Assistante de Direction

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

Assistante de direction - H/F

**CONTRAT**

CDI

**DESCRIPTIF**

Descriptif du poste:
Assistante de direction auprès du Directeur des EHPADs en direction commune avec le CH Rives de Seine. Vous assurez les missions suivantes:
Gestion administrative et organisationnelle
Gérer l'agenda du Directeur de Site et organiser ses rendez-vous
Planifier, coordonner et préparer les instances et réunions : supports, convocations, comptes rendus
Gérer les courriers, documents administratifs et dossiers relatifs à la direction de site
Mettre à jour les outils de suivi et les tableaux de bord (indicateurs, objectifs du site)
Servir de relais administratif entre la Maison de Retraite et la direction commune du CHRDS
Communication interne et externe
Être un point de contact privilégié pour les résidents, leurs familles, le personnel et les partenaires externes
Préparer et diffuser des supports de communication (notes internes, lettres aux familles, affichages)
Participer à l'accueil et à l'accompagnement des familles dans leurs démarches ou demandes spécifiques
Contribution à la mise en uvre des campagnes de sensibilisation ou d'information
Rôle en Ressources Humaines
Assurer le suivi et le traitement des variables de paie (absences, congés, heures supplémentaires)
Être le lien opérationnel entre le site et le service RH du CHRDS
Veiller à la bonne transmission des informations relatives aux salariés : dossiers administratifs, formations, etc
Encadrement des agents d'accueil
Superviser une équipe de 4 ETP agents d'accueil, en organisant leurs missions et leurs plannings
Apporter un soutien dans la gestion quotidienne et garantir une continuité en cas d'absence de dernière minute
Participer à l'amélioration continue du service d'accueil, en assurant des remontées régulières au Directeur de Site
Soutien logistique et financier
Contribuer à la gestion des commandes et des factures en collaboration avec le service comptable
Participer au suivi budgétaire local en lien avec le Directeur de Site et la direction commune
Organiser les aspects logistiques pour les événements spécifiques de la Maison de Retraite
Appui au pilotage
Participation à l'élaboration des projets de l'EHPAD (projet d'établissement, démarches qualité)
Assistance pour le suivi des objectifs fixés par le directeur de site et le CHRDS

Profil recherché:
Savoir être
Qualités relationnelles, d'écoute et de discernement
Respect du secret professionnel, discrétion
Maîtriser l'orthographe, l'expression écrite et orale
Sens de l'organisation, rigueur et efficacité
Esprit d'initiative, polyvalence
Aptitude à travailler en équipe
Respect des règles institutionnelles

Savoir-faire
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics
Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites
Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures
Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone
Traiter et résoudre des situations agressives ou conflictuelles
Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau
Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers
Concevoir et mettre en uvre des changements organisationnels
Piloter, animer, communiquer, motiver une équipe
Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et/ou individuelles

**PERSONNE À CONTACTER**

**ETABLISSEMENT**

Site Hospitalier de Neuilly-sur-Seine (Siège Social)
36 boulevard Général Leclerc BP 79
92205 Neuilly-sur-Seine