Assistant Formation

Le **GRETA CFA AQUITAINE** recrute pour son agence des Landes un(e) Assistant(e) de formation.

**Présentation de la structure**

Le GRETA-CFA Aquitaine est un regroupement d’établissements publics locaux d’enseignement qui mutualisent leurs compétences et leurs moyens pour proposer une offre de formation pour les adultes sur l’Aquitaine. Il est composé de 9 agences sur l’ensemble de la Nouvelle Aquitaine.

Le GRETA-CFA Aquitaine propose de nombreuses formations dans de nombreux secteurs (Bâtiment Energie, Compétences Clés, Hôtellerie-Restauration-Tourisme, Industrie, Numérique, Audiovisuel, Santé Sanitaire et Social, Sécurité, Tertiaire, Transport, VAE, Bilan de compétences, Optique, Métiers de l’art ).

**Contexte du poste**:
Le centre tertiaire de Mont de Marsan est situé au lycée Charles Despiau et développe des actions de formation en apprentissage et en formation continue du secteur tertiaire pour le GRETA CFA Aquitaine.

L’assistant(e) de formation a la charge de la partie administrative des actions de formation pour environ 150 dossiers annuels sur deux sites principaux à ce jour, le lycée Charles Despiau et le lycée Victor Duruy.

**MISSIONS PRINCIPALES**

L’assistant(e) de formation assure l’accueil physique et téléphonique, la mise en œuvre et le suivi administratif des actions de formation, l’interface entre les clients, les services comptables (de l’établissement d’accueil et du service commun) et le conseiller en formation continue.

En liaison avec le CFP, le DDFPT, l’établissement formateur, les équipes pédagogiques et les services administratifs de l’agence et du GCA, l’assistant(e) participe au processus global de développement, de la phase d’accueil de la demande client à celle de la mise en œuvre de l’action jusqu’à la facturation.

Il/Elle transmet les documents de suivi de l’activité et les informations nécessaires à l’amélioration du processus de réalisation.

**Description des missions à exercer ou tâches a exécuter**:
▪ Accueil et recueil de la demande
- Accueillir, recueillir et enregistrer l’ensemble des demandes téléphoniques et écrites
- Renseigner, orienter sur l’offre de formation et les modalités d’accès ;
- Actualiser l'affichage, les informations mises à la disposition du public ;
▪ Organisation de la prestation
- Traitement et suivi administratif et financier des actions de formation (dossiers

Administratifs et pédagogiques) conformément au système qualité du GRETA CFA

Aquitaine ;
- Traiter la relation avec les financeurs (OPCO, prescripteurs...)
- Traiter les dossiers de rémunération des stagiaires ;
- Suivre les présences des apprenants et en informer les entreprises ;
- Préparer les documents de fin de formation
- Recueillir les évaluations de satisfaction et les enquêtes à 6 mois, préparer la synthèse, la transmettre à l’agence et l’archiver dans le Drive Qualité.

▪ Suivi et contrôle des informations
- Contrôler et mettre à jours les données dans les différents systèmes d’information du GRETA et des financeurs (OPCO,...) (gestion des absences, ajustement, rupture,...)
- S’assurer de la mise à jour des données sur les différents systèmes d’information du

GRETA et des financeurs

▪ Participation à la démarche qualité en lien avec la correspondante qualité
- Contrôler les documents qualité et leur mise à jour
- Être force de proposition sur l’amélioration des processus
- Gestion des tableaux de bord de l’agence ;
- Préparation des audits internes et externes ;
Les missions de l’assistant(e) pourront évoluer au regard des besoins et des modifications d’organisation et des nécessités de services.

**Relations hiérarchiques et fonctionnelles**

Il/Elle est placé(e) sous l’autorité hiérarchique du Chef d’Etablissement Support (CESUP). Le Supérieur Hiérarchique Direct de l’assistant(e) de formation est la coordonnatrice d’agence

Il/Elle travaille en relations fonctionnelles avec le chef d’établissement réalisateur, le DDFPT, le CFP, la coordonnatrice pédagogique et l’assistante de formation du dispositif.

**Connaissances**:

- Connaître l'environnement de la formation professionnelle.
- Maîtriser les outils bureautiques (traitement de texte, tableur, power point, google

suite, messagerie électronique, internet)

**Compétences opérationnelles requises**:

- Accueillir et diriger les demandes après avoir analyser les besoins
- Maîtriser les procédures administratives et de gestion
- Avoir l’esprit d’analyse et de synthèse,
- Savoir mener plusieurs activités en même temps
- Savoir rendre compte et communiquer,
- Savoir gérer son temps et les priorités,
- Être méthodique, organisé(e), rigoureux(se).

**Compétences relationnelles ou savoirs comportementaux et relationnels**:

- Sens du service public avéré
- Aisance rédactionnelle et relationnelle.
- Esprit d’initiative, curieux et être autonome,
- Sens de l’écoute et de l’accueil,
- Savoir travailler en équipe,
- Être dynamique et force de proposition
- Avoir des capacités d’adaptation.

À compétences égales, une attention