Gestionnaire Temps de Travail Des Atc Et Assistant

Fonction RIFSEEP : Assistant de gestion administrative
Groupe : C2
Encadrement : Non

DGA Education Culture Jeunesse Sports Loisirs
Pôle éducation jeunesse
Direction des moyens éducatifs
Service gestion des ATC

**Catégorie C**

**Filière**: Administrative

**Type de contrat**: Par voie Statutaire Non Statutaire

**Cadre d'emploi**: Adjoints administratifs territoriaux

**Lieu**: Montpellier

**Description du poste**:
**Missions du métier**:

- Assister sur le volet administratif le(s) responsables(s) ou/et les membres d'une structure

**Missions du poste**:
Sous la responsabilité du chef de service:

- S'assurer de la conformité du temps de travail des agents techniques des collèges avec le règlement de travail en vigueur
- Effectuer des tâches administratives dans la conduite des projets du services
- Effectuer des tâches administratives en lien avec les Unités territoriales
- Assurer la gestion et le suivi des courriers entrants et sortants du service

***Activités métier**:

- Assiste l'activité de l'équipe
- Assure la gestion des fournitures de bureau
- Assure la gestion du courrier
- Assure la mise à jour, le classement et l'archivage des dossiers
- Gère les rendez-vous, les calendriers et les déplacements
- Procède à l'accueil physique et téléphonique du public
- Respecte les engagements de la démarche qualité accueil du public
- Réalise et met en forme sur des logiciels spécifiques les courriers et autres documents
- Suit ou participe aux projets, aux activités ou aux dossiers portés par la structure

**Activités poste**:
Gestion des 1607 heures et du temps de travail
- Contribue au suivi et au respect du règlement de temps de travail, et assure le suivi et la gestion dans le logiciel CHRONOS
- Prépare des modèles de plannings annuels de travail des ATC
- Vérifie, en lien avec les UTC, la conformité des plannings retournés par les collèges, et alerte les UTC si nécessaire
- Dans le cadre des changements de taux d’emploi, ou de départs ou de retours d’agents, établit les plannings en lien avec les UTC et assure la mise à jour CHRONOS
- Effectue certaines saisies dans Chronos liées aux autorisations spéciales d’absence, après en avoir vérifié les droits
- Prend contact avec les agents si nécessaire au sujet de leurs droits

Gestion administrative
- Assure des tâches de secrétariat en lien avec la Chef de service
- Assure les tâches administratives liées à la gestion des projets du service (organisation de réunion, réservation de salle, rédaction de comptes rendus,)
- Centralise la gestion du courrier entrant et sortant du service :établit et alimente un Chrono, assure le suivi des courriers entrants et des réponses apportées, en effectue la saisie dans le logiciel dédié
- Intervient en soutien aux Unités territoriales si nécessaire (absences, urgences )

**Profil recherché**:
**Connaissances référentiel métier**:

- Classement et archivage
- Procédure(s) interne(s) du domaine d'intervention
- Technique(s) du domaine d'intervention
- Organisation et fonctionnement du Département
- Qualité : démarche, méthodes, outils

***Connaissances poste**:

- Ressources humaines
- Organisation et fonctionnement d'un Etablissement Public Local d'Enseignement
- Procédure(s) interne(s) du domaine d'intervention

**Savoir-faire référentiel métier**:

- Constituer et suivre des dossiers administratifs
- Utiliser les logiciels de bureautique
- Respecter la charte graphique
- Utiliser les techniques du domaine d'intervention

**Savoir-faire poste**:

- Tenir des tableaux de bord
- Contrôler les règles de sécurité
- Gérer des situations difficiles
- Conseiller dans son domaine d'intervention
- Gérer les priorités
- Traiter l'information
- Transmettre l'information

**Savoir comportementaux référentiel métier**:

- Capacité d’adaptation
- Aptitude à la communication
- Sens de la confidentialité
- Disponibilité
- Sens de l’organisation
- Rigueur

**Savoir comportementaux poste**:

- Capacité d’analyse
- Sens de la confidentialité
- Esprit d’initiative
- Réactivité

**Périmètres transversaux**:

- Poste inscrit dans un périmètre qualité : OUI
- Identification du périmètre : Accueil du public
- Identification de la fonction de l’agent dans le périmètre : Agent du périmètre
- Poste inscrit dans un périmètre projet : NON

**Autres informations sur le poste**:
**Chiffres clés**:

- Gestion d’un budget : NON
- Encadrement d’équipe : NON

**Contraintes horaires du poste**:

- Disponibilité concernant les horaires : NON
- Type de contrainte horaire : Poste à temps complet possibilité de temps partiel 80/90

**Contraintes du poste**:
**Identification de la contrainte**:

- Travail sur écran

**Autres contraintes**:

- Congés à privilégier sur les périodes de fermeture des établissements

**_Entretiens fin août_**
- Vous pouvez aussi adresser votre dossier complet par courrier, en précisant la ré