Office Manager

Lancé en 2012, Institut de Recherche Technologique (IRT) SystemX, imagine et conçoit un monde numérique plus sûr, plus performant et plus durable. Aux côtés de nos partenaires industriels et académiques, nos ingénieurs-chercheurs adressent de nouveaux usages qui répondent aux grands enjeux de notre temps, sociétaux et technologiques. Ensemble, nous accélérons la transformation numérique des industries, des services et des territoires.

Vous désirez intégrer une entreprise à taille humaine (140 collaborateurs) et des équipes enthousiastes à l’expertise reconnue ?

**Votre rôle ?** Vous renforcerez l’équipe du Secrétariat Général pour apporter un support administratif et logistique au Directeur Général et au Secrétaire Général, et plus largement à toute l’organisation. Vous encadrerez une assistante administrative.

**Poste**:
**Vos missions principales seront les suivantes**:
**_ Assistanat de Direction :_**
- Préparation des conseils d’administration (réservation et préparation de la salle, envois des invitations, suivi des pouvoirs, accueil) et autres instances de gouvernance,
- Rédaction, envoi et archivage de différents comptes rendus,
- Mise à jour tableaux de bord, de bases de données, de l’organigramme,
- Organisation réunions, déplacements et séminaires,
- Gestion des notes de frais de la Direction Générale,
- Coordination avec les différentes directions de l’institut,
- Support à la Direction Scientifique.

**_ Services Généraux :_**
- Suivi et négociation de contrats concernant notamment les locaux de l’institut, leur aménagement, la flotte automobile, la flotte de téléphones mobiles, les photocopieurs, les prestataires de ménage et d’entretien, etc.
- S’assurer de la bonne utilisation des biens mobiliers et du respect des règles de sécurité dans les locaux,
- Piloter et coordonner les actions de déménagement / réaménagement des bureaux pour l’utilisation optimale des locaux,
- Rendre compte et être force de proposition pour l’amélioration continue de l’ensemble des prestations associées aux services généraux,
- Suivi budgétaire des services généraux,
- Participation à la rédaction du document unique d’analyse des risques et suivi des actions correctives.

**_ Qualité de vie au travail :_**
- Accueil des visiteurs,
- Maintien d’une bonne ambiance de travail et de relations sereines entre les collaborateurs de l’institut,
- Organisation d’événements permettant aux collaborateurs de se rencontrer sur nos sites et de resserrer les liens au regard des modalités de télétravail
- Mise en place de de services pour le bien-être des salariés : sorties en équipe, petits déjeuners, abonnements sportifs,

**Profil**:
Vous justifiez d’au moins 5 ans d’expérience sur un poste similaire.

**Qualités professionnelles**:

- Très bonne présentation,
- Disponibilité, écoute et bon relationnel,
- Sens du service et des priorités, engagé,
- Rigueur et organisation,
- Force de proposition,
- Très bonne maitrise des outils informatique (notamment Outlook, Teams, Powerpoint, Word)

Vous bénéficierez d’avantages tels que : 1 jour de télétravail par semaine, une subvention de l’employeur pour la restauration et des titres restaurant, 3 semaines de congés en plus du légal, des congés supplémentaires en fonction de l’ancienneté, une mutuelle performante, le 1% logement, un comité économique et social, un partenariat avec Science Accueil permettant aux collaborateurs étrangers d’obtenir un accompagnement dans les démarches administratives.

**Au cours de notre processus de recrutement, vous rencontrerez le Secrétaire Général, le Directeur Général et une collaboratrice du service RH.**

**Informations clés**:
**Référence**: DOP 282
**Localisation du poste**: Cluster Paris Saclay (91)

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**Mots-clés**: Assistanat de Direction, Qualité de vie au travail, Suivi projets
- secretariat général