Secretaire Administratif Achats

Pour une entreprise spécialisée dans la vente, la réalisation et la mise en service des installations de CVC et plomberie, au sein du service administratif sous la supervision de la Responsable administrative, vous interviendrez en autonomie sur trois missions principales qui sont d'assurer le secrétariat et la gestion du cycle achat, l'aide à la clôture mensuelle comptable pour la facturation fournisseurs et le pôle sous-traitance.

**Vos Missions**:
Vous serez la première vitrine de l'entreprise par votre sens de l'accueil de tout personnel entrant dans les locaux ou par téléphone (peu fréquent mis à part les livreurs).

**Mission 1 : Gestion des achats**

Gestion des achats - Traiter et enregistrer les factures fournisseurs et sous-traitance - Gestion des litiges - Relation fournisseurs et partenaires - Suivi administratif des sous-traitants
- Suivi des échéances fournisseurs
- Saisie des bons de commandes
- Relation privilégiée fournisseurs et partenaires
- Traçabilité des achats (bons à 0, réception informatisée des commandes livrées sur chantier avec BL validés par les conducteurs de travaux)
- Suivi des bons de livraisons et de la clôture des bons de commandes
- Suivi des litiges et réclamations fournisseurs
- Coordination logistique chantier

**Mission 2 : Aide clôture mensuelle**
- Lettrage des paiements (virements et traites fournisseurs)
- S’assurer que toutes les factures soient reçues et enregistrées
- Traiter toutes les anomalies (factures non conformes aux commandes)
- Réclamations factures non conformes ou non parvenues
- S'assurer de la réception de tous les avoirs

**Mission 3**:

- Agréments de tous les plombiers et chauffagistes sur les chantiers
- Préparation et suivi des demandes d'accès aux sites sécurisés
- Garante de la conformité des dossiers complets à jour des sous-traitants
- Vérification de leur facturation (TVA, mentions, seuil facturation AE, budgets, commandes )

**Savoir-faire**:

- Savoir suivre des procédures pour pouvoir maitriser la gouvernance d'entreprise
- Rigueur et organisation
- Bureautique : maitrise pack office Outlook, Excel et Word essentiellement
- Maitrise des logiciels ERP et CRM apprécié, notamment EBP et AxioBat
- Gestion administrative (classement, courrier, mail, standard téléphonique )
- S'adapter aux priorités
- Coopération et coordination avec l'ensemble des services

La ou Le secrétaire administratif devra faire preuve d'une grande polyvalence, de qualités organisationnelles et d'une bonne connaissance de son métier afin de pouvoir répondre au mieux aux tâches qui lui seront confiées. La relation fournisseurs et sous-traitants demande un bon sens du relationnel et de la diplomatie.

Etre à l'aise au téléphone

**Savoir-être**:
Capacité à communiquer avec la hiérarchie et rendre des comptes, esprit d'équipe, autonomie, qualités rédactionnelles et bonne présentation.

**Formation requise**: Titulaire à mínima d'un BTS Gestion PME / Assistante de gestion / Assistante de direction (Bac+2 exigé avec expérience d'au moins 7 ans)

Expérience dans le BTP fortement souhaitée

**Horaires**: 8h-12h / 14h-17h

**Avantages** : Tickets restaurant, prime fin d'année, intéressement

Vous avez une bonne résistance au stress car vous évoluerez dans un environnement exigeant et sous la pression liée aux aléas et urgences du chantier mais dans une entreprise jeune et dynamique en plein développement, innovante avec de fortes perspectives d'évolution et d'adaptabilité.

Si vous êtes motivé(e) à apporter votre valeur ajoutée à une société en pleine croissance, que vous correspondez au profil recherché alors ce poste est fait pour vous N'hésitez pas envoyez nous votre CV en réponse à cette offre.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Rémunération : 27 000,00€ à 32 000,00€ par an

Avantages:

- Intéressement et participation
- Restaurant d'entreprise

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

- Administration des fournisseurs: 6 ans (Requis)

Lieu du poste : En présentiel