à la mise en page de tous documents ou rapports demandés par sa hiérarchie ainsi que la saisie de courriers, ou autres textes ;
- Assure la gestion administrative du personnel ;
- Etablit l’état préparatoire des salaires, etc

**Activités du poste**:
Tient informé la Direction de tous évènements en lien avec le fonctionnement des établissements.

**Ressources humaines (en lien avec le Siège de l’association)**:

- Centralise la gestion administrative du personnel ;
- Collecte les éléments variables de paie, élabore l’état préparatoire des salaires ;
- Formation : enregistre et veille à la conformité des demandes, et assure la transmission vers le siège des documents de suivi de formation ;
- Gestion des dossiers RH avec suivi des mouvements ;
- DUERP : suivi et mise à jour du tableau ;
- Assure en lien avec la médecine du travail l’ensemble des obligations (RDV, convocations.) ;
- Veille à la bonne tenue des dossiers du personnel (fiche salariée, contrats ) ;
- En lien avec le siège, effectue l’ensemble des envois RH ;
- En lien avec le siège, se tient informé.e de l’ensemble des évolutions de la CCN 66 et autres règles de droit.

**Assistanat de Direction**:

- Rédige à la demande de la Direction : courriers, notes de services, tableaux, etc ,
- Saisi, met en forme, édite des documents pour la Direction,
- Assure chaque fois que nécessaire, la gestion de l’agenda de la Direction,
- Diffuse des notes de service émanant de la Direction,
- Classe et archive les documents de la Direction,
- Participe à la mise en place des divers évènements organisés par le Territoire,
- Gère et traite les courriers, mails, à destination de la Direction,
- Participe aux réunions de Direction,
- Traite et suit les dossiers confiés.

**Développement / Communication**:

- A la demande de la Direction, transmet les informations émanant du Siège ;
- Participe à la mise en place des divers événements organisés par le Territoire et/ou par l’association, et élabore des supports de communication y afférant.

**Suppléance (En cas d’absence du responsable administratif)**:

- Réalise le suivi administratif des dossiers (assurances, véhicules, partenaires, fournisseurs) ;
- Assure le suivi de la facturation en lien avec le service comptabilité ;
- Assure la mise à jour les dossiers logements, véhicules, copieurs et autres dossiers nécessaires à l’organisation des services, en lien avec les secrétaires ;
- Assure le lien avec l’ensemble des partenaires techniques (logistique, maintenance, sécurité ).

**Le profil que nous recherchons**

Les « savoirs » : Formation et diplômes
- Être titulaire d’un diplôme de niveau 5, BTS, DUT secrétaire/assistant.e de direction ;
- Connaître les règles de fonctionnement institutionnel et associatif.

Les « savoir-faire » : Maitrise de la mise en œuvre des techniques, méthodes et outils
- Savoir positionner sa fonction au sein de l’organisation et identifier rapidement les bons interlocuteurs ;
- Savoir respecter les échéances ;
- Rigueur, autonomie dans la mise en œuvre de son travail ;
- Maîtriser les logiciels informatiques classiques (Word, Excel, PowerPoint, etc.) ;
- Avoir des capacités rédactionnelles avérées ;
- Être capable de polyvalence

Les « savoir-être » : Aspects comportementaux et relationnels spécifiques au poste
- Respecter strictement les obligations de confidentialité et de discrétion ;
- Faire preuve de loyauté envers l’association ;
- Travailler en équipe pluridisciplinaire ;
- Être ponctuel, disponible, polyvalent sur les activités du poste
- Faire preuve d’écoute et de diplomatie envers tout interlocuteur, interne comme externe ;
- Être respectueux des procédures et normes ;
- Être organisé et rapide dans l’exécution des tâches/missions ;
- Êt