Assistant.e de Direction

Rejoindre le Groupe SOS Solidarités, c'est rejoindre une association engagée et en mouvement.
Le Groupe SOS Solidarités est un acteur majeur des secteurs du médico-social et du social, avec plus de 260 établissements répartis sur le territoire métropolitain et en outre-mer. Expert dans le domaine du handicap dont l'autisme, de l'addictions, de l'asile et de l'intégration, nous intervenons également pour accompagner les personnes vers le soin, le logement et l'emploi ou dans leur parcours judiciaire, avec la volonté d'accompagner chaque situation.

Le Groupe SOS Solidarités est membre du Groupe SOS, groupe associatif, leader de l'entrepreneuriat social en Europe.
Il regroupe 650 associations, entreprises sociales et établissements, qui combattent, agissent et innovent au profit des personnes en situation de vulnérabilité, des générations futures et des territoires.
Depuis sa création en 1984, lors des années sida, le Groupe SOS : combat toutes les exclusions ; agit pour l'accès de toutes et tous à l'essentiel ; et innove face aux enjeux sociaux, sociétaux et environnementaux.
Non-lucratif, sans actionnaire, le Groupe SOS et ses 22.000 personnes employées agissent en France et dans plus de 40 pays, auprès de 2 millions de bénéficiaires.

Dans le cadre d'une mutualisation de poste entre la Direction du Pôle Addictions Marseille (réunissant plusieurs CPASA et CAARUD, structures d'accompagnement pour des personnes en situation d'addictions) et le dispositif SIDIIS (équipe mobile en santé mentale), l'association Groupe SOS Solidarités recherche un.e assistant.e de direction / administratif.ve qui aura pour mission de soutenir les directrices d'établissement et les professionnel.le.s dans leurs missions.
Présent.e à hauteur de 40% (2 jours / semaine) sur le Pôle Addictions aux côtés de la Directrice d'établissement, il.elle aura pour missions:
Gestion administrative : paiement des factures et suivi comptable ; réalisation des notes de frais ; tenue de la caisse ; classement et archivage ; commandes des fournitures et matériels divers ; gestion et suivi des sinistres ; réception et envoi des courriers ; support à la rédaction de courriers et notes divers ; etc.
Gestion des ressources humaines : médecine du travail ; suivi des arrêts maladies et des AT ; saisie des salariés sur le logiciel RH ; préparation des embauches ; rédaction des contrats de travail ; tenue des dossiers du personnel ; préparation des éléments de variables de paie et leur saisie ; suivi des compteurs congés et RTT et de la planification des congés ; suivi des heures réalisées ; suivi des plans de formations ; etc.

Présent.e à hauteur de 60% (3 jours / semaine) sur SIDIIS, outre les missions pré-citées, l'assistant.e de direction aura également pour missions, aux côtés de la cheffe de service et des professionnel.le.s:
Soutien à la planification et suivi de l'activité : aide au suivi des plannings et à la mise à jour de l'agenda d'équipe ; soutien à la planification de l'activité (gestion des rendez-vous).
Aide au suivi et à la tenue des dossiers bénéficiaires : tenue des dossiers des personnes accompagnées (papier et informatique) ; aide à la mise à jour du système d'information ; envoi des ordonnances et des prescriptions médicales ; demande de dossiers médicaux (hôpitaux, laboratoires, etc.) ; lien avec les services de tutelle / curatelle ; réalisation de dossiers divers.

BTS Assistante de direction exigé (ou équivalent). Vous justifiez d'une première expérience de la gestion administrative du personnel et/ou en secrétariat.

Votre aisance rédactionnelle et relationnelle, votre réactivité, votre polyvalence ainsi que votre sens de l'organisation et votre rigueur sont des atouts indispensables pour ce poste.

Vous êtes également doté(e) d'une grande discrétion et d'un esprit d'équipe.

Une bonne maîtrise de Word et Excel et des notions en comptabilité sont également indispensables pour la réalisation des missions.

Vous êtes à l'aise avec les enjeux liés à la grande précarité, aux addictions et aux troubles psychiques et avez une posture non-jugeante. Vous adhérez aux principes et valeurs de l'association Groupe SOS Solidarités.

Savoir-être:

- disponibilité
- polyvalence
- organisation
- sens du contact
- discrétion
- travail en équipe
- rigueur
- capacité d'écoute

Savoir-faire:

- être réactive.tif face aux demandes et aux urgences (réactivité au stress)
- bonne expression écrite et orale
- savoir assurer un suivi rigoureux
- être force de proposition
- savoir anticiper les besoins