Assistant.e de La Direction Des Fonctions Support

**CDI Hebdo-39H**:
**Aix-en-provence Télétravail**:
**Qui sommes-nous ?**:
HEXANA est une startup qui conçoit, industrialise et commercialise un réacteur nucléaire de petite taille (AMR - Advanced Modular Reactor) basé sur la technologie de réacteur à neutrons rapides refroidi au sodium (RNR-Na). Le système énergétique d’HEXANA est mature, sûr, innovant, flexible, bas-carbone et modulaire. Il est composé d’une paire de réacteurs de 800 MWth associé à un stockage d’énergie pouvant fournir de la chaleur jusqu’à 500°C, de l’électricité ou de l’hydrogène, le tout sans impact sur le climat.

HEXANA aidera nos industries energo-intensives et plus largement nos sociétés à se débarrasser des énergies fossiles. La technologie d’HEXANA permet également une autonomie énergétique pour des siècles et une réduction des déchets nucléaires, tout en étant sobre pour l’environnement (matériaux critiques, consommation d’eau, rejets, ).

HEXANA, créée en 2023, est à la recherche de nombreux talents pour bâtir une équipe d’excellence capable de relever tous ces défis. Nous cherchons des ingénieurs architectes industriels, concepteurs dans les différents corps de métier technique, sûreté, réglementation, supply chain.

Nous aspirons à constituer une équipe crédible, dynamique, engagée, agile et solidaire, déterminée à avoir un impact positif et à changer le monde. Si vous partagez notre ambition et notre humilité, rejoignez-nous dans cette aventure pour créer un avenir meilleur ensemble.

**Description du Poste**:
En tant qu’Assistant.e de Direction, vous serez un appui indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise et un relais de confiance pour les dirigeants ainsi que pour la Direction des Fonctions Supports (DFS).

Vous incarnerez l’image de la société au quotidien en assurant l’accueil, la gestion des appels et la bonne circulation de l’information. Organisé.e et rigoureux.se, vous prendrez en charge la planification des agendas des dirigeants à la demande, contribuerez à l’organisation de certains événements et assurerez le suivi administratif courant.

Dans un environnement dynamique, votre sens du service, votre réactivité et votre capacité d’anticipation permettront de fluidifier les échanges et de renforcer l’efficacité quotidienne de la DFS.

**Responsabilités Principales**:
**Support administratif transversal**:

- **Organisation et accueil**
- **Garantir**un accueil téléphonique chaleureux et professionnel en réceptionnant et filtrant les appels, en apportant des réponses claires sur l’entreprise, en prenant les messages et en orientant chaque appelant vers la bonne personne ou le bon service.
- **Accueillir** physiquement les visiteurs et gérer les modalités d’accès.
- **Gérer**, sur demande, l’emploi du temps de la Direction.
- **Gestion, suivi et archivage**
- **Réceptionner, trier et distribuer** le courrier
- **Organiser**le tri et l’archivage des documents importants (collecter, traiter et classer).
- **Réaliser**des commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons.
- **Organiser la logistique des évènements liés à l’entreprise**: Assurer la préparation, l’organisation et la logistique des différents événements professionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons, formations, recrutements, événements d’entreprise, etc.).

**Support administratif à la Directrice des Fonctions Support**:

- **Organisation et accueil**
- **Assurer** un soutien administratif à la Directrice et à ses Coordinateurs de Pôles.
- **Assister** la préparation des dossiers nécessaires à la mission de la Direction.
- **Gestion, suivi et archivage**
- **Assister** aux réunions et rédiger les comptes rendus associés.
- **Rendre compte** à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer.
- **Rassembler et mettre en forme**des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting ).

**Compétences Requises**:

- **Compétences techniques** : Vous maîtrisez l’anglais et êtes à l’aise avec les outils bureautiques, notamment la suite Office 365. Organisé.e et rigoureux.se, vous savez gérer un planning, rédiger des documents clairs et structurés, et collaborer efficacement grâce aux outils numériques. Une connaissance des logiciels de gestion (RH, comptabilité, ERP) serait un atout apprécié pour ce poste.
- **Compétences comportementales**: Vous faites preuve d’un véritable esprit d’équipe et possédez d’excellentes qualités relationnelles. Animé.e par une démarche d’amélioration continue, vous travaillez avec transparence, rigueur et discrétion. Persévérant.e et organisé.e, vous savez faire preuve de proactivité et n’hésitez pas à être force de proposition. Votre capacité à évoluer dans un environnement dynamique et exigeant constitue un atout précieux pour réussir dans ce poste.

**Qualifications et Expérience**:

- + 5 ans d’expérience dans l’assistanat (incluant périodes d’alternance)

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