Secrétaire Médico-administratif

PRESENTATION DE L’ASSOCIATION

Créée en 1959 par le Dr Bernard Jolivet, la Société Parisienne d'Aide à la Santé Mentale (SPASM) devient en 2019 Les ailes déployées.

L'association, reconnue d'intérêt général, rassemble 18 structures sanitaires, médico-sociales et de formation en Ile-de-France. Elle accueille des personnes vivant avec des troubles psychiques, ou en situation de handicap psychique ou mental, les accompagne dans les soins psychiatriques, l’insertion, l'habitat et l’emploi, et forme les professionnels.

PRESENTATION DE L’UNITE

Les Maisons Hospitalières de Cergy proposent une offre de soins non sectorisée en hospitalisation complète, hospitalisation de jour et accompagnement vers l'habitat.

Cet établissement situé à Cergy-le-Haut est composé de plusieurs unités de soins:

- La Maison Partenaires : hospitalisation complète d'une capacité de 71 lits
- L'Espace de Jour (EJR) : hôpital de jour d'une capacité de 25 places
- L'unité Passerelle : entre l’appartement associatif et le foyer postcure - 15 lits
- La plateforme RENOVO : un point d’entrée unique vers les soins de réhabilitation psychosociale du territoire

Créée en 2011, La Maison Partenaires est principalement destinée à l’accueil en « séjour de rupture » de patients présentant des troubles psychiques sévères et durables mais ne nécessitant pas d’hospitalisation dans un service pour patients en phase d’acuité.

En rejoignant cette unité, vous travaillerez avec une équipe pluriprofessionnelle dynamique de plus de 50 ETP (psychiatres, médecin généraliste, cadre de santé, infirmiers, aide-soignant, socio-esthéticienne, neuropsychologue, psychologue, éducateurs, EAPA ) qui travaille selon une approche systémique avec le patient, son entourage et l’équipe du secteur.

MISSION GLOBALE

Sous la responsabilité de la Cadre Administrative et du Médecin chef, assurer le secrétariat administratif et médical de l’unité de soins du site Maison Partenaires, mais également, des autres unités de soin des Maisons Hospitalières de Cergy, en bonne coordination avec l’ensemble des professionnels de la structure.

PRINCIPALES ACTIVITES

**Assurer le secrétariat administratif et médical**:

- Accueil des patients (accueil physique et téléphonique)
- Gestion des hospitalisations : prises en charge ; enregistrement et suivi des admissions sur informatique ;
- Gestion du mouvement des patients (présences, entrées, sorties). Ce travail s'effectue en coordination avec l’encadrante de l’unité de soins et la coordinatrice du pôle secrétariat médical.
- Admissions : accueil du patient à son arrivé avec remise du livret d’accueil et s’assurer que son dossier administratif est complet.
- Traitement des courriers, dossiers et documents médicaux (enregistrement, tri, diffusion, archivage)
- Participation aux réunions d’équipe:

- Mise en forme des documents, rapports, courriers, comptes rendus médicaux, cliniques et institutionnelles
- Archivage des dossiers médicaux
- Participation aux synthèses et rédaction des comptes rendus de réunions (activités et autres)
- Participe à la permanence téléphonique de l’unité de soins à l’heure du déjeuner
- Suivi, transmission des demandes d’admission au médecin responsable de l’unité de soins et/ou le médecin chef du site Maisons Hospitalières
- Saisie des données dans le Dossier Patient Informatisé (DPI Cotexte)
- Faire le rapprochement entre RIMP Cortexte et la facturation
- Gestion des stocks de fournitures (inventaire, commande.)
- Participer au rapport d’activité mensuel et annuel du service.

**Assurer la facturation mensuelle**:

- Suivi des renouvellement d’ALD 30
- Facturations de l’unité de soins
- En cas d’absences de la technicienne administrative, relances mails et téléphoniques auprès des organismes payeurs (CPAM/Mutuelle)

En tant que secrétaire médico-administratif(ve) vous faite partie d’un pôle qui est coordonnée par une assistante médicale. Elle s’assure d’organiser la continuité des admissions de l’unité de soins.

Cette définition des fonctions ne saurait être considérée comme exhaustive.

**Type d'emploi**: Temps plein, CDI

**Avantages**:
Épargne salariale
Participation au transport
Restaurant d'entreprise
RTT

**Programmation**:
Du lundi au vendredi
Travail en journée

**Types de primes et de gratifications**:
Heures supplémentaires majorées
Primes
Prime trimestrielle

**Lieu du poste**: Un seul lieu de travail

DIPLOME REQUIS, COMPETENCES REQUISES ET EXIGENCES REGLEMENTAIRES

**Formation - Expérience**:

- Diplôme de secrétariat médical - niveau Bac + 2

**Compétences requises**:

- Capacité à travailler au contact de patients psychiatriques et de leurs familles, en relation avec les professionnels internes et externes.

**Savoir-Etre**:

- Ecoute
- Empathie
- Distance relationnelle adaptée
- Rigueur
- Organisation
- Bon relationnel
- D