Gestionnaire Administratif de Formation

**Référence du poste**: 3887 - **Sites**: François-Mitterrand Quai François-Mauriac Cedex 13 75706 Paris - **Catégorie**: B - **Groupe RIFSEEP**: 2 - **Corps**: Contractuel; Secrétaire administratif - **Famille**: Administration gestion - **Emploi de référence**: Secrétaire / assistant administratif - **Fourchette de rémunération**: 26 772 et 36 504 € bruts/an - **À pourvoir à compter du**: 09/01/2025 **Missions et activités permanentes**: **Responsable de la mise en œuvre et du suivi des formations du domaine "Bureautique"**- Organiser la planification des actions de formation semestrielles en lien avec l’adjointe à la cheffe de service et le prestataire ; être l’interlocuteur privilégié des agents et des formateurs tout au long des sessions - Créer et diffuser les avis de stages tout au long de l’année dans le cadre du plan de formation - Gestion des actions de formation : création des sessions dans le logiciel dédié, réservation des salles, gestion des inscriptions, réception et traitement des demandes, suivi du volume d’inscription et arbitrage, envoi des convocations, contacts avec les intervenants et accueil des participants, enregistrement des intervenants dans l’outil dédié en amont des formations, édition des émargements, évaluation des actions, saisies des présences et réalisation des sessions dans le logiciel dédié - Gestion financière des actions de formation : préparation des demandes d’engagement à partir des éléments fournis par les organismes de formation (convention, devis, bon pour accord ), constatation des services faits. **Responsable du suivi des procédures de remboursement des frais d’inscription** - Diffuser les informations relatives aux campagnes de remboursement des frais d’inscriptions universitaires et au cours d’initiation à l’histoire générale de l’art de l’Ecole du Louvre, en lien avec la cheffe de service (avis de stages, brèves sur l’intranet) - Assurer le traitement des dossiers de demande de remboursement (vérification de la complétude des dossiers, transmission au service financier) **Responsable du suivi des demandes de mission en lien avec les formations**: - Transmettre au service financier les demandes d’ordre de mission après vérification de leur conformité - Assurer le suivi budgétaire des frais relatifs à ces missions **Participation aux activités transverses du service**: - Collaboration avec les responsables de développement des compétences sur certaines actions de formation : appui administratif et logistique (notamment pour les formations obligatoires en hygiène et sécurité « Evacuation et utilisation des moyens de secours » et « Gestes qui sauvent »), traitement des dossiers de vacation des formateurs internes et externes - Participation à l’organisation des journées d’accueil des nouveaux arrivants Gestion du secrétariat du service : accueil et information téléphoniques, gestion du courrier, gestion des fournitures de bureau, commandes des calendriers, réservation de salles de réunion, enregistrement des visiteurs extérieurs, suivi et correction des anomalies dans le logiciel de gestion du temps de travail. **Environnement professionnel**: Le service Développement des compétences (11 agents), au sein de la direction déléguée aux ressources humaines, a pour principales missions: - la définition et la mise en œuvre des formations destinées aux agents de la Bibliothèque nationale de France (BnF), - l’analyse des besoins et la préparation du plan de formation, la rédaction des cahiers des charges de formation, - l’accompagnement des transformations en lien avec les évolutions des métiers et des réorganisations, - la sélection des prestataires dans le cadre des procédures de marchés publics, - la mise en place des formations (suivi pédagogique, administratif, budgétaire et logistique), - l’évaluation des formations, - l’animation du réseau des acteurs internes de la formation, - l’information et le conseil auprès des agents en matière de formation (droits, procédures, parcours professionnels...), - la gestion de l’accueil des élèves et étudiants effectuant un stage à la BnF s’inscrivant dans une formation initiale scolaire ou universitaire, - la gestion du Centre d’Information et de Documentation Professionnelles (CDIP), pôle documentaire complétant l’offre de formation et permettant d’accompagner les agents de la BnF dans leur évolution professionnelle. Liaison hiérarchique Placé sous l’autorité de la cheffe de service et de son adjointe, le gestionnaire administratif de formation participe à ces missions dans les domaines qui lui sont confiés Liaisons fonctionnelles Réseau des acteurs de la formation : responsables formation dans les départements, producteurs internes de formation, formateurs internes Prestataires et formateurs externes Département du Budget et des affaires financières Secrétariats des directions et départements Autres services de la DdRH, notamment service Gestion administrative et paie **Compétences requises**: Savoirs: - Connais