Assistant-e Administratif-ve Bilingue

**Context & Job description**
Le bureau des utilisateurs de l'ESRF veille au bon déroulement de son vaste programme d'expériences publiques réalisées sur 36 instruments différents (lignes de lumière). Sa mission est de garantir le bon fonctionnement des procédures d'accès mises en place pour la communauté des utilisateurs tout en veillant à ce qu’elles soient en phase avec l’évolution scientifique et opérationnelle de l’ESRF. Le bureau des utilisateurs de l'ESRF sert d’intermédiaire entre les utilisateurs scientifiques du programme public et l'ESRF. C'est également le lien entre l'ESRF et son comité d'utilisateurs qui représente les différentes communautés scientifiques.

En tant qu'assistant-e administratif-ve du bureau des utilisateurs, vous travaillerez en coordination avec ses deux autres membres administratifs.

Vos missions sont les suivantes:

- Gérer tous les aspects administratifs du programme expérimental (coordination de la réception et de l'examen des demandes de temps de faisceau sur les lignes de lumière et organisation des réunions (sur site et en ligne) du comité examinant ces propositions, préparation d’invitations pour les participants des comités)
- Organiser les visites des scientifiques (répondre aux courriels, traiter et envoyer les invitations, les assister dans les procédures administratives liées à leur expérience, les assister dans les questions liées à leur voyage)
- Apporter assistance aux visiteurs scientifiques, y compris par la création et maintenance des pages web compréhensives
- Maitriser et assurer le contenu du « ESRF User Portal » (outil informatique de gestion des propositions, des expériences et des visiteurs scientifiques)
- Contribuer à la production de statistiques sur les propositions, expériences et visiteurs
- Organiser l’évènement annuel pour les visiteurs scientifiques
- Apporter une assistance administrative au comité d'utilisateurs
- Apporter une assistance administrative pour d'autres activités et tâches entreprises par le bureau pour aider et soutenir les utilisateurs scientifiques

**Expected profile**
- Diplôme d’enseignement secondaire (BA, Licence, HND, HNC, BTS, DUT, Bachelor, Meister Vordiplom, Laurea Triennale, Diplomatura, ou équivalent) d'une valeur de 120 à 180 ECTS
- Au moins 5 ans d'expérience professionnelle
- Excellent niveau d'anglais et de français
- Très bonnes compétences et expérience en l’utilisation de Excel
- Bonnes compétences en informatique (traitement de texte et présentations)
- Capacité à apprendre et à maîtriser de nouveaux outils informatiques spécifiques à l'ESRF
- Bien organisé.e, capable de travailler de manière indépendante et en équipe
- Volonté d'assumer la responsabilité des activités et de développer de nouvelles compétences
- Bonnes compétences en communication vous permettant de travailler dans un environnement multiculturel

**Working conditions**
Contrat à durée indéterminée.

Le salaire sera calculé en fonction du niveau de qualifications et de l'expérience professionnelle pertinente

Ce que nous vous proposons:

- ** Rejoignez** un institut de recherche international innovant, dont les équipes proviennent de 38 pays différents
- ** Collaborez** avec des experts partout dans le monde pour faire progresser la science et relever les défis sociétaux
- Venez vivre à Grenoble - **une ville dynamique,** au coeur des Alpes, et la Capitale Verte Européenne en 2022
- ** Profitez** d'un cadre stimulant conçu pour favoriser un bel **équilibre de vie professionnelle-vie privée**:

- Bénéficiez de **nos avantages sociaux** et** indemnités**, ainsi qu'un **support financier si vous devez déménager de loin pour venir vous**
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