Assistant(E) de Gestion

A l’occasion du départ de notre Assistante régionale, nous recherchons un(e) Assistant(e) de gestion F/H, qui va intervenir en support aux équipes et à la direction de l'agence.

Devenir Assistant(e) de gestion F/H chez Urbanis, c’est intégrer une équipe dans un esprit collaboratif.

Urbanistes, géographes, architectes, thermiciens, travailleurs sociaux et assistants travaillent conjointement sur les missions de l’agence.

Chez Urbanis, chaque rôle est important, chaque intervenant est acteur de la bonne réalisation de nos missions

Le domaine de l’habitat et ses problématiques ont un réel intérêt pour vous ? Ça tombe bien C’est ce qui animera votre quotidien.

L’Assistant(e) de gestion F/H met en avant ses compétences pour appuyer la Direction de l’Agence sur toutes les formalités administratives et de manière générale, dans tous les aspects de son travail pour gagner en efficacité.

En coordination avec notre assistante Haut-Rhin, basée à Mulhouse, vos missions seront:

- ** Assurer l’accueil de nos bureaux strasbourgeois** : standard, interphone, gestion des courriers entrants et sortants, traitement des courriels ,
- ** Assistance à la Direction de l’agence**:
- Suivi des contrats clients : enregistrement des nouveaux contrats dans notre ERP (Akuitéo), contact avec les clients sur les questions administratives et comptables, classement, préparation de la facturation,
- Appui à l’organisation des réunions d’agence et d’antenne : organisation, ordre du jour, comptes rendus,
- Appui à l’organisation d’évènements.
- ** Petite comptabilité** : achats en ligne, vérification et saisie des dépenses sur relevés CB, virements dans le cadre des caisses d’avance ,
- ** Gestion de la relation fournisseurs** : recherche de fournisseurs, passation et suivi des commandes, suivi des facturations, saisie des factures (Compléo),
- ** Appui RH**:
- Recrutements:
- préparation de l’arrivée des nouveaux intervenants : achat et paramétrage du matériel, ouverture de comptes mail, codes d’accès, alimentation dossier du personnel, matériel ,
- accueil des nouveaux membres de l’équipe : transmission du livret d’accueil, présentation des bureaux, présentation du fonctionnement des GoogleDrive, appui à la prise en main des outils internes ,
- Gestion des rendez-vous à la médecine du travail,
- Validation des notes de frais, validation des absences, suivi des justificatifs d’arrêt,
- Lien entre le service des RH et les intervenants au besoin,
- ** Gestion logistique des locaux**de l'agence (3 sites à Strasbourg),
- ** Réponses aux besoins logistiques**lors de réunions, déplacements,
- ** Appui aux équipes projet** pour la réalisation des missions:
- Standard téléphonique des opérations et qualification des contacts reçus,
- Premier niveau d’information aux propriétaires sur les aides possibles,
- Prise de rendez-vous,
- Saisie de données,
- Tenue ponctuelle de permanences,
- Réalisation de publipostages.

Vous justifiez d’une formation de type Bac+2 ou bien d'une expérience de 5 ans sur un poste similaire.

Vous utiliserez les outils bureautiques au quotidien (Pack office et Suite Google).

En contact fréquent avec le public et les prestataires, vous maîtrisez les techniques d'accueil et de négociation, et disposez d’excellentes compétences relationnelles. Afin d'assurer une bonne cohésion de l'agence, vous devez faire preuve d’esprit d'initiative et mettre en avant votre aptitude à travailler en équipe.

Une première expérience dans le monde de l’habitat (bailleur social, entreprise de travaux, bureaux d’étude ) ou en collectivité territoriale sera considérée comme un plus.

**Les conditions que nous vous proposons**:

- Type de contrat : CDI,
- Localisation : Strasbourg (quartier Gare),
- Date de démarrage prévue : Novembre 2025,
- Rémunération proposée : Selon profil et expérience,
- Avantages annexes : Intéressement aux résultats de l'entreprise, participation, prime vacances, mutuelle isolée prise en charge à 70%, carte tickets restaurant Edenred, congés ancienneté, forfait vélo, abonnement Citiz
- Télétravail : possible 2 jours par semaine une fois la période d’essai révolue,
- Urbanis est une société qui appartient à ses salariés, vous avez donc la possibilité de bénéficier d'un plan d'actionnariat attractif

Le développement des compétences améliore l’efficacité professionnelle et contribue à l’évolution de carrière. C’est pourquoi nous vous proposerons l’accès à nos formations diverses, permettant de développer vos compétences métier, et ainsi pouvoir apprendre tout au long de votre parcours professionnel.

Formations internes ou externes vous permettront ainsi d'échanger avec des professionnels variés et aussi de partager vos pratiques avec vos collègues d’autres agences
- Si votre profil correspond à nos attentes, le service recrutement prendra contact avec vous pour organiser un premier entretien téléphonique.
- A l'issue, la Direction régionale analysera cet échange et vous proposera un entretien physique.

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