Responsable Pôle Accueil Et Assistant de Direction

La ville de Caluire-et-Cuire est une commune de plus de 43 000 habitants située au cœur de la Métropole de Lyon.

Attractive et dynamique, elle compte environ 600 agents permanents et ne cesse de s'interroger sur l’amélioration continue de la qualité du service aux usagers tout en veillant à la responsabilisation, au développement des compétences et au bien-être de ses agents au travail.

Vous souhaitez intégrer une équipe dynamique au sein d'une administration locale en plein développement ?

La Ville de Caluire-et-Cuire recherche son futur responsable du pôle accueil RH / assistant de direction (h/f) auprès de la Directrice des Ressources Humaines

Si vous êtes rigoureux, doté d'un excellent sens de la communication et capable de gérer des priorités avec efficacité, ce poste est fait pour vous

**Missions**:
En tant que responsable du pôle accueil RH / Assistant de direction au sein de la Direction des Ressources Humaines, vous serez en charge de fournir un soutien administratif efficace à la Directrice des Ressources Humaines.

De plus, vous piloterez le pôle accueil RH et managerez les 2 agents qui le compose.

**Activités principales**:
ASSISTANT DE DIRECTION DE LA DRH
- Gérer l'agenda de la Directrice des Ressources Humaines en organisant les réunions, les rendez vous en fonction des priorités et les déplacements.
- Montage de rendez-vous et organisation de réunions avec des partenaires ou des événementiels ainsi que l’organisation des instances paritaires (CAP, CCP, CST) ;
- Préparer et organiser les documents nécessaires pour les réunions, y compris l’ordre du jour, les comptes rendus et les présentations.
- Traiter et filtrer les appels téléphoniques, les courriers électroniques et les correspondances entrants et sortants.
- Assurer la gestion des dossiers confidentiels de manière sécurisée et organisée.

**MANAGEMENT DE L’ACCUEIL**
- Encadrer et superviser les activités quotidiennes des agents d'accueil de la DRH (remboursement de frais de déplacement, ordre de mission, chèques vacances, forfait mobilité ) en lien avec les services dans l’optique d’une meilleure fluidité des informations
- Structurer les processus et procédures des missions de l’accueil et développement d’outils adaptés
- Assurer un accueil professionnel et courtois des visiteurs, des collaborateurs internes, renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent ;
- Gérer les plannings de travail des agents et veiller à ce que les besoins opérationnels de l'accueil soient satisfaits ;
**Profil : Connaissances et compétences**
- Techniques de secrétariat,
- Compétences managériales
- Compétences rédactionnelles,
- Maîtriser l’outil informatique et les logiciels bureautiques type libre office, Ciril RH, klaxoon etc...
- Connaissances en gestion de plannings.

**Aptitudes et qualités**
- Discrétion et confidentialité,
- Aisance relationnelle,
- Sens des responsabilités et des priorités,
- Autonomie, organisation et rigueur,
- Adaptabilité et réactivité,
- Sens du travail en équipe,
- Sens du reporting.

**Environnement relationnel Internes**: L’ensemble des services municipaux, assistante de la DGS, Cabinet du maire Externes : Les partenaires institutionnels (autres collectivités ou établissements publics, services de l’Etat), des entreprises

**Conditions de travail Contraintes/Horaires**:

- Disponibilité - Horaires variables en fonction des besoins de la DRH
- Congés d’été fixés en fonction de la DRH

**Les + à la ville de Caluire-et-Cuire**:

- Un régime indemnitaire mensuel et une prime de fin d'année équivalente à la somme du traitement de base indiciaire et de l'indemnité de résidence.
- Une politique d'action sociale volontariste comprenant notamment des titres restaurant d'une valeur faciale de 7€ avec une participation employeur de 50% et un comité social culturel propre à la ville et permettant d'avoir accès à de nombreuses prestations qui peuvent constituer un vrai complément de rémunération.
- Une politique d'accompagnement aux parcours professionnels dynamique avec notamment, une école interne de préparation aux concours et examens professionnels.
- Temps de travail de 38h hebdomadaires avec 25 jours de congés annuels, 18 jours d’ARTT incluant la journée de solidarité et 2 jours de fractionnement attribués sous conditions

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 12 mois

Rémunération : 1 800,00€ à 2 200,00€ par mois

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- RTT

Horaires:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Rémunération supplémentaire:

- Prime annuelle

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

- Assistant de direction h/f ou similaire: 1 an (Optionnel)

Langue:

- Anglais (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 01/12/2024