Assistant Administratif

Description de l'établissement:
Créé en 2009 par Daniel Caille, Vivalto Santé devient l'un des acteurs majeurs de l'hospitalisation en Europe. Il est constitué d’un réseau de 100 établissements de santé répartis dans 6 pays (France, Suisse, Portugal, Espagne, République Tchèque et Slovaquie) au sein desquels travaillent près de 6 000 praticiens et plus de 21 000 salariés. En France, Vivalto Santé compte 53 établissements ; ce qui en fait le 3ème acteur de l'hospitalisation privée.

Description de la mission:
Pour le siège, nous recrutons un-e Assistant-e Administratif-ve à Saint-Grégoire (35).

Rattaché(e) à la Directrice de la recherche clinique, votre mission principale d’assurer une présence continue et un soutien efficace pour la gestion administrative du GCS VS ERI (Enseignement Recherche Innovation).

**Le poste est réparti en deux volets : formation et recherche.**

**Volet recherche**:
Organisation
- Organiser et alimenter les bases de données, renseigner les tableaux de bord
- Participer à l'organisation de réunions, séminaires, conférences.
- Organiser le classement et l'archivage des documents

Gestion/suivi des dossiers
- Participer à la mise en place des projets promus par le GCS VS ERI
- Collaborer à l’activité du Comité d’éthique de recherche clinique Vivalto Santé (suivi des soumissions, support logistique et organisationnel)
- Suivre l'état d'avancement des dossiers (clients internes/externes, fournisseurs...).
- Editer et transmettre au service comptable les factures, justificatifs, etc.
- Préparer les dossiers pour les réunions ou les déplacements

Circulation/traitement de l’information
- Apporter un soutien technique et logistique au sein du GCS VS ERI
- Transmettre les informations en lien avec l’activité vers les collaborateurs internes et/ou externes
- Jouer un rôle d'interface relationnelle et de reporting
- Traiter des informations et des dossiers d’ordre administratif.
- Répondre aux demandes d’informations des praticiens des établissements et des collaborateurs externes (promoteurs, instances administratives et réglementaires )
- Transmettre les informations en lien avec l’activité vers les collaborateurs internes et/ou externes

**Volet formation**:
Gestion administrative des formations
- Préparer et envoyer les convocations aux participants, accompagnées des documents nécessaires (questionnaires de pré-formation, programmes).
- Assurer la saisie des sessions dans le tableau de bord d’activité et maintenir les informations à jour.
- Gérer les inscriptions et répondre aux demandes administratives des participants et des formateurs.
- Constituer les dossiers de formation comprenant (Feuilles d’émargement, badges, scénarios pédagogiques et autres éléments nécessaires).

Préparation logistique des formations
- Gérer les réservations d’hébergement et de transport pour les formateurs via les outils dédiés (ex. CAP 5).
- Assister la coordinatrice pédagogique dans les aspects logistiques, notamment lors des départs de formation.

Suivi et évaluation des formations
- Scanner et enregistrer les documents liés aux sessions sur le réseau (feuilles d’émargement, bilans, contrats).
- Préparer et transmettre : Les attestations DPC ou de formation aux participants concernés ainsi que les synthèses et rapports de formation aux commanditaires.
- Participer à la collecte et au suivi des évaluations post-formation, contribuant à la démarche d’amélioration continue.

Profil recherché:
Issu(e) d'une formation supérieure en gestion administrative (Bac+2), vous disposez d’une expérience d'au minimum 2 ans d'expérience (alternance comprise).

Compétences requises
- Organisation : Gestion rigoureuse et priorisation des tâches.
- Aisance administrative : Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel) et des plateformes de gestion (tableaux de bord, outils de réservation).
- Polyvalence : Capacité à gérer simultanément des missions administratives et logistiques.
- Relationnel : Bonne communication pour interagir efficacement avec les parties prenantes. Travailler en équipe et en réseau.
- Confidentialité : Savoir gérer la confidentialité des informations et des données.

Relations professionnelles

Rattachement hiérarchique : Directrice de la recherche clinique

Rattachement fonctionnel:

- Volet recherche : Directrice de la recherche clinique
- Volet formation : Coordinatrice de formation en simulation en santé

Interactions fonctionnelles : Formateurs, participants, services logistiques (transport, hébergement). Membres de la Direction de recherche, équipes médicales/paramédicales, établissements du Groupe, services administratifs, promoteur et ses représentants, etc.
- A la recherche d’un projet qui a du sens, dans un Groupe connaissant une croissance dynamique, sur des sujets d’innovation, tout en allant sur le terrain pour tester concrètement les projets avec les équipes ? _**_Rejoignez une équipe talentueuse pour ce challenge _**

Horaires : Horaires normaux

Période de la journée : Jour

Contrat à