Gestionnaire Administratif Et Financier

**À propos de nous**: **Une université d’excellence** Université de recherche intensive, leader mondial en écologie, l’Université de Montpellier est un établissement public expérimental qui figure dans le top 200 du classement de Shanghai. Elle couvre plusieurs champs disciplinaires sciences et techniques, droit, économie, environnement, administration, gestion, médecine, pharmacie, activités physiques et sportives, biologie, informatique, sciences de l’éducation, science politique. Elle a obtenu en 2022 la labellisation I-SITE (Initiative Science Innovation Territoires Economie) qui associe 15 partenaires de recherche et d’innovation du territoire. Ce Programme d'Excellence (PEI) porté par l’Université de Montpellier s’articule autour des enjeux "Nourrir, Soigner, Protéger" et s’appuie sur tous les domaines scientifiques de l'Université et de ses partenaires. Elle coordonne le Pôle Universitaire d’Innovation (PUI). **Une université engagée** Vigilante envers toutes formes de discriminations, l’Université de Montpellier est engagée pour la promotion de la diversité, l’égalité entre femmes et hommes et pour l’inclusion des personnes en situation de handicap. Elle est attachée aux fondements du service public, à la laïcité, à l’égalité des chances et à l’accès de tous aux savoirs. Elle promeut les valeurs académiques telles que l’éthique, l’intégrité scientifique et la liberté universitaire. L’UM place enfin le développement durable au cœur de sa politique et de son savoir-vivre. Une démarche saluée par le palmarès du Times Higher Education qui la place en tête des universités françaises les plus performantes en terme de développement durable. Dans le cadre de ses engagements, l’université promeut le CV sans photographie. **Structure de rattachement**: Direction Vie des Campus (DVC) **Environnement de travail**: Au sein de la Direction Vie des Campus (DVC), le service vie étudiante, composé de 8 agents, a pour mission de: 1.Mettre en œuvre la politique « Vie Étudiante » de l'Université en liaison avec la Vice-Présidente Étudiante (VPE) et le Bureau de la Vie Étudiante (BVE) 2.Participer à l'amélioration des conditions de vie étudiante : accueil des étudiants, animation et gestion des Maison des Etudiants (MDE) et de l'(S)pace, développement de projets, gestion de l'aide sociale étudiante 3.Accompagner les associations étudiantes dans leurs démarches et leurs projets et soutenir les initiatives étudiantes. Au sein du Service Vie Étudiante de la Direction Vie des Campus, la Maison des Étudiants Aimé Schoenig, située sur le campus Richter, accueille plus de 130 événements annuellement, tels que des conférences, colloques, théâtres, et concerts, répartis dans ses divers espaces: - Une salle de spectacle pouvant accueillir jusqu'à 250 spectateurs. - Un hall d'accueil. - Une salle de réunion. - Une salle de musique. - Un studio d'enregistrement. **Mission**: **Mission principale**: Placé sous la responsabilité hiérarchique de la cheffe du service vie étudiante (SVE) et en étroite collaboration avec l’équipe de la Maison des Etudiants (MDE) Aimé Schoenig composée d’un gestionnaire administratif et de soutien à la régie technique et d’une régisseuse générale, le gestionnaire administratif et financier a pour missions d’: 1) Assurer la gestion administrative et financière de la MDE 2) Accompagner et développer l'accueil des activités afférentes à la MDE **Activités**: **a) Gestion administrative**: - Assurer la gestion et le suivi de l'occupation des espaces (dossier de mise à disposition, collecte des documents pour les dossiers de réservation, saisie et suivie des fiches événements de la Direction Logistique, suivi des conventions) - Préparer le comité de pilotage et les comités de gestion commun aux trois structures de la vie étudiante ((S)pace, MDE Triolet, MDE Richter) : constituer des dossiers, rédiger les comptes-rendus, les courriers de notification, les conventions et les documents administratifs annexes et assurer le suivi de l'ensemble de ces documents - Concevoir, rédiger et réaliser le rapport annuel d'activité de la MDE en lien avec les autres gestionnaires des espaces de la vie étudiante - Saisir les déclarations aux autorités culturelles réglementaires afférentes aux activités de la MDE (SACEM, SACD, DRAC Occitanie, CNC) - Création et suivi du questionnaire transmis à l'issue de l'accueil de l'événement (processus démarche qualité). **b) Gestion financière**: - Solliciter des devis auprès des fournisseurs et assurer la mise en concurrence - Gérer les achats, saisir et valider les bons de commandes dans SIFAC WEB, suivre les livraisons de matériel et traiter les factures pour la MDE et le cas échéant pour le service - Suivre les stocks - Suivre le budget de la MdE Richter (dépenses/recettes) - Suivre le marché de nettoyage, procéder aux commandes des prestations supplémentaires et participer aux comités de pilotage liés à cette prestation - Suivre le marché de gardiennage et procéder aux