Assistant.e Activité

EGIS SO est une filiale de la BL GO3E (Grands Ouvrages, Eau, Energie, Environnement) dédiée aux métiers de l’ingénierie des installations énergétiques avec une forte présence dans le nucléaire (Génie Civil / Mécanique / Electricité / Sûreté /) en soutien à nos clients, le plus souvent dans leurs locaux.

Afin de répondre aux différents besoins et continuer notre croissance, nous recrutons **un.e Assistant.e activité**.

Directement rattaché au Directeur d’activité de la société, vous serez fréquemment amené(e) à assister l’équipe de direction locale (3 personnes). Et de coordonner avec les assistant (e) s de l’activité nucléaire.

**Principales tâches et responsabilités**:

- Organiser (outlook) Réunions préparation revue de gestion (30 min) en lien avec les responsables projet et référents techniques.
- Gestion des signatures électroniques.
- Facturation client (en relation avec le responsable d’activité et ingénieur d’affaires) et signature direction.
- Relance facturation / échus : suivi complet de la facturation et relance la direction pour les factures manquantes.
- Commandes, fournitures avec l’outil interne.
- Suivi CRM : Mise à jour contacts et base « adresses » dans CRM et Création des affaires à partir de CRM pour N° d'offre.
- Organisation des évènements de l’activité (Fête de fin d’année, évènement de la société,).
- Accompagnement des nouveaux arrivants avec le service RH.
- Préparation et mise en forme des CV’s internes.
- Remplissage du CRM et émission des affaires, en lien avec le contrôle de gestion.
- Rédaction des offres et devis complémentaires.
- Centralisation des documents légaux (Kbis, Certificat URSAFF etc tous les 2 à 3 mois).
- Organisation des réunions, réservations voyages (hôtel, transport, etc ), déclaration de déplacement Obtention et suivi visas/ passeports, logistique selon liste d’affectation collaborateur / assistante
- Appels téléphoniques, messages, transferts, etc
- Secrétariat Technique affaires : Rédaction notes/ courriers/ compte-rendu.
- Gestion documentaire d’affaire.
- Afficher l’extrait des congés de l’équipe tous les lundis
- Courrier : collecte / distribution / envoi
- Gestion des PV véhicules de service et de fonction (procédure service généraux)
- Gestion personnel (procédure service généraux): badge, PC, place sur plateau, téléphone, boite mail,Badges restaurant - suivi des radiations auprès du RIE
- Vérification des CR des collaborateurs.
- Relecture de documents en français.

Cette liste de missions n’est pas exhaustive.

**Profil**:
De formation **Bac+2** dans le domaine du secrétariat administratif, vous bénéficiez d’**une première expérience réussie**, idéalement dans le secteur de **l’ingénierie ou au sein d’un bureau d’études**.

**Vos atouts**:

- Maîtrise parfaite des **outils bureautiques** (Excel, Word, Powerpoint, Outlook) et aisance dans l’utilisation d’outils et plateformes informatiques variés.
- La maîtrise de l’anglais professionnel, à l’oral comme à l’écrit est un plus.
- Aisance dans** la communication écrite et orale**,
- Grande **rigueur et confidentialité dans les missions confiées**,
- ** Organisation, réactivité, polyvalence et bienveillance**,
- ** Autonomie, prise d'initiatives, communication et capacité à coopérer** sont des qualités nécessaires pour réussir à ce poste.

**Toujours motivé(e) après la lecture de cette annonce ?**

**Localisation du poste**:
**Localisation du poste**:
Europe, France, Ile-de-France

**Lieu**:
Montreuil

**Niveau d'études min. requis**:
3-BTS / Associate’s Degree

**Niveau d'expérience min. requis**:
2-5 ans