Assitant Administratif ou Assistante Administrative de Proximité à La Mairie Du 20 ème

La mairie du 20e arrondissement, échelon de proximité au cœur de la collectivité parisienne, comprend une centaine d'agents ou d'agentes au service des quelques 200 000 habitants ou habitantes de l'arrondissement. Dans le cadre du renforcement du rôle des mairies d’arrondissement et de la territorialisation des politiques municipales parisiennes, la direction générale des services accompagne le maire dans le pilotage de l’action municipale dans l’arrondissement, notamment des feuilles de route des directions opérationnelles. Le service des affaires générales et des élections (SAGE) assure la mise en œuvre opérationnelle des activités liées aux processus électoraux ainsi que la délivrance de certaines prestations (certificats d’hérédité, de vie, de domicile, de concubinage ; attestations d'accueil ; légalisation de signature ; certification conforme de documents ; recensement des jeunes de 16 ans en vue de la journée citoyenne ; recensement de la population). Quelles sont vos missions ? Vous effectuerez l’accueil et l’information du public pour l’ensemble des démarches administratives du service: Au titre des élections:
- Gestion des listes et cartes électorales,
- Gestion des procurations (enregistrement, édition des étiquettes et des fichiers),
- Gestion du recrutement des agents de bureaux de vote (constitution des dossiers, enregistrements dans des tableaux Excel),
- Gestion des cartes électorales (enregistrement des cartes en retour, classement des cartes, éditions de fichiers),
- Aide à la préparation de la commission de contrôle des listes électorales, (traitement des dossiers de recourt proposé à la commission)
- Participation aux scrutins les jours d’élection,
- Préparation et organisation du tirage au sort des membres des jurys d’assise, (éditions et envoie des courriers, traitement des réponses)
- Recensement annuel de la population
- Gestion du courrier Au titre des affaires générales
- Recensement des jeunes de 16 ans en vue de la journée citoyenne,
- Délivrance des certificats d’hérédité, de vie, de domicile, de concubinage,
- Instruction et délivrance des attestations d'accueil,
- Légalisation de signature ;
- Certification conforme de documents.
- Côte et paraphes de registres,
- Gestion de l’enregistrement et de l’affichage de l’urbanisme
- Gestion des affichage réglementaires (arrêtés, enquêtes publique)
- Gestion du courrier
- Gestion des statistiques Qu’attend -on de vous ? Qualités requises**:
- connaissances réglementaires et pratiques des secteurs d'activité
- connaissance de l'environnement des mairies d'arrondissement
- Qualités relationnelles
- Rigueur et discrétion
- sens de l'accueil et de l'écoute (dialoguer avec l'usager et l'usagère et prévenir les risques) Formation et / ou expérience professionnelle souhaitée(s) : Maîtrise des progiciels métiers de la Ville de Paris (SIEL, OMER, AVENIR) et des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) Vous veillerez à favoriser un accueil des publics de qualité en cohérence avec les 4 règles d’or de « vous simplifier Paris ». Les + du poste Ce poste permet une grande polyvalence de tâches. Quelles particularités du poste ? Ce poste implique des responsabilités importantes liées aux élections ainsi qu'aux attestations d'accueil. Il nécessite une présence lors des périodes d'élections et de recensement de la population. Votre cycle de travail s’effectue du lundi au vendredi ou du mardi au samedi selon les besoins du poste. Vous pouvez également être amené ou amenée à travailler le soir et les week-ends.