Coordinatrice Responsable Secretariats Medicaux

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

COORDINATRICE RESPONSABLE SECRETARIATS MEDICAUX

**CONTRAT**

CDD; Détachement; Mutation

**DESCRIPTIF**

DEFINITION DU POSTE

Au sein d'un pôle d'activité clinique et/ou médicotechnique, planifier, organiser et piloter les activités de secrétariats médicaux en animant une équipe de professionnels et en veillant à l'efficacité et à la qualité des prestations fournies.

SPECIFICITE DE LA FONCTION

Encadrement d'équipes de secrétaires médicales et d'adjoints administratifs de secteurs et de spécialités médicales et/ou médicotechniques différentes, personnels titulaire, stagiaire ou contractuel.

Chaque coordinatrice a une fiche de poste spécifique concernant certaines missions, en fonction de son affectation.

LIEU D'EXERCICE

Au sein d'un pôle du CHU.

ACTIVITES PRINCIPALES

Encadrement / Management

Gérer le temps de travail en adéquation avec la charte GTT du CHU.

Mettre en place, suivre et évaluer les objectifs fixés.

Anticiper, prévenir et gérer les conflits au sein des équipes : médiation et/ou prise de décision.

Etudier la charge de travail, anticiper les besoins, planifier l'activité ; rationnaliser les ressources (gestion des effectifs, des moyens matériels et logistiques) et les suivre.

Conduire les entretiens dévaluation annuels, mettre à jour les fiches de poste, rédiger les fiches de notation.

Evaluer les compétences professionnelles du personnel contractuel.

Motiver, dynamiser, valoriser et favoriser les échanges au sein des équipes.

Accompagner les parcours et projets professionnels.

Fonctions transversales

Organiser et coordonner les travaux amélioratifs et la livraison des commandes de mobiliers.

Coordonner et suivre les prestations de maintenance et de logistique.

Accueillir, intégrer et accompagner les nouveaux personnels et développer les compétences ; identifier les besoins en formation.

Présenter le métier aux étudiants en secrétariat médico-social, participer aux jurys de fins d'études, accueillir les stagiaires en sassurant de leur tutorat.

Organiser, animer et participer à des groupes de travail et des réunions sur le court et moyen termes (activités), moyen et long termes (politique de l'établissement, du pôle et des services).

Mettre en place et suivre lharmonisation des bonnes pratiques au sein des secrétariats médicaux.

Assurer le suivi des déclarations des évènements indésirables.

Stratégie

Mettre en place des organisations, piloter lactivité, suivre et contrôler la qualité du service rendu aux usagers au travers dindicateurs (tableaux de bord, audits).

Réaliser des études et des rapports : conseils techniques et expertises sur le fonctionnement des secrétariats médicaux auprès des Directions et des Centres de Formation, sur le court et moyen terme (activités), moyen et long terme (politique de létablissement, du pôle) être force de propositions.

Définir, rédiger des procédures et protocoles en respectant les consignes et les recommandations dans le cadre de la démarche qualité.

Recueillir, analyser, mettre en cohérence et synthétiser les informations disponibles (textes réglementaires, données de terrain, discours des partenaires et des usagers) et diffuser l'information avec priorisation et suivi.

Contribuer au plan de modernisation de létablissement en relayant la politique menée auprès des équipes des différents secrétariats médicaux

SAVOIR FAIRE SOUHAITES

Savoir évaluer, manager les équipes : animer, mobiliser, accompagner les agents vers lévaluation des pratiques professionnelles, anticiper et gérer les difficultés de communication, dans une dynamique constructive (écoute, diplomatie, équité).

Etablir des plannings et des méthodes dorganisation au regard des variations de lactivité et des priorités.

Participer à la conception des projets de service et d'équipe et à leur mise en place ; fixer clairement les objectifs et évaluer les résultats individuels et/ou collectifs ; mettre en place des actions amélioratives et/ou correctives.

Décider et /ou influencer des stratégies de management et de changement.

Savoir négocier : communiquer, écouter, discuter, et agir afin de parvenir à la meilleure alternative pour un accord négocié ; savoir arbitrer.

Identifier et analyser les problématiques humaines, logistiques et techniques.

CONNAISSANCES ASSOCIEES

Communication / relations interpersonnelles

Droit de la santé dans son domaine d'activité

Évaluation de la charge de travail

Gestion administrative

Logiciels dédiés au traitement de l'information médicale

Management

Organisation et fonctionnement interne de l'établissement

Risques et vigilances

Stratégie et organisation / conduite du changement

SAVOIR ETRE

Porter et transmettre les valeurs de linstitution au sein de léquipe.

S'adapter à des situations variées, aux personnes et à la pluridisciplinarité, en restant maître d