Assistant de Département

**À propos de nous**:
Créée en 1899, Burgundy School of Business (BSB) est une Grande École d'enseignement et de recherche internationale, membre de la Conférence des Grandes Écoles et triplement accréditée EQUIS, AACSB et AMBA (comme moins de 1% des Business Schools dans le monde).

Elle accueille aujourd'hui environ 3000 étudiants sur Dijon, Lyon et Paris et compte plus de 240 salariés permanents.
BSB propose des formations de haut niveau en management (accessibles de Bac à Bac+5). Elle met également en avant son expertise dans le management du vin et des spiritueux avec la School of Wine & Spirits Business reconnue mondialement et entièrement dédiée à ce secteur d'activité.

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**Mission**:
Vous participez à l’administration des activités relevant des assistant(e)s de département en assurant les tâches administratives & logistiques nécessaires au bon fonctionnement de l’ensemble des modules de cours enseignés sur les campus de Dijon et Lyon rattachés aux équipes disciplinaires du département.

Vos missions principales sont les suivantes:
Gestion administrative et planification
- Traiter l'information (collecter, enregistrer, mettre à jour, transmettre, contrôler, reprographier, classer, archiver)
- Administrer les contrats des intervenants extérieurs
- Effectuer la mise en paiement des vacations
- Garantir le recueil des pièces nécessaires à l’embauche des intervenants extérieurs
- Réaliser la gestion administrative du courrier
- Coordonner avec le Pôle Planification la planification des modules enseignés (récupération des données de planification, contrôle, diffusion et suivi des plannings en particulier), la préparation des examens
- Organiser les déplacements et suivre les remboursements de frais
- Aider à l’organisation de congrès, séminaires, forums, réunions liées aux départements
- Gérer les traductions de documents
- Assister et aider le Responsable de Département dans sa mission
- Contribuer par sa polyvalence à assurer la continuité de l’activité au sein du service notamment dans le cadre des binômes d’Assistantes
- Réaliser toutes tâches nécessaires liées aux certifications et accréditations sur son périmètre
- Assurer l’amélioration continue de son poste

Archivage et suivi
- Vous mettez à jour et alimentez les bases de données relatives à l’activité
- Récupérer les copies et suivre les corrections d’examens, gérer l’interface avec les scolarités concernées
- Contrôler le suivi et l’enregistrement des évaluations des thèses professionnelles

Accueil et information
- Accueillir les professeurs et contribuer à leur intégration en collaboration avec les responsables de modules
- Recevoir et renseigner les élèves

**Profil**:

- Diplômé B.T.S. Assistant manager, ou autre Bac+2, DUT GEA, ou toute combinaison de diplômes et/ou d’expérience professionnelle jugée équivalente
- Langue anglaise parlée, lue et écrite de façon à communiquer en anglais (écrit/oral) dans un contexte international
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Teams, PowerPoint) et des outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d'entreprise,...)
- Intérêt pour le suivi RH et administratif ainsi que la qualité
- Une sensibilisation juridique est un plus

**Soft skills**
- Communication interpersonnelle assertive
- Sens de l'organisation et des priorités
- Respect de la confidentialité
- Goût du travail en équipe, autonomie et rigueur afin de mener la mission avec fiabilité
- Adaptabilité

**Nous vous offrons**:

- Poste de statut technicien sous contrat à durée indéterminée.
- Une rémunération en fonction de votre profil ; des avantages sociaux tels que mutuelle, prévoyance, titres restaurant, compte épargne temps, possibilité de télétravail
- Poste accessible aux personnes en situation de handicap
- Nous nous engageons à offrir un environnement de travail inclusif où chacun peut s'épanouir.