Assistante ou Assistant de Gestion Administrative

Grande école d’ingénieur généraliste de l’IMT-Institut Mines-Télécom, premier groupe d’écoles d’ingénieurs de France, **IMT Atlantique** a pour ambition d’accompagner les transitions, de former des ingénieurs responsables et mettre l'excellence scientifique et technique au service de l'enseignement, de la recherche et de l'innovation.

Au sein du Département Systèmes Energétiques et Environnement (DSEE) et sous la responsabilité du responsable du département, nous recrutons une assistante ou un assistant de gestion administrative.

Vous contribuez à l’animation et à la mise en œuvre de la gestion administrative du département, vos missions principales seront les suivantes:

- **Gestion des personnels y compris recrutement, élaboration des dossiers d’accueil, dossiers de recrutement des doctorants, stagiaires, CDD en interface avec la Direction de la Recherche et la Direction des Ressources Humaines.**
- Constitution des dossiers et suivi des échéances.
- Suivi relationnel avec les intéressés avant et pendant la durée du séjour (alerte des problématiques éventuelles : titres de séjour, prolongations, difficultés ).
- Accueil physique des nouveaux arrivants (CDI, CDD, stagiaires) ; s’assurer de leur bonne intégration en s’appuyant sur les services et supports à disposition (badge, bureau, ordinateur, signature contrat de travail etc.)
- **Gestion des missions nationales et internationales.**
- **Gestions diverses DSEE**
- Assurer un soutien sur certaines activités administratives en interface entre les fonctions supports et les enseignants-chercheurs du département et/ou au chef de département (suivi signatures autorisations diverses, cumul, menues dépenses, planification des entretiens annuels).
- Logistique des locaux.
- Elaboration des bons de commande hors matériels scientifiques (inscription congrès, adhésion sociétés savantes etc.).
- Veiller à la bonne circulation des informations au sein du département.
- Programmation des réunions de laboratoire.
- Mise en place et suivi d’un planning hebdomadaire pour les personnels du DSEE, notamment du fait du télétravail flottant.
- **Gestions des dossiers administratifs des intervenants du Msc PBPE/PM3E ; organisation de leurs déplacements et séjours à Nantes ; accueil physique.**

**Formation**
- Bac + 2 ou équivalentBac ou équivalent avec expérience professionnelle
- 4 ans Expérience professionnelle
- 8 ans

**Compétences**
- Excellente maîtrise des outils bureautiques
- Bonne maîtrise des procédures administratives.
- Excellente maîtrise de l’orthographe.
- Bon niveau en anglais (parler, lire et écrire en anglais dans le cadre de l’accueil des doctorants étrangers, autres personnels et invités, vacataires etc.)

**Capacités et aptitudes**
- Capacité d’organisation
- Anticiper, planifier, préparer les dossiers
- Gérer ses priorités, gérer des dossiers en parallèle
- S’adapter à son interlocuteur
- Fiabilité, loyauté, confidentialité, diplomatie, disponibilité

**POURQUOI NOUS REJOINDRE
- Restauration collective sur place
- Association de personnels offrant de nombreuses réductions sur la billetterie notamment
- Activités sports et loisirs proposées sur les temps de repos
- Bibliothèque loisirs accessible au sein des campus
- Prise en charge des transports en commun
- Forfait mobilité durable (pour le covoiturage ou les trajets en vélo)
- Large gamme de prestations sociales
- Télétravail partiel possible
- Congés : 31 jours de congés + RTT
- Rémunération selon profil et expérience
- Indemnité de complément familial au-delà de 2 enfants

Pour tout renseignements:

- ** Sur le contenu du poste : Yves ANDRES - Chef du département DSEE**:
**Début du contrat souhaité : octobre 2024**

**Entretien : entre le 1er et 4 octobre**

**Mentions Légales**
- Nature du contrat : CDD 6 mois de droit public ou détachement sur contrat pour les fonctionnaires
- Localisation Géographique**: IMT Atlantique - 4 rue Alfred Kastler - La Chantrerie, 44307 Nantes**:

- À usage interne:

- Catégorie -métier du poste : III L
- Catégorie et métier des personnes pouvant postuler : N, O, J1, J2, K, L, M
- Emploi ouvert aux fonctionnaires et contractuels