Assistant D’activités

**Descriptif de l'entité et de l'activité** Acteur majeur dans le domaine des gaz à usage médical, Air Liquide Santé France est un établissement pharmaceutique dont la vocation est d'assurer, aux établissements hospitaliers, la qualité et la sécurité de leurs approvisionnements en gaz médicaux, les moyens et matériels pour leur mise en oeuvre et des prestations de services contribuant à l’amélioration des soins donnés aux patients. **Quelle sera votre contribution et comment vous épanouir dans ce poste ? Rattaché(e) au Pharmacien Responsable, Directeur Sécurité et Qualité des Opérations et Produits de Santé & RSE, l’assistant(e) d’activité gère le périmètre administratif des activités de la DiSQOPS, notamment les activités pharmaceutiques liées à l’exploitation des médicaments (lien d'intérêt, publicité) tout comme les activités relatives au département (sécurité, RSE, Qualité, Réglementaire). Il/elle est amené(e) par ailleurs à prendre en charge certaines missions pour la Direction Générale et la Direction commerciale. 1. Assistanat DiSQOPS, Direction Commerciale et Direction Générale - Organisation des CODIR, des réunions de services et compte-rendu - Organisation d’évènements divers (convention, voeux, déplacement du directeur général ) - Commandes sur WISE / SAP pour DISQOPS, Commercial, Marketing (Ville & Hôp) ; DG - Traitement factures fournisseurs (Prises en charge direct - PEC) - Traitement factures sur EPINAL-SAP (factures en souffrance ou problèmes de commande) - Gestion de l’architecture documentaire DiSQOPS - Suivi et archivage planning de présence pharmaceutique et Permanence de Service - Point de contact entre InfoKalinox Ville & Prestataires formation - Réservation salles de réunion & avis de visite - Autres demandes "spécifiques" : challenges ESA, affiches sécurité, RSE - Mise à jour informations sur page Intranet DiSQOPS - Commande fournitures, calendriers et agendas (pour les équipes de Bagneux) - Tri et dispatch du courrier DG, DISQOPS et Direction commerciale - Rédaction et suivi des courriers IMS 2. Activités spécifiques Qualité Exploitant - EPS (Déclaration Conventions à Ethique Professionnels de Santé) lié à cette activité - mise à jour du Tableau suivi DMOS - Envoi contrats/conventions en signature via DOCUSIGN - Déclaration TLI (Déclaration à Transparence Santé), Tableau suivi factures pour TLI - Dépôt de publicité sur le site de Démarches Simplifiées(Ansm) - Tableau suivi DIM (Demande Information Médicale) 3. Administrateur Base documentaire ENNOV - Création & mise-à-jour des profils - Suivi et diffusion Révisions Processus - Extraction Processus pour BPM/BPO - suivi KPI - Qualité 4. Support “vie du site” - Diffusion note de nomination et d’organisation - Mise à jour listing évacuation Symbiose - Rédaction et suivi des délégations de pouvoirs - Organisation logistique (planification des dates, repas, réservation de salles ) pour les journées d’intégration. **Etes-vous LA personne faite pour ce poste ? Vous avez une expérience de 5 ans minimum en assistanat de direction, et vous êtes à l’aise à l’utilisation de la suite google et de SAP. Les qualités requises pour réussir ce poste sont: - Rigueur - Capacité d’organisation - Confidentialité - Esprit d’équipe - Sens du client - Sens du résultat **Nos différences font notre performance** Chez Air Liquide, nous nous engageons à créer un environnement de travail collaboratif et inclusif qui reflète la diversité de nos collaborateurs, de nos clients, des patients et de nos parties prenantes ainsi que des cultures à travers le monde.