Secrétaire D’établissements

L'Etablissement d'Accueil Non Médicalisé Résidence La Ramade accueille des personnes adultes dont la capacité ne permet pas ou plus d’exercer une activité professionnelle.
- A l’origine, l’établissement était géré par l’Association La Merci. L’établissement est dorénavant géré par l’association Itinova.
- La structure accueille des personnes en situation de handicap possédant une orientation « E.A.N.M » délivrée par la CDAPH (Commission des Droits et de l’Autonomie des Personnes Handicapées). Les personnes accueillies sont accompagnées par une équipe pluridisciplinaire dynamique qui met en œuvre jour après jour le projet d’établissement basé sur l’humanité, la dignité et le respect de l’intégrité de chacun.
- L’accompagnement individualisé des résidents s’effectue essentiellement à partir des actes de la vie quotidienne, des déplacements au sein de la structure mais aussi à l’extérieur de l’établissement (visite, loisirs, achats, rendez-vous médicaux ).
- Diverses activités, sous forme d’ateliers, sont proposées aux résidents chaque jour de la semaine par l’équipe éducative, composée de professionnels aux formations diverses et complémentaires. L’objectif de ces temps d’activités, est de permettre à chacun de trouver sa place dans un groupe, de mettre en valeur ses capacités, de se sentir reconnu dans ce qu’il est et dans ce qu’il fait. Il s’agit de développer l’individualité au sein d’un collectif.

DESCRIPTION DU POSTE
- Itinova recherche pour son pôle administratif des établissements en Vaucluse situé à Vaison la Romaine une secrétaire H/F.- Itinova est un groupe sanitaire, social et médico-social à but non lucratif, au service de la Personne. Structuré en 6 pôles d’activités, Itinova intervient dans les champs du handicap adulte et enfant, de la protection de l’enfance, de la précarité, de l’accueil des personnes âgées et du sanitaire. Aujourd’hui, il rassemble autour de son siège situé à Villeurbanne, 2665 professionnels, 70 établissements et services, permettent d’accompagner plus de 7 300 personnes parmi les plus vulnérables, en situation de handicap, d’exclusion ou de perte d’autonomie, à tous les âges de la vie.- Description du poste : Le poste de secrétaire est situé à Vaison la Romaine au sein de l’EANM La Ramade mais il rassemble dans les tâches le secrétariat de l’EANM La Rouvillière également, situé à Vaison la Romaine.**LE POSTE**
- Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice des établissements en Vaucluse et en lien avec l’ensemble du pôle de direction et administratif, vos domaines d’intervention et principales missions sont:
- Assurer l’accueil physique et téléphonique
- Réceptionner les appels téléphoniques, accueillir les personnes se présentant physiquement (familles, partenaires, professionnels, fournisseurs, formateurs...)
- Informer et orienter les personnes
- Assurer des activités administratives
- Créer, enregistrer et tenir à jour les dossiers
- Préparer les contrats de séjours et les documents à transmettre aux personnes accompagnées et/ou familles au moment de l’admission
- Assurer le suivi de la signature et de l’enregistrement au dossier des documents
- Assurer le suivi des documents nécessaires au départ ou sortie des effectifs d’une personne accompagnée
- Tenir à jour l’ensemble des dossiers
- Suivi de l’archivage des dossiers des personnes accompagnées
- Participer aux activités de suivi de données, saisie d’éléments de facturation...
- Faire circuler les informations auprès du pôle administratif, de la direction, des professionnels
- Gérer la logistique de projets ponctuels
- En lien avec l’Assistante de Direction:

- Assurer la frappe des courriers (familles, mandataires judiciaires...)
- Assurer les états des lieux entrants et sortants
- Participer au suivi statistique, enquêtes etc...
- En lien avec les deux Cheffes de Services:

- Faire les demandes de contrats à durée déterminée en temps et en heure auprès du gestionnaires paies selon les indications données par les deux CS
- Editer à réception ces contrats, les faire signer et les distribuer
- Assurer des activités de secrétariat
- Ouvrir, Enregistrer, distribuer, expédier les courriers
- Assurer la frappe de notes, courriers, rapports, comptes-rendus, attestations, tableaux divers
- Organiser et assurer l’archivage de différents dossiers

PROFIL SOUHAITÉ
- Technique d’écoute et de relation à la personne- Technique d’écrit, aisance rédactionnelle- Pratique des outils bureautiques,**La maitrise du logiciel Octime Planning, serait appréciée**
- Technique d’accueil du public- Discrétion et confidentialité- Avenant, dynamique, motivé(e) et rigoureux(se)- Bon communiquant, diplomate, loyal et impliqué.- Aptitudes à travailler en partenariat et esprit d’initiative.- Permis B.EXPÉRIENCE
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