Assistant-e Du Pole Offre Hospitaliere Et

**ASSISTANT-E DU POLE OFFRE HOSPITALIERE ET MÉDICO-SOCIALE**:

- CDI
- NIORT
- NIVEAU 4
- NVHADD76380

**ARS NOUVELLE AQUITAINE**:
**Agence Régionale de Santé de la Nouvelle Aquitaine**

Espace Rodesse

103 bis rue Belleville

CS91704

BORDEAUX CEDEX

Direction : Délégation départementale des Deux-Sèvres

Pôle : Offre hospitalière et médico-sociale

**Localisation géographique du poste : Niort**

Si vous êtes en CDI sous convention collective de la sécurité sociale, recrutement possible selon les conditions suivantes des conventions collectives du régime général:
Catégorie : Employé-e

Niveau : 4 OU 5A

Si vous n'êtes pas concernés par le statut cité ci-dessus : recrutement possible en CDD de droit public d'une durée pouvant atteindre 3 ans, renouvelable.

Poste d'encadrement : Non

Fonction soumise à DPI : Non

Fonctions télétravaillables : Non

L'ARS Nouvelle Aquitaine est représentée dans chaque département par une délégation départementale. Ces délégations remplissent les missions de proximité de l'Agence. Elles sont en particulier l'interface locale des partenaires extérieurs : préfet, conseil général, établissements départementales encouragent le développement d'une politique de proximité avec une vision intégrée de l'ensemble du champ de compétence de l'ARS auprès des acteurs de santé du territoire. Elles assurent un rôle général de veille sur le territoire de santé dans le champ d'action de l'ARS et accompagnent les projets innovants et expérimentaux en proximité.

Ainsi, **la Délégation Départementale des Deux-Sèvres **est composée de trois pôles:

- un Pôle santé environnement bi-départemental,
- un Pôle santé publique et soins de ville,
- un Pôle offre hospitalière et médico-sociale.

Par ailleurs, les missions médicales, d'inspection/contrôle, de gestion des plans de défense et sécurité, de démocratie sanitaire et support sont rattachées directement à la Direction.

Enfin, des missions de prévention promotion de la santé et de projets SEGUR sont assurées de façon interdépartementale.

**Description du poste**:
Définition du poste : _Assister le responsable du pôle offre hospitalière et médico-sociale et ses équipes dans l'organisation quotidienne du travail. Assurer l'interface entre les différents interlocuteurs et le responsable hiérarchique et notamment en matière de communication, de coordination et de traitement de l'information._

Activités essentielles:

- Assurer l'accueil physique et téléphonique, orienter les usagers et les appels,
- Gérer la planification individuelle et collective : les agendas, les déplacements, les congés ,
- Traiter le courrier dans ses différentes étapes en lien avec le secrétariat de direction : entrées et sorties, diffusion, suivi (utilisation de l'outil Elise),
- Etre une personne-ressource sur l'activité et le fonctionnement du service en matière de logistique et moyens matériels (gestion du stock et des fournitures, tenue des chronos, mise à jour des classeurs),
- Gérer la boîte de messagerie fonctionnelle du pôle (suivi, classement, archivage, enregistrement, impression),
- Evaluer, signaler et orienter les urgences,
- Apporter son appui pour l'organisation de la Vie du Pôle (programmation des réunions de service, des points « secteurs », comptes rendus ),
- Assurer le suivi de dossiers (instituts de formation, Conseils de surveillance, CDU),
- Mettre en forme et rédiger des courriers et des rapports,
- Apporter son appui administratif dans le processus de gestion des plaintes et des réclamations,
- Classer et archiver des documents du pôle, organiser le classement numérique,
- Mettre à jour des bases de données et des listings (en lien avec le secrétariat de direction),
- Rédiger des documents administratifs et les publier.

Activités relatives aux inspections-contrôles et à la gestion des réclamations et des plaintes:

- Apporter son appui au cadre référent de la Délégation Départementale (gestion du SI ICEA, suivi des inspections, des temps d'inspection par agent) ;
- Suivre les plaintes et réclamations en lien avec les référents thématiques (gestion de SIREC et suivi des dossiers).

Activités relatives à la Démocratie sanitaire:

- Apporter son appui au secrétariat de direction pour l'organisation des réunions Démocratie Sanitaire et des réunions départementales (ESMS, CVSD, CAS ).

Activités annexes:

- Gérer le dossier des élections de la Fonction Publique Hospitalière,
- Participer aux travaux internes relatifs à la GED/GEC en tant que Référent-e de l'outil Elise pour le pôle.

Relations internes : autres collaborateurs de la Délégation départementale, secrétariats des autres directions, Cabinet.

Relations externes : préfecture, conseil départemental.

Spécificités du poste / Contraintes:

- Assurer la continuité du secrétariat de direction pendant l'absence de l'assistant-e de direction.

Ratta