Gestionnaire Déplacements Terrain Cellule Urgence

Médecins Sans Frontières, association médicale humanitaire internationale créée en 1971, apporte une assistance médicale à des populations dont la vie est menacée: principalement en cas de conflits armés, mais aussi d'épidémies, de pandémies, de catastrophes naturelles ou encore d'exclusion des soins. La section française est présente dans une trentaine de pays.

Dans le cadre d’une remplacement permanent, nous recherchons un-e **Gestionnaire déplacements terrain Cellule Urgence**

**Mission**

**Mission**:
Sous la supervision du Coordinateur et au sein d’une équipe de 12 personnes, le gestionnaire de déplacements terrain organise les démarches liées au départ et retour des expatriés, ainsi qu’aux déplacements des personnes du siège (salariés, membres du Conseil d’Administration, personnes tiers).

Sur un périmètre compris entre 5 et 8 pays, et pour environ 30 départs mensuels, et autant de retours, il est en charge plus précisément de : S’assurer de l’obtention des visas : gérer les demandes de visas, négocier avec les ambassades pour l’obtention rapide de visas, mettre à jour le guide de procédures.

S’assurer et organiser le processus de check up médical au départ de l’expatrié. Réserver les billets d’avion, hôtels, taxis et toutes autres prestations nécessaires pendant le départ ou retour de l’expatrié.

Organiser les briefings et débriefings. Assurer les demandes de trésorerie en différentes monnaies et tenir la comptabilité correspondante (gestion d’un budget de 3 000 euros mensuels).

Conseils RH: il est l’interlocuteur privilégié du personnel international pour les questions en lien avec son activité.

**Principales responsabilités**:
**Gérer l’administration des départs et retours terrain des expatriés, des salariés du siège et des membres du CA**:

- En collaboration étroite avec le(s) RRH de cellule, organiser les déplacements mission nécessaires (transport, hébergement, )
- Favoriser l’intégration de l’expatrié en assurant une qualité d’accueil et un accompagnement tout au long de ses passages au siège. L’informer de ses plans de déplacement.
- Gérer les formalités administratives
- Assurer l’obtention des visas, laissez-passer, permis de travail et légalisations
- Représenter l’association dans ses multiples contacts auprès des ambassades, consulats, compagnies aériennes, agence de voyages, groupes hôteliers et compagnies de taxis et négocier diplomatiquement avec eux
- Être force de proposition auprès du desk pour optimiser l’organisation des mouvements selon les contraintes de déplacement, tout en veillant à l’optimisation des dépenses
- Briefer les CoRH sur le périmètre commun d’activité
- Organiser les briefings et débriefings (Paris et Bordeaux)
- Alerter le desk en cas de plan de vol sur une compagnie aérienne cotée orange ou rouge par la cellule avion de MSFL
- Être responsable de la bonne transmission des informations auprès des desks et des terrains concernant les mouvements nationaux et internationaux
- Organiser les rendez-vous Pasteur au départ et au retour de l’expatrié
- Alerter le RRH de cellule en cas de défaut du certificat médical requis avant le départ sinon, le transmettre aux GRH
- Etablir les déclarations auprès de la Sécurité Sociale pour les salariés en déplacement hors Europe
- Collaborer avec le service approvisionnement (Casier départ) pour chaque départ (douane, achat kilos supplémentaires)
- Assurer une continuité du service pour chaque absence

**Être responsable d’une caisse**:

- Assurer les demandes de trésorerie en différentes monnaies, effectuer des remboursements, payer des per diem, payer les visas et tenir à jour l’outil comptable correspondant
- Gérer, ponctuellement et par délégation écrite, le coffre en cas d’absence du coordinateur

**Être un support auprès des collaborateurs**:

- Conseiller sur toute question relative aux formalités d’immigration et de déplacement
- Appliquer les procédures de son domaine d’activité
- Assurer ponctuellement l’obtention de visas pour les autres sections MSF
- Être support pour la traduction et la légalisation de documents administratifs à la demande des assistantes de département

**Participer à des projets**:

- Participer à la réalisation du bilan annuel, Sitrep, groupe de travail, etc.
- Participer et être force de proposition dans les projets/travaux transverses des services, liés à l’amélioration de la gestion administrative des déplacements

**Réaliser le suivi et le reporting de son activité auprès de son responsable**:

- Tenir des tableaux de bord à jour

**Capitaliser et mettre à jour les procédures du bureau des départs**

**Contribuer au développement de la transversalité**:

- Partager les informations et les connaissances, développer la capacité à travailler avec les autres services ou départements

**Mainten